노동조합Gyeonggi Research Institute Labor Union

11-1741050-100003-10

공공기관

기록물관리 지침

Records Management Guide

주요 개정사항 안내

Contents

목 차

제1장

총 론

제1장

총 론

1. 발간목적 / 08

2. 적용범위 / 08

3. 용어정의 / 09

4. 기록물관리 업무 흐름도 / 12

2. 기록관리 체계 구축 및 업무 수행을 위한 절차 / 14

제2장

기록물관리

시작하기

제2장

기록물관리

시작하기

1. 공공기록물법 개요 / 14

제3장

기록물관리

따라하기

제3장

기록물관리

따라하기

1절 기록물관리 실무

1. 기록물 등록·분류·정리·보존 / 36

2. 기록물 생산·보유현황 통보 / 68

3. 기록물 이관 / 72

4. 기록물 평가 및 폐기 / 81

5. 서고관리 및 보안·재난관리 / 88

2절 기록물 유형별 관리

1. 조사·연구·검토 기록물 / 99

2. 회의록 / 103

3. 시청각기록물 / 111

4. 간행물 / 129

5. 행정박물 / 135

6. 비밀기록물 / 143

7. 행정정보 데이터세트 / 147

8. 웹기록물 / 164

공공기관 기록물관리 지침

Record Management Guide

제4장

기록물관리

주요 이슈

제4장

기록물관리

주요 이슈

1. 기록물관리 전문요원 배치 / 168

2. 개인정보가 포함된 기록물의 관리 / 170

3. 기록관리시스템의 도입 / 177

4. 기록물분류체계 개선 / 189

5. 기록관리 목적의 이동형 전자매체 관리 지침 / 192

부 록

부 록

1. 고유업무 보존기간 책정기준표 / 196

2. ’24년 공공기관 기록관리 권역별 간담회(공통사항 중심) / 199

제1장

총 론

1. 발간목적

2. 적용범위

3. 용어정의

4. 기록물관리 업무 흐름도

발간목적

1

「공공기록물 관리에 관한 법률」 시행령 제3조에 따른 공공기관의 처리과 및 기록관의 기록물관리 담당자

또는 기록물관리 전문요원에게 기록물관리 실무지침을 제공하여 공공기록물을 체계적이고 안전하게

관리하고 보존할 수 있도록 지원하기 위함

※ ‌이하, 「공공기록물 관리에 관한 법률｣ → 「공공기록물법」

「공공기록물 관리에 관한 법률」 시행령 → 「공공기록물법」 시행령

「공공기록물 관리에 관한 법률」 시행규칙 → 「공공기록물법」 시행규칙

적용범위

2

「공공기록물법」 시행령 제3조에 따른 공공기관

1. 「공공기관의 운영에 관한 법률」 제4조에 따른 기관

2. 「지방공기업법」에 따른 지방공사 및 지방공단

3. ‌「지방자치단체 출자·출연기관의 운영에 관한 법률」 제2조제1항에 따른 출자·출연기관 중

해당 지방자치단체의 조례로 정하는 기관

4. ‌특별법에 의하여 설립된 법인

(다만, 「지방문화원진흥법」에 의한 문화원 및 특별법에 의하여 설립된 조합·협회를 제외한다)

공공기관 현황 ('24년 12월 기준, 경남·서울·청주기록원 관할 공공기관 제외)

공공기관 기록물 관리지침

08 |

기록물

공공기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든

형태의 기록정보 자료와 행정박물 등

기록물관리

기록물의 생산·분류·정리·이관·수집·평가·폐기·보존·공개·활용 및 이에 부수되는 모든 업무

기록물관리기관

일정한 시설 및 장비와 이를 운영하기 위한 전문인력을 갖추고 기록물관리 업무를 수행하는 기관으로

영구기록물관리기관, 특수기록관, 기록관으로 구분

기록물관리기관 종류

영 구 기 록 물 관 리 기 관

중앙기록물관리기관

헌법기관기록물관리기관

지방기록물관리기관

대통령기록관

광역시·도

※ 서울, 경남, 청주 설치

대통령기록관

국회

대법원

헌법재판소

중앙선거관리위원회

국가기록원

기 록 관

기 록 관

기 록 관

특수기록관

광역시·도

중앙행정기관

(특별지방행정기관)

대통령기록

생산기관

통일, 외교, 안보,

수사, 정보 분야

기초자치단체

국립‧사립대학

시·도교육청

정부산하공공기관

교육지원청

공공기관 기록관

※ ‌‌기록관은 기록물관리 부서에 설치(「공공기록물법」 시행령 제10조). 다만, 기록관 설치기준에 미달하는

공공기관은 해당 공공기관의 장이 지정하는 부서에서 기록관 업무를 수행

제1장 총론| 09

직접관리기관

「공공기록물법」 시행령 제3조 각 호의 기관 중 시행령 제25조(기록관리기준표), 제42조(기록물 생산현황

통보) 및 시행규칙 제17조(단위과제별 보존기간의 협의·확정), 제27조(기록물 생산현황 통보)의 의무가

부여되는 기관으로 중앙기록물관리기관 또는 지방기록물관리기관, 관할 영구기록물관리기관이 지정하여

고시하는 기관

기록물관리 전문요원(기록물관리 담당자)

「공공기록물법」 제41조 및 동법 시행령 제78조에 따라 기록물의 체계적·전문적 관리를 위하여 일정한

지식과 자격을 갖추고 기록물관리기관(기록관)에 배치되는 자

처리과 기록물관리 책임자

해당 처리과의 기록물의 생산, 보존, 이관 등 기록물관리 전 과정을 주관하는 담당자

비치기록물

카드·도면·대장 등과 같이 사람·물품 또는 권리관계 등에 관한 사항의 관리나 확인 등에 수시로 사용되는

기록물로, 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」 제3조제4호에 따라 처리과에서 계속 비치·활용해야

하는 기록물

전자기록물

전자적으로 생산·접수한 기록물, 정보처리 능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성하여 송·수신

또는 저장되는 전자문서, 웹기록물 및 행정정보 데이터세트 등의 기록정보자료

전자기록생산시스템

「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」 제3조제10호부터 제12호까지의 규정에 따른 전자문서시스템,

업무관리시스템, 행정정보시스템

전자문서시스템

「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」 및 동 규정 시행규칙 과 ‘행정기관간 전자문서 유통표준’,

‘전자문서시스템 규격’, ‘전자문서시스템과 행정정보시스템간 연계표준’을 준수한 제품으로 표준

전자문서 인증시험을 통과한 시스템

※ ‌‌전자문서 표준 제·개정 준수 및 인증, 기록물분류기준표 탑재 여부에 따라 ‘구전자문서시스템’과

‘전자문서시스템’으로 구분

※ ‌행정기관의 전자문서시스템 규격(행정안전부 고시 제2024-29호, 2024.4.15.관보)

공공기관 기록물 관리지침

10 |

기록관리시스템

기록관 또는 특수기록관에서 기록물관리를 전자적으로 수행하는 시스템으로 업무기반의 전자기록

관리체계를 표준화·시스템화하고, 전자기록물의 장기보존 및 진본성 보장, 평가 및 검색·열람 등

기록관리 기능 제공

영구기록물관리기관

총 론

기록물의 영구보존에 필요한 시설 및 장비와 이를 운영하기 위한 전문인력을 갖추고 기록물을

영구적으로 관리하는 기관으로, 중앙기록물관리기관, 헌법기관기록물관리기관, 지방기록물관리기관 및

제1장

대통령기록관이 있음

장기보존패키지

①전자기록물, ②기록관리 메타데이터, ③보존포맷, ④전자서명 등 진본확인 정보 및 ⑤중앙기록물

관리기관의 장이 전자기록물 관리에 필요하다고 인정하는 정보의 자료를 묶은 것을 말함

※ ‌「공공기록물법」 시행령 제2조(정의)13호

제1장 총론| 11

기록물관리 업무 흐름도

4

송부

처

리

과

처리부서

의견취합

전문요원

심사

기

록

관

심의

국

가

기

록

원

공공기관 기록물 관리지침

12 |

제2장

기록물관리

시작하기

1. 공공기록물법 개요

2. ‌기록관리 체계 구축 및

업무 수행을 위한 절차

또는 기록물관리 업무를 처음 시작하는 공공기관을 대상으로 기록물관리 업무를 안내하는 내용으로

구성하였음

공공기록물법 개요

1

• 「공공기록물법」은 공공기관의 투명하고 책임 있는 행정을 구현하고 공공기록물의 안전한 보존과

활용을 위해 2000년부터 시행되었으며, 2006년에 전자기록관리 환경에 맞추어 전부 개정됨

• 기록관리 목적, 원칙, 의무, 기록물관리기관의 기능, 처리과 및 기록관, 영구기록물관리기관에서

수행해야 하는 기록관리 업무 및 절차 등 규정

※ ‌「공공기록물법」은 국가기록원 누리집(홈페이지)→업무안내·자료→법령정보→소관법령 혹은 국가법령정보센터

누리집(홈페이지) 등에서 확인 가능

기록관리 체계 구축 및 업무 수행을 위한 절차

2

준비단계 기록관리 체계 구축 및 업무수행을 위한 준비 절차는 다음과 같음

기록물관리 부서 및 담당자 지정

• 공공기관의 장은 기록물관리 업무를 주관하는 부서와 기록물관리 담당자(기록물관리 전문요원)를

지정해야 함

※ ‌기록물관리 부서는 총무부서, 정보관리부서 등 기관별로 기록관리 업무수행이 효과적인 부서를 판단하여 지정

공공기관 기록물 관리지침

14 |

• 기록물관리 부서를 지정한다는 것은 해당 부서에 기록물관리 업무 기능을 부여한다는 것으로, 직제

규정 등에 ‘기록물관리 총괄 및 기록관 운영’ 등을 명시하는 것을 의미함

• 기록물관리 담당자를 지정한다는 것은 인사명령 또는 업무분장 문서 등을 통해 해당 업무와 역할을

기록물관리 시작하기

부여하는 것을 의미함

• 기록물관리 담당자는 「공공기록물법」을 숙지하고 해당 기관이 법을 준수하여 기록물관리 업무를

수행할 수 있도록 주관함

기록관리 업무담당자별 역할 및 책임

제2장

제2장 기록물관리 시작하기| 15

공공기관 기록물 관리지침

16 |

기록관리 현황 파악 및 기록관 설치 의무 여부 확인

☞ ‌기록물관리 부서장은 관리하여야 하는 기록물 생산량과 보유량을 파악

기록물관리 시작하기

☞ ‌기록물관리 부서장은 기록관 설치와 기록물관리 전문요원 배치 의무 확인

• 공공기관은 기관에서 보유하고 있는 기록물 현황을 파악하여 기록관 설치 의무 여부를 확인해야 함

• 연간 기록물을 1천권 이상 생산하거나 보유하고 있는 기록물이 5천권 이상인 경우에는 기록관 설치 및

기록물관리 전문요원 배치가 의무사항임

※ ‌‌전자문서는 10건을 1권으로 환산하여 산정

제2장

• 기준에 충족하지 못하는 기관의 경우에는 해당 공공기관의 장이 지정하는 부서에서 기록물관리

담당자가 기록관리 업무를 주관하도록 조치해야 하며, 전문요원 배치는 의무사항은 아니나, 체계적·

전문적인 기록관리 업무를 위해 배치를 권고함

※ ‌‌이 경우 기록물관리 담당자는 「공공기록물법」에 따른 기록물관리 전문요원의 업무를 수행해야 하며,

국가기록원의 기록관리교육 과정을 이수해야 함. 업무의 연속성을 위해 잦은 보직교체는 지양

- ‌관련근거 : 「공공기록물법」 제41조, 제42조, 동법 시행령 제10조, 제78조, 제79조

기록물 보유현황 조사 방법

가) 조사개요

☞ ‌조사대상 기록물

• 생산(종료)·접수한 종이기록물 : 문서·대장, 카드, 도면류

• 시청각기록물 : 필름, 사진, 동영상 등

• 조사·연구·검토 기록물, 회의록, 행정박물, 간행물, 비밀기록물 등

※ ‌‌보유현황 조사 제외 대상 : 업무활용을 목적으로 전자문서시스템에서 출력한 문서사본 등 일반자료.

단, 처리과에서 생산·접수한 원본문서가 합철된 파일은 조사대상에 포함

☞ ‌조사방법 및 담당자별 역할

• 기관 직접 조사 방법

- ‌기관 기록관과 처리과 간의 협의를 통해 조사일정, 조사방법 등을 결정

• 용역을 통한 조사 방법(위탁조사)

- ‌기록관(기록물관리부서) 관리 하에 해당 처리과에 인력을 지원하여 조사

제2장 기록물관리 시작하기| 17

나) 조사 프로세스

기록관의 역할

• 보유기록물 목록 작성 작업 공간 마련 및 기록관리 업무가 적절하게 수행되는지 주기적 점검

• 처리과(부서)별 이관 대상 기록물 확정

• 기록물 이관 시 처리과(부서)별 일정 책정 및 지원

• 보유기록물 현황 및 목록, 작업 수행 결과 점검

• 생산·보존기간별, 유형별 보유기록물 통계 분석

• 조사 완료 기록물에 대한 보존기간 및 분류체계 재책정

• 보존기간 만료 기록물의 평가 의견조회 및 심의

사업 외부 위탁 시, 수행기관의 역할

• 사업 대상 기록물을 작업 공간으로 이송

- ‌작업방법 결정, 처리과(부서) 또는 작업 공간 확정

- ‌처리과(부서) 및 문서고에 보관 중인 기록물을 작업 공간으로 이송

※ ‌이송 시 기록물 훼손 또는 분실을 막기 위한 인계인수서 작성

• 보유기록물 목록 작성

- ‌기록물 기본 목록 작성

· 대상 기록물 현황 파악 및 레이블 작업 실시

· 조사 대상 기록물의 엑셀 목록 작업 수행

• 기록물 보유현황 통계 작성

- ‌기존에 파악 완료한 기록물과 조사 대상 기록물을 취합하여 생산년도 및 보존기간, 유형별로 통계 작성

공공기관 기록물 관리지침

18 |

다) 수행절차별 역할분담 체계

기록물관리 시작하기

제2장

제2장 기록물관리 시작하기| 19

라) 작업 흐름도 및 수행 방안

작업흐름

수행방안

(훼손/분실방지및책임소재명확화)

ㆍ인수인계서작성후이송

이송(작업장)

기록물 정리

배

ㆍ정리및

열

(생산부서, 생산년도, 보존기간별)

ㆍ보존표지/ 집계

목록 작성(기본 목록)

ㆍ기본목록 작성(엑셀)

ㆍ생산년도 / 보존기간 / 유형별 통계

통계 작성(보유 현황)

이관(기록관)

대상기록물 이송

정리 및 배열

목록 작성

통계 작성

마) 보유현황 서식(예)

작성시 유의사항

➜ 처리과, 기록물 종류(문서, 카드, 도면), 보존기간별로 구분하여 작성

- ‌문서, 카드, 도면, 시청각(필름, 사진, 동영상)으로 구분하여 목록 작성

➜ 생산 당시의 처리과(생산부서)명 기재를 원칙으로 함

공공기관 기록물 관리지침

20 |

① 생산부서 : ‌기록물 생산 처리과(부서)명 기재. 다만, 처리과가 불분명할 경우에 한하여 현재 보관하고

있는 처리과(부서)명 기재

② 생산년도 : 문서철에 생산년도 표기가 없으면 문서 내용을 확인하여 작성

기록물관리 시작하기

③ 기록물철명 : 문서 내용을 확인하여 정확한 문서철명 기재

④ 보존위치 : 대상 기록물을 보존하고 있는 물리적 공간(부서, 문서고)

⑤ 보존기간 : 영구, 준영구, 30년, 10년, 5년, 3년, 1년으로 구분

※ ‌보존기간 20년은 30년으로 간주

⑥ 종류 : 문서, 카드, 도면, 시청각(필름, 사진, 동영상)으로 구분하여 기재

제2장

⑦ 비고 : 대여 기록물인 경우, 대출부서명 기재

기록물관리 계획 수립

• 기록관에서는 기록물관리 현황 조사 및 분석 결과를 바탕으로 기관의 기록관 설치·운영을 위한

중장기계획 및 연간 업무계획을 작성하고, 기관의 장에게 보고·확정

• 중장기계획에는 기록물관리 규정·조직·인력·시설 및 장비·예산계획, 연차별 업무추진 내용·일정 등

포함

• 확정된 중장기계획 또는 기본계획에 근거한 연간 업무계획 수립 및 예산 반영

• 기록물관리 현황 조사 및 분석 결과를 바탕으로 기록물관리 업무별 처리절차를 개선하고 구체화

• 해당 기관의 기록물관리 현황 분석 결과 및 「공공기록물법」, 기록물 관리 지침, 기록관리 표준 등에

따라 현행 기록물관리 업무별 처리절차 개선 방안 도출

구축단계

• 기록관리 체계 구축 절차

제2장 기록물관리 시작하기| 21

• 수행절차별 세부내용 및 업무담당

기록물관리 조직·인력 확충

• 준비단계에서 수행한 기록물 보유현황 조사 결과 기록관 설치 의무 기관인 경우, 공공기관의 장은

기록물을 체계적으로 관리하기 위해 기록관을 설치하고, 기록물관리 전문요원을 배치해야 함

• 기록관은 「공공기록물법」에 따른 기록물관리기관으로 해당 공공기관의 기록물관리 업무를 총괄하는

조직이자 시설(기록물관리에 필요한 서고, 장비 등)을 말하며, 기록물관리 부서에 설치함

※ ‌기록관 수행업무

공공기관 기록물 관리지침

22 |

기록물관리 시작하기

• 기록물관리 전문요원은 기록물 생산현황·이관·보존 관리, 기록물 분류기준 마련 및 기록물 가치평가 등

기록관 업무를 주관하며, 전문적인 기록관리 업무분야를 담당해야 함

제2장

※ ‌‌기록물관리 전문요원 자격 : ①기록관리학 전공으로 석사학위 이상 소지자, ②기록관리학, 역사학, 문헌정보학

학사 학위 소지자로서 행정안전부장관이 정하는 기록관리학 교육과정을 이수하고 기록물관리 전문요원 시험에

합격한 자

- ‌관련근거 : 「공공기록물법」 제41조, 같은 법 시행령 제78조

기록관 인력 배치 및 업무 분장(안)

제2장 기록물관리 시작하기| 23

기록물관리 규정 및 기록관 운영규정 제정

• 기록물관리 부서의 장은 해당 기관의 기록물을 체계적으로 관리하기 위하여 기록물관리규정과 기록관

운영규정을 제정해야 함

• 종전에 사용하던 문서관리규정을 「공공기록물법」에 맞게 전부 개정하거나 제정

• 기존 타 부서에서 수행하고 있는 기록관리 관련 업무를 기록물관리규정 혹은 기관 운영규정에 따라

기록관으로 통·폐합

※ ‌규정의 주요 내용

- ‌기록물관리규정 : 임직원의 기록관리 의무와 역할, 관리대상 기록물의 범위, 기록물 등록, 분류 등 생산절차,

기록물 정리, 생산현황 보고, 기록관으로 기록물 이관, 전자기록관리시스템 등 기록관리시스템 구축 운영,

기록물 열람, 기록물 평가·폐기 등

- ‌기록관 운영규정 : 기록관의 기능, 기록관 조직 및 인력 구성, 기록물 인수, 재분류, 기록물 평가, 기록물 보존 등

기록관에서 수행해야 하는 제반 업무 등

※ ‌기관의 상황에 따라 기록물관리규정과 기록관 운영규정은 별도 마련·통합 가능

- ‌관련근거 : 「공공기록물법」 제13조 및 시행령 제10조

「기록관 운영규정」 예시

「○○기록관 운영규정」

제1장 총 칙

제1조(목적) 이 규정은「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 ‘공공기록물법’이라 한다)제13조 및 동법

시행령 제10조에 따라 ○○기관 기록관(이하 “기록관”이라 한다)을 설치하고, 그 운영에 관하여

필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. ‌“기록물”이란 ○○기관과 그 소속기관이 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서, 도서, 대장,

카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.

2. ‌“기록물관리”란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수

되는 모든 업무를 말한다.

3. ‌“기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간,

열람 공간, 사무 공간, 작업 공간, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원 및

전담 인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.

4. ‌“기록관리시스템”이란 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다),

활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

공공기관 기록물 관리지침

24 |

5. ‌“전자기록생산시스템”이라 함은 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」제3조 제10호, 제11호,

제12호에 따른 전자문서시스템, 업무관리시스템, 행정정보시스템을 말한다.

제3조(적용범위) 이 규정은 ○○기관 및 그 소속기관에 적용하며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에

기록물관리 시작하기

특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.

제2장 구성 및 분장업무

제4조(소속 및 인원구성) ① 기록관은 ○○팀(과)에 설치하고, 해당 부서의 장이 기록관장이 된다.

② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하

제2장

“전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리·기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무

수행에 필요한 전담인력을 배치하여야 한다.

③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물 관리

책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

④ 기록관장은 기록물관리 업무의 효율적인 수행을 위하여 본부 이외의 지사 또는 지역본부, 소속

기관 등의 지역조직 단위에 기록관 또는 서고를 둘 수 있다. 다만, 지역조직 단위로 기록관 또는

서고를 둘 경우 보존기간 30년 이상의 기록물은 본사 기록관으로 이관·관리하도록 하여야 한다.

※ ‌유의사항 : ‌본사 또는 지역조직 단위별로 기록관을 설치하는 경우 각 기록관에는 기록물관리 전문요원을

배치하여 전문요원이 평가·폐기를 수행하도록 하여야 함

⑤ 기록관을 설치하지 않은 소속기관은 해당 소속기관의 장이 기록관의 역할을 수행할 부서를

지정하고, 적정인원을 배치하여 관련 업무를 수행한다. 이 경우 소속기관의 장은 사전에 기록관장과

협의하여야 한다.

제5조(자문위원의 위촉 등) ① 기록관장은 기록관의 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리,

목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다.

② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 자로서 ○○기관의 장이 위촉하고,

자문위원의 위촉기간은 ○년으로 하며 연임할 수 있다.

③ 기록관장은 위촉된 자문위원에 대하여 예산의 범위 안에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를

지급할 수 있다.

※ ‌유의사항 : ‌자문위원 위촉은 해당 기관장이 하고, 자문위원의 위촉기간은 2년, 3년 등 구체적인 기간을

명기

제6조(주요업무 및 업무분장) ① 기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.

1. 기록물관리에 관한 기본계획의 수립·시행

2. 소관 기록물 수집·관리 및 활용

3. 기록관리기준표의 관리

제2장 기록물관리 시작하기| 25

4. 기록물 생산현황 취합 및 영구기록물관리기관에 통보

5. 국가 중요기록물의 영구기록물관리기관 이관

6. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리

7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리

8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리

9. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류

10. 기록물 서고 및 행정 자료실 관리

11. 기록물 정수 점검 및 실태조사

12. 기록물관리 지도·교육 운영 계획의 수립 및 시행

13. 해당 기관 및 소속기관의 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원

14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립

15. 기록관의 시설 및 장비관리

16. 기록관리시스템의 구축 및 운영

17. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색·열람 제공

18. 소관 비전자기록물의 전자화

19. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록

20. 소관 기록물의 검색·열람 제공

21. 정보공개 접수 창구

22. 기록물 편찬·전시·홍보

23. 소관 기록물에 대한 통계의 작성·관리

24. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관하여 필요한 사항

② 제1항 각호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다

※ ‌유의사항 : ‌기록관의 주요업무에 대해서는 기관의 조직형태나 생산 기록물의 특성에 따라 가감하여

적용하되, 공공기록물법의 범위를 벗어나는 경우에는 사전에 국가기록원과 협의하여 제도

운영에 차질이 발생하지 않도록 유의

제3장 기록물의 관리

제7조(기록물의 생산) ①기록관장은 ○○기관 및 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정 및 결과가

기록물로 생산·등록될 수 있도록 하여야 한다.

② 기록관장은 「공공기록물법」시행령 제17조, 제18조, 제19조에 따른 조사·연구·검토서, 회의록 및

시청각기록물에 대한 생산등록·관리 기준을 작성·관리하여야 한다.

제8조(기록물의 등록) ① 모든 기록물은 생산·접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산

공공기관 기록물 관리지침

26 |

또는 접수 등록번호를 부여하고, 이를 그 기록물에 표기해야 하며, 등록정보를 전자적으로 관리해야

한다.

기록물관리 시작하기

② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며

비전자기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다.

제9조(기록물의 정리) ①기록관장은 ○○기관 및 소속기관의 처리과에서 생산 완결한 기록물의

정리를 위하여 매년 2월말까지 공개여부·접근권한, 분류·편철·확정 등에 관한 교육을 실시하여야

한다.

제2장

② 처리과의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산 완결한 기록물을 정리하여 그 결과를 매년 5월

31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.

③ 기록관장은 ○○기관 및 소속기관 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 관할

영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다(③은 직접관리기관에만 해당)

제10조(기록물의 이관) ① 기록관은 처리과에서 생산 완결한 기록물을 보존기간 기산일부터 2년의

범위 안에서 이관 받아야 한다. 다만, 처리과에서 업무참고 등이 필요한 기록물의 경우는 사전에

이관연기신청서를 기록관에 제출하여야 한다.

② 제1항 단서에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일부터 10년의 범위 안에

처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우에는 지체 없이

기록관으로 해당기록물을 이관 하여야 한다.

③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서간에 기록물

인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을

기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다.

제11조(기록물의 보존) ①기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에

배치하여야 한다.

② 제1항에 따른 기록물의 서고배치를 위한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.

③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의

정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

제12조(기록물의 평가) 기록관에서의 기록물의 평가 및 폐기는 「공공기록물법」제27조 제1항, 시행령

제43조, 시행규칙 제35조에 따라 시행하되, 기록물평가심의회의 구성 및 운영에 관하여는 「○○기관

기록물평가심의회 운영규정」으로 정한다.

※ ‌유의사항 : ‌「○○기관 기록물평가심의회 운영규정」을 별도로 제정하지 않는 경우에는 기록물평가 조항에

기록물평가심의회의 구성 및 운영, 역할, 적용범위, 평가심의기준 및 심의절차, 평가결과의 반영

및 결과기록의 관리, 기록물폐기 등의 사항이 포함되도록 하여야 함

제2장 기록물관리 시작하기| 27

제4장 기록물의 전산화관리

제13조(보존시설 및 장비의 확보) ① 기록관장은 기록물의 안전한 보존·관리를 위하여 「공공기록물법

시행령」 별표6의 기준에 따른 보존시설·장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.

② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업 공간,

열람 공간, 사무 공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람 장비를

갖추어야 한다.

제14조(기록관리시스템 및 장비구축) ① 기록관에서는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물,

전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야

한다.

② 기록관리시스템은 ○○기관 및 소속기관 처리과의 전자기록생산시스템 및 소관

영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황 통보, 이관목록의 제출,

주요기록물에 대한 검색·활용 등이 가능하도록 구축·운영되어야 한다.

제15조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수) ① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수

있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.

② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문업체와

계약을 체결하여 유지·보수할 수 있다.

제16조(주요기록물의 전산화) 기록관장은 기록관과 ○○기관 및 소속기관 처리과의 기록물 중

활용가치가 높은 기록물에 대하여는 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색·활용이 될 수 있도록

하여야 한다.

제17조(전산화 기록물의 보존관리) 전산화 기록물은 디스크, 자기테이프(DAT 등 모든 테이프를

포함한다), 디스켓, 광화일 또는 CD자료로 구분하여 관리한다.

제18조(전자기록물의 백업 및 보존) ① 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를

지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다.

② 백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료는 도난 및 훼손의 우려가 없는

안전한 장소에 분산 보관하여야 한다.

※ ‌유의사항 : 전자기록물의 백업 주기 및 점검주기를 정하여 운영할 필요가 있음

<예시>

공공기관 기록물 관리지침

28 |

제5장 보안관리 및 점검

제19조(보안관리) ① 기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고를 통제구역으로 지정하고

기록물관리 시작하기

「보안업무규정」에 따른 보안관리를 철저히 하여야 하며, 「보안업무규정」이 정하는 바에 따라

비밀취급인가를 받은 자를 배치하여야 한다.

제20조(긴급사태 대비) 기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고의 화재 또는 천재지변 등 비상 사태

발생에 대비하여 보안대책 및 재난대비계획을 작성하여 운영하여야 한다.

제21조(점검) ① 기록관의 전산실 근무자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.

제2장

1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 일일점검

2. 중요 전산자료의 등록관리대장 및 입출력대장의 관리

② 기록관의 서고관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.

1. ‌보존서고의 각종 전원 및 소화설비·시설물의 작동상태와 보존 기록물의 오손여부 및 해충의 발생

여부 점검

2. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검

※ ‌유의사항 : ‌이 밖에 기록관의 전산실 및 서고관리를 위하여 필요한 사항은 해당 기록관에서 관련 항목을

추가하여 운영

제6장 기록물의 대출 및 열람

제22조(열람시간) 기록물의 열람시간은 당일 근무시간의 시작 시부터 종료 시까지로 한다. 다만,

기록관장이 필요하다고 인정하는 경우에는 이를 연장하거나 단축하여 운영할 수 있다.

제23조(열람 및 대출 자격) ① 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 사람은 다음 각 호와 같다.

1. ○○기관 및 소속기관의 직원

2. 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자

② 제1항 제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

제24조(열람시 준수사항) ① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를

하여서는 아니 된다.

1. 기록물의 훼손·오손 또는 파기

2. 무단으로 열람실 밖으로의 반출

3. 복사기 등 시설·장비의 훼손 또는 파손

4. 열람실 안으로의 음식물 등 반입 행위

5. 그 밖의 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위

② 기록관의 시설을 이용하고자 하는 자에게는 이용대장에 필요한 사항을 기재하도록 하고, 복사

등에 소요되는 용지를 이용자에게 부담하게 할 수 있다.

제2장 기록물관리 시작하기| 29

③ 기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 기록물을 열람하는 자는 기록관 열람담당 직원의

지시에 따라야 한다.

제25조(대출 한도 및 기간) 기록물 대출은 다음 각 호에 따른다.

1. 대출은 직원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.

2. ‌기록물의 대출기간은 ○일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여

연장할 수 있다.

3. ‌기록물을 대출하고자 하는 자는 대출신청서 및 서약서를 작성하여 기록관장의 승인을 받아야

한다.

4. ‌기록관장은 제2호에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 기록물의 특성에 따라 대출의 범위와

조건을 달리 정할 수 있다.

※ ‌유의사항 : 대출 기간은 7일 또는 14일 등으로 구체적으로 명시

제26조(열람·대출의 제한) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 기록물의 열람 및 대출을

제한할 수 있다.

1. 비밀(대외비 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람·대출하고자 하는 경우

2. 해당 기록물과 관련이 없는 자가 열람·대출하고자 하는 경우

3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우

4. ‌기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 업무의 추진이

곤란하다고 인정되는 경우

5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물

6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우

7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우

8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

제27조(대출 기록물의 대여금지) 누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 대여할 수 없다.

제28조(대출 기록물의 반납) ① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야

한다. 다만, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을

경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.

② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납하여야

한다.

1. 휴직, 정직, 퇴직, 타 기관 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장 시

2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

공공기관 기록물 관리지침

30 |

제7장 보칙

제29조(기록물 관리실태 점검 및 교육) ① 기록관장은 ○○기관 및 소속기관의 기록물 관리실태를

기록물관리 시작하기

연○회 이상 점검하여야 한다.

② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리를 위하여 기록물관리 책임자 또는 직원을 대상으로 교육을

실시할 수 있다.

※ ‌유의사항 : ‌기록물 관리실태 점검은 연1회, 연2회 등과 같이 구체적인 횟수를 명기하고, 기록관의 연도별

운영계획 수립 시에 반영하도록 함

제2장

제30조(세부사항) 이 규정의 시행에 필요한 사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.

부칙

① (시행일) 이 규정은 ○○○○년○○월○○일(또는 특정시기 명시)부터 시행한다.

② (경과조치) 이 규정 시행 당시 종전의 규정에 의하여 설치된 ○○기관 자료관은 이 규정에 의하여

○○기관 기록관이 설치된 것으로 본다.

기록물분류체계 정비 및 단위과제(단위업무)별 보존기간 책정

• 전자적 기록물관리체계 및 기록관리시스템 구축을 위해서는 기록물분류체계 정비가 우선되어야

하므로 기록물관리 부서장은 해당 공공기관의 기록물분류체계를 마련하여 시행해야 함

• 기록물 분류는 동일한 업무에서 생산된 기록물을 사안별로 구분하는 것으로, 단위과제(단위업무)별로

법적으로 보관이 필요한 기간, 업무 참조·활용도 등을 고려하여 보존기간을 설정함

※ ‌‌기록물분류체계 정비 및 단위과제(단위업무)별 보존기간 책정 절차·방법은 제3장 ‘기록물 분류’ 및

제4장 기록물관리 주요 이슈 중 ‘4. 기록물 분류체계 개선’ 참고

• 보존기간 외에 공개여부, 비밀여부 및 접근권한 등의 관리정보를 함께 관리하여야 하며, 공공기관의

기록관리기준표(기록물분류기준표)는 기관장의 결재를 득하여 기록물 정리기간 종료 직후 기관의

홈페이지 등 정보통신망에 고시하여야 함

- ‌관련근거 : 「공공기록물법」 제19조, 같은 법 시행령 제22조, 제25조

기록물평가심의회 구성 및 평가절차 마련

• 기록물관리 부서장(기록관장)은 기록물평가심의회를 구성·운영하여야 하며, 기록물관리 전문요원은

기록물 평가·폐기 심사 등 기록물 평가·폐기 업무와 법적 절차를 주관하여야 함

• 기록물은 단위과제(단위업무)별 보존기간에 따라 관리하고, 보존기간이 경과하면 생산부서 의견조회,

기록물관리 전문요원의 심사, 기록물평가심의회 심의를 거쳐 폐기함

※ ‌‌기록관 설치 의무가 있는 공공기관의 경우 기록물관리 전문요원을 배치하여야만 기록물 평가·

폐기가 가능

제2장 기록물관리 시작하기| 31

• 기록물은 한번 폐기되면 복구할 수 없으므로 보존기간이 경과한 기록물은 가치평가를 거쳐 보존

여부를 다시 판단하는 절차를 거쳐야 하며, 보존의 필요성이 없는 경우에는 폐기

- ‌관련근거 : 「공공기록물법」 제27조, 시행령 제43조

기록물 평가 절차

기록관

① 생산부서 의견조회

③ 기록물관리 전문요원의 심사

④ 기록물평가심의회 구성·심의

- 기록물평가심의서 심의·의결

- 폐기여부 결정

⑤ 평가심의 결과 처리

- 보존기간 재책정, 보류

- 폐기

전자기록생산시스템 구축·운영

• 기록물관리 부서장(기록관장) 및 시스템 담당 부서장은 「공공기록물법」에 따라 기록물 등록, 분류, 정리,

이관 등의 기록관리 기능(ERM)을 구현한 전자기록생산시스템*을 구축 운영하여야 하며, 기록관리

메타데이터**를 생성하여 관리할 수 있도록 관련 기능을 개선해야 함

* ‌「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」 제3조제10호부터 제12호까지의 규정에 따른 전자문서시스템, 업무

관리시스템, 행정정보시스템

** ‌시간과 공간을 초월하여 기록의 생산, 관리와 이용이 가능하도록 하는 구조화 혹은 반구조화된 정보

• 전자기록생산시스템은 그룹웨어, 전자결재시스템 등 명칭이 다양할 수 있으나, 전자문서의 진본성이

유지될 수 있도록 기록관리에 필요한 필수 기능을 구현하여야 함

※ ‌전자기록생산시스템 기록관리 기능요건(NAK 19-1:2012(v.1.0)) 참고

- ‌제2부 : 전자문서시스템(NAK 19-2:2013(v.1.0))

- ‌제3부 : 업무관리시스템(NAK 19-3:2015(v.1.0))

관련근거 : 「공공기록물법」 제6조, 시행령 제34조

기록관리시스템 구축·운영

• 기록물관리 부서장(기록관장)은 전자문서의 보존, 기록물 서고 관리, 비공개 기록물 재분류, 보존기간이

경과한 기록물의 평가·폐기, 검색 및 활용 등 기록관리 업무 수행을 위해 기록관리시스템 구축·운영

※ ‌‌정부산하 공공기관 등의 기록관리를 위한 시스템 기능요건(NAK 20:2022(v.1.3)) 및 영구기록관리시스템

기능요건(NAK 7:2022(v.1.5)) 참고

관련근거 : 「공공기록물법」 제6조 및 같은 법 시행령 제4조

공공기관 기록물 관리지침

32 |

기록물관리 시설·장비 확충

• 기록물관리 시설

기록물관리 시작하기

☞ ‌현재 보존 중인 기록물의 양, 추가 이관 예상량 등을 산정하여 적정 면적 확보

☞ ‌‌보존 환경 등을 고려하여 한시기록물 보존서고와 장기보존 대상 기록물(30년, 준영구, 영구)

보존서고를 구분

☞ ‌‌서고 위치는 소장기록물의 종류, 온·습도 환경, 재난대비 등을 고려하여 지상형 또는 지하형으로

하되 지상형 권고

제2장

·‌인수실 및 등록·정리실

- ‌처리과 기록물의 대량 인수(이관)가 용이하도록 설계하고, 인수 과정에서 발생하는 분진을

흡입·배출이 가능하도록 흡입배출구 설치

- ‌인수기록물 임시보관을 위한 임시서가, 목록 검수 및 등록·정리를 위한 이동식 작업대·북카,

공기청정기 등을 확보하여 등록·정리 작업의 편의 도모

·‌열람실

- ‌직원 및 외부 열람인을 위한 일반열람실을 설치하고, 필요시 휴게실 마련

- ‌소장 기록물 중 마이크로필름이 있는 경우, 특수매체 열람실을 별도로 구성하고 판독복사기 설치

·‌기타 시설

- ‌전산실 : 기록물의 효율적 관리와 행정업무 지원을 위한 기록관리시스템 등의 전산장비 설치

- ‌전시실 : 상설전시관과 기획전시관을 구분·설치하고 전시공간은 서고 보존환경과 동일하게 적용

- ‌보존처리실 : 기록물의 탈산 및 소독 등을 수행하는 작업공간으로 처리공간 전체에 대한 배기 시설

설치

- ‌마이크로필름실 : 촬영을 위해 기록물을 정리할 수 있는 촬영준비실, 암실 환경이 조성된 촬영실,

촬영된 필름 검사실, 현상 및 복제실 등으로 구성

※ ‌‌기록물의 탈산 및 소독 등 보존처리를 위한 장비 및 시설, 마이크로필름 촬영 및 현상장비는

업무처리량, 보존 기록물 종류 등을 고려하여 민간용역으로 처리할 수 있으며, 이 경우 기관 내에

설치하지 않을 수 있음

• 기록물관리 보존환경

·‌보존서고에는 항온·항습기, 온습도계 등을 설치해야 하며, 특히 30년 이상 기록물은 반드시 항온·항습

환경하에서 관리

·‌화재발생 시 기록물에 영향을 주지 않는 휴대형 가스식 소화기 비치

·‌기록물의 안전한 관리를 위해 이중잠금장치 설치

·‌기록물 유형별 적정한 보존환경 설정·관리

제2장 기록물관리 시작하기| 33

보존환경 유지 기준

• 기타 환경관리

·‌서고 내로 외부공기의 직접 유입방지 및 분진 등의 오염물질, 해충 침투를 방지하고 햇빛의 직접적인

입사 방지를 위하여 창문에 블라인더·커튼 등을 설치

·‌창문과 출입문은 완전히 밀폐되도록 개폐장치를 보완하고, 단열 확보 등을 위해 지속적인 관리 필요

정착·확산단계

기록물관리 전문요원 및 기록물관리 담당자 재교육

• 「공공기록물법」에 따라 공공기관과 임직원 등이 준수해야 하는 의무와 역할 등에 대한 교육 필요

- ‌기록물의 체계적인 관리를 위해 생산, 분류, 정리, 이관 등 실무 교육 실시

※ ‌‌기록물관리 전문요원이 아닌 기록물관리기관의 종사자는 기록물관리기관에 보직되기 전 또는 보직된 후

6개월이 지나기 전까지 중앙기록물관리기관의 장이 정하는 기록물관리 교육과정을 이수해야 함

기록물관리 지도·점검

• 기록관의 장은 「공공기록물법」, 기록관리 표준, 기록물관리지침 등을 준수하여 해당 기관(소속기관

포함)의 기록물관리 업무가 적절하게 수행되는지를 주기적으로 점검해야 함

• 기록물관리 실태점검 결과, 미비사항이 발견될 경우에는 즉시 필요한 대책을 수립·시행해야 함

소장 기록물 활용 및 홍보

• 소장 기록물을 활용한 콘텐츠 개발, 전시 등 다양한 이벤트, 서비스 계획 수립

• 기관 내부 이용자에게 기록관 및 소장 기록물을 홍보하고, 기록관의 역할 및 기록물관리의 중요성을

인식시킬 수 있는 기회를 지속적으로 개발

공공기관 기록물 관리지침

34 |

제3장

기록물관리

따라하기

1절 기록물관리 실무

1. 기록물 등록·분류·정리·보존

2. 기록물 생산·보유현황 통보

3. 기록물 이관

4. 기록물 평가 및 폐기

5. 서고관리 및 보안·재난관리

2절 기록물 유형별 관리

1. 조사·연구·검토 기록물

2. 회의록

3. 시청각기록물

4. 간행물

5. 행정박물

6. 비밀기록물

7. 행정정보 데이터세트

8. 웹기록물

1절

기록물관리 실무

기록물 등록·분류·정리·보존

1

가) 기록물 등록

1) 일반사항

관련근거

• 「공공기록물법」 제18조

• 「공공기록물법」 시행령 제20조, 제21조

• 「공공기록물법」 시행규칙 제4조·제5조·제6조·제13조

기록물의 등록 범위

• 공공기관이 기록물을 생산 또는 접수할 때에는 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수하여

등록번호를 부여하고, 이를 그 기록물에 표기해야 하며, 등록정보를 전자적으로 관리해야 함

• 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수한 기록물 뿐만 아니라 도서, 대장, 카드, 도면, 기관장의

메모·일정·접견기록, 시청각기록물, 회의록, 조사·연구 또는 검토서, 형상기록물(행정박물) 등 모든

형태의 기록정보 자료는 전자기록생산시스템을 통해 등록번호를 부여하여 관리해야 함

- ‌행정정보시스템으로 작성·보유하고 있는 각종 행정정보도 기록관리 대상임

2) 기록물 등록방법

• 기록물을 생산·접수한 때에 전자기록생산시스템(업무관리시스템, 전자문서시스템 등)의 ‘문서등록

대장’에 등록하여 관리

- ‌전자문서의 생산은 최종 결재권자의 결재와 동시에 자동으로 등록되며, 전자문서의 접수는 부서별

문서배부자가 접수한 때에 해당부서의 문서등록대장에 자동으로 등록

• 비전자기록물의 생산과 접수는 업무담당자가 생산·접수 정보를 전자기록생산시스템으로 직접

입력하여 등록

※ ‌‌문서의 접수방법은 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」 제18조(문서의 접수처리) 참조

공공기관 기록물 관리지침

36 |

첨부물(붙임물)의 분리등록

• 기록물의 본문과 첨부물이 규격의 차이가 심하거나 서로 다른 기록매체로 구성되어 있는 경우 본문과

첨부물을 분리 등록하여 관리해야 함

기록물관리 따라하기

• 분리 등록한 첨부물은 기록물 등록대장의 해당문서를 출력하여 분리 등록한 첨부물과 함께 보관

• 전자기록생산시스템에서 출력한 문서는 ‘사본’임을 명시해야 함

※ ‌첨부물의 분리등록번호는 본문의 생산(접수)등록번호에 ‘-분리연번’을 추가(“본문의 등록번호-1”)

예 시

제3장

- ‌본문은 전자기록물 형태이나 첨부(붙임)파일이 비전자기록물(종이문서, 도면류, 카드류, 시청각기록물 등)인 경우

- 기록물 한 건에 두 가지 매체가 함께 존재하는 경우

→ 슬라이드필름+음성테이프, 종이도면 + 도면CD 등

- 기록물의 본문과 첨부물의 규격차이가 심한 경우

→ 본문(종이문서)에 첨부된 붙임파일이 대형 도면인 경우 등

생산등록번호 부여시기

• 결재권자가 결재하거나 보고받은 기록물은 결재 또는 보고가 끝난 후

• 조사·연구·검토 관련 기록물의 반려문서 또는 재작성 전의 원본문서는 반려된 직후 또는 재작성된

문서로 교체된 직후

※ ‌전자기록생산시스템에서 반려 또는 재작성 전의 문서를 원본의 형태로 관리하는 경우 반려 또는 재작성 전의

문서에 별도의 등록번호를 부여하지 않을 수 있음

• 사진·필름류의 시청각기록물은 보존대상 기록물로 선정된 후

• 영화·비디오·오디오류는 촬영·녹화 또는 녹음된 기록물을 편집하여 기록물이 완성된 후

(단, 편집장비를 보유하지 않은 경우는 편집되지 않은 상태의 기록물을 등록)

• 접수 기록물은 접수와 동시에 등록번호 부여

• 기록관이 직접 수집한 기록물의 경우에는 기록관리시스템에 등록한 시점

등록번호 표기

• 기안문·시행문 등 생산등록번호란 또는 문서번호란이 표시되어 있는 기록물은 생산등록번호란 또는

문서번호란에 표기

• 생산등록번호란 또는 문서번호란이 표시되어 있지 않은 문서‧카드류‧도면류 등의 기록물은 해당

기록물의 좌측 상단 여백에 표기

• 사진 또는 필름류의 기록물은 사진 뒷면과 사진·필름 등을 넣은 봉투 또는 해당 사진·필름 등을 부착한

종이의 좌측 상단 여백에 표기

※ 동일한 내용의 사진과 필름 등은 동일한 생산등록번호를 표기

제3장 기록물관리 따라하기| 37

• 테이프·디스크·디스켓류의 기록물은 해당 기록물 저장매체와 보존용기에 표기

• 그 밖에 기록물의 재질 또는 규격 상 기록물 자체에 생산등록번호를 표기하기 곤란한 경우에는 해당

기록물을 넣은 봉투 또는 보존용기에 표기

• 시행문 서식 또는 접수인에 의하여 접수된 기록물 외의 접수 기록물은 생산등록번호의 표기와 동일한

방법으로 우측 상단 여백에 표기

※ 생산등록번호 또는 접수등록번호를 해당 기록물에 표기 시 처리과기관코드는 처리과명으로 표기

• 전자기록물의 경우, 등록번호를 등록정보로 관리하는 것으로 등록번호 표기 대체

등록번호 표시방법 [시행규칙 별표 1]

2. 접수등록번호

1. 생산등록번호

접수

-

( . . .)

생산

-

( . . .)

1. ‌등록번호표기란의 크기는 기록물 유형에 따라 적절하게 조정하여 사용한다.

2. ‌등록번호표기란의 첫째 줄에는 등록번호를 적되, 처리과명과 연도별 일련번호를 붙임표(-)로 이어 적는다.

(예시) 행정지원과인 경우: 행정지원과-123

3. ‌등록번호 표기란의 둘째 줄 괄호 안에는 생산·접수일자를 적는다. 다만, 민원 문서 등 필요한 경우에는

접수일자와 함께 시·분까지 적는다.

• 전자기록물(전자문서)의 경우, 업무관리시스템

또는 전자문서시스템에서 자동으로 부여·표기

• 비전자기록물의 경우, 등록번호 표시방법을

참고하여 등록(접수)번호 표기가 필요

기록물 등록 시 주의사항

• 전자기록생산시스템의 문서등록대장 이외에 별도의 수기등록대장을 운영하지 않음

※ ‌공공기관의 각종 위원회(승진심사위원회, 징계위원회 등) 회의록 등은 해당 업무를 수행하는 부서의

문서등록대장에 등록하여야 함

• 전자문서 생산·등록 시 문서 본문 및 붙임 파일명에 특수기호가 포함되지 않도록 주의

• 전자문서의 붙임파일에 비밀번호 설정, 암호화, 기관 자체 문서보안 솔루션(DRM) 적용 금지

※ ‌전자기록생산시스템에 적용된 문서보안 솔루션(DRM)으로 기록물을 수발신하거나 이관 과정에서 자동으로

암호가 해제되는 경우에는 적용 가능, 기록관리시스템 및 타 기관 전자기록생산시스템에서 해제 및 열람이

불가능한 경우에는 사용 금지

공공기관 기록물 관리지침

38 |

• 여러 개의 파일을 묶어 압축하여 등록하는 경우(zip, alzip 등) 전자기록생산시스템에 등록되는 파일

개수와 실제 파일 개수 간의 차이, 등록된 압축 파일의 오류 가능성, 문서보존포맷 변환 시 실패 가능성

등이 있으므로 지양

기록물관리 따라하기

※ ‌다만 윈도우에 내장된 압축 기능, 반디집, 7-ZIP 등 공개 압축SW는 이용 가능(상용 압축SW를 이용한 특정

압축포맷(.egg, ,alz)은 타 기관에서 열람 시 제약이 발생할 수 있으므로 사용 금지)

• 암호가 설정된 파일은 향후 열람이 불가할 수 있으므로 암호 해제 후 등록(등록시, 비공개 대상정보

여부를 정확히 파악하여 비공개로 설정)

• 전자문서의 붙임으로 실제 파일이 아닌 연결정보(링크) 파일 첨부 지양

제3장

- ‌기록물 이관 시 연결정보(링크) 오류, 실제 파일 미이관 및 파일 내용 변경 등 무결성 훼손 우려

※ ‌‌국가안보 및 개인정보 등이 포함된 기록물(붙임파일 포함)은 「보안업무규정」 「개인정보 보호에 관한 법률」 등

관련 규정에 따라 해당 정보가 유출되지 않도록 기록물 생산 시 문서 보안 또는 열람 범위 지정(열람불가, 부서,

실국, 기관) 기능을 활용하여 열람을 제한하는 방법 활용

< 생산시스템별 대용량 첨부파일 기록물 처리방법 >

전자문서유통시스템(행정안전부 주관)을 사용하는 기관은 대용량 첨부파일을 접수하는 경우 해당 파일은

3년까지만 서비스된 후 삭제되므로 가급적 접수 당시 다운로드하여 전자기록생산시스템에서 관리하거나

「공공기록물법」 시행령 제32조 제1항에서 전자기록생산시스템 내 기록물은 생산 후 2년 내에 이관하도록

규정하고 있으므로 수신문서에 포함된 다운로드 경로파일(html)은 대용량 첨부파일(실물파일)을 다운로드 받아

기록관리시스템으로 2년 이내에 이관·관리하여야 함

제3장 기록물관리 따라하기| 39

공공기관 기록물 관리지침

40 |

기록물관리 따라하기

제3장

제3장 기록물관리 따라하기| 41

공공기관 기록물 관리지침

42 |

나) 기록물 분류

1) 일반사항

기록물관리 따라하기

관련근거

• 「공공기록물법」 제18조·제19조

• 「공공기록물법」 시행령 제22조·제25조·부칙 제3조

• 「공공기록물법」 시행규칙 제7조·제16조·제17조

• NAK 4:2021(v2.2) : 기록관리기준표 작성 및 관리절차

제3장

기록물의 분류 원칙

• 분류는 논리적으로 구조화된 방식과 규칙에 따라 업무 행위나 기록물을 조직화하여 체계적으로 관리

활용하기 위한 업무절차임

• 기록물은 생산시점부터 보존기간, 공개여부 및 접근권한 등을 분류하여 관리해야 함

• 기록물을 분류할 때에는 처리부서별, 단위과제(단위업무)별로 해당 기록물을 분류하여 관리해야 함

- ‌기록물 분류 시 정부기능분류체계(BRM)의 단위과제별로 작성*하는 것을 원칙으로 하되, BRM을

적용할 수 없는 경우 관할 영구기록물관리기관의 장과 협의하여 별도의 기능분류방식** 사용

* 기록관리기준표 ** 종전의 분류체계(기록물분류기준표 등)

※ ‌정부기능분류체계(BRM) 미도입 기관은 기록물분류기준표 운영 가능

• 처리과 업무담당자는 생산 또는 접수한 기록물을 분류·편철할 수 있도록 단위과제별로 1개 이상의

단위과제카드를 생성해야 하며, 처리과의 장은 단위과제별 단위과제카드 작성 기준을 작성하여

기록물이 체계적으로 편철 관리될 수 있도록 해야 함

※ ‌‌전자문서시스템을 사용하는 기관은 단위업무별로 기록물철을 생성하고 기록물철별 작성 기준을 정하여

기록물을 편철·관리해야 함

• 단위과제(단위업무) 신설 및 변경 시 기록물관리 전문요원의 검토·승인을 거쳐 시스템에 반영해야 함

※ ‌‌단위과제(단위업무)는 기록물의 보존기간을 책정하고 기록물관리를 위해 매우 중요한 분류단위이므로

업무담당자는 직제 개정, 업무 조정, 신규업무 도입 시 신중하게 단위과제(단위업무) 신설·변경을 요청, 특히

단위과제카드는 단위과제의 보존기간을 그대로 승계하므로 단위과제카드 생성 시 신중한 검토 필요

제3장 기록물관리 따라하기| 43

[기록관리기준표와 기록물분류기준표의 비교]

기록물 분류체계

2) 분류방법

기록관리기준표(기록물분류기준표) 운영 방법

• 기록관리기준표(기록물분류기준표)의 관리항목은 단위과제(단위업무)별 업무설명, 보존기간 및

보존기간 책정사유, 비치기록물 해당 여부와 공개여부 및 접근권한 등의 관리 기준을 포함해야 함

• 기록관리기준표(기록물분류기준표)는 해당 기관의 기록관리시스템으로 생성·관리해야 하며,

전자기록생산시스템과 연계하여 데이터를 관리해야 함

기록관리 항목

① 업무 설명

업무 설명은 누가 보더라도 쉽고 정확하게 파악할 수 있도록 업무 내용을 구체적이고 상세하게 제시하며, 해당

업무의 근거가 되는 법령 및 지침, 업무 절차 및 중요도, 타 업무와의 연관성 등도 확인하여 포함될 수 있도록

해야 함

공공기관 기록물 관리지침

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단위과제(단위업무)

업무설명

「공공기록물법」 제19조 및 시행령 제25조에 따라 각 처리과의 문서등록-분류-편철을

제어하는 기록관리기준표를 관리하는 업무. 1964년 이후 지속된 〈공문서분류번호 및

보존기간표〉를 대체하는 제도이며, 그 중요도가 큼

기록관리기준표관리

기록물관리 따라하기

녹지관리

자연환경을 보존하면서 시설물이 정상적인 기능을 수행할 수 있도록 수목 등을

관리하거나, 주변 경관이 향상되도록 초화·수목 등을 설계·정비하는 업무

시설물 대관

해당 시설물에 대한 이용 신청을 받아 사용을 허가하고, 행사 등이 원활하게 진행될 수

있도록 협조하는 업무

② 보존기간 책정

제3장

- ‌보존기간은 해당 기록물의 가치를 수량화한 것으로 영구, 준영구, 30년, 10년, 5년, 3년, 1년으로 구분하고,

단위과제(단위업무)에 우선 책정함

- ‌공통기능의 보존기간은 「공공기관 공통업무 보존기간 준칙」을 참고하여 책정하고, 고유기능의 보존기간은

개별 법령에 보존기간이 규정된 경우 법령에 명시된 보존기간을 우선적으로 적용하여 책정함

- ‌전자기록생산시스템에서 보존기간을 적용하는 경우 단위과제 아래 생성된 단위과제카드는 그 보존기간 값을

그대로 승계함(예: 단위과제 보존기간 10년인 경우 단위과제카드 보존기간은 10년)

- ‌기록물분류기준표 사용시, 단위업무 아래 생성된 기록물 철별로 보존기간을 책정함. 다만 기록물 철의

보존기간은 단위업무의 보존기간을 초과할 수 없으며, 단위업무의 보존기간을 초과하는 기록물 철이 있는

경우 단위업무의 보존기간을 변경하거나, 별도 단위업무를 신설하여 분리해야 함

(예: 단위업무 보존기간 10년인 경우 기록물철 보존기간은 10년, 5년, 3년, 1년 중 선택 책정)

가치 구분

기록물은 행정업무의 활용적 가치, 증빙적 가치, 역사적·학술적 가치를 지니고 있음

구분

내용

활용적 가치

해당 업무추진, 책임소재 파악, 다른 업무에 참고가 필요한 정도

증빙적 가치

해당 업무가 인사·조직, 재무·회계, 계약 등 증빙상 문제나 법적 대응 및 법적 권리 보호

문제가 발생하였을 때 대응이 필요한 정도

산업사, 경제사 등 국가적인 시대 상황을 파악하는데 유용하고 사회적으로 중요한 사건

및 인물 정보를 포함하고 있거나, 해당 기관의 중요 정책, 국제적 교류협력·협상 등의

정보를 포함하는 경우

역사적 가치

책정 기준

보존기간은 업무종료 후 참고할 기간, 민원증명·분쟁이나 소송 등에 증빙자료로 필요한 기간, 연구자료, 사료 등

역사자료로 쓰일 가능성 등을 종합적으로 고려하여 책정하되 다음의 기준을 우선 따름

• 보존기간을 특별히 명시한 개별 법령

• 「공공기록물법」 시행령 [별표1]기록물의 보존기간별 책정기준

• 공공기관 공통업무 보존기간 준칙(2024.1.1.시행)

[준영구]인사관리, 시설관리 등 30년 이상 장기 보존이 필요하나, 일정기간이 지나 관리 대상인 사람, 물건,

시설 등이 사망 또는 소멸됨으로 인해 영구 보존할 필요는 없지만 보존기간을 특정하기 곤란한 기록물은

보존기간을 준영구로 책정하여 70년(동종·대량기록물로 보존가치가 낮은 기록물은 50년) 경과 후 보존기간

재책정, 보류 또는 폐기로 구분하여야 하며, 보류로 구분된 기록물은 매 10년마다 보존가치를 재평가하여야 함

제3장 기록물관리 따라하기| 45

③ 보존기간 책정사유 작성

기록물의 보존기간 책정사유를 작성할 때에는 자의적 판단이 아닌 명확한 책정 근거를 설명할 수 있도록 해야

함. 관련 법령 및 규정, 업무중요도, 향후 활용 여부 등 기록물의 가치를 구체적으로 제시하며, 「공공기록물법」

시행령[별표1]의 책정기준을 활용하여 작성할 수도 있음

＊보존기간 책정사유 작성 예시

④ 비치여부

비치기록물은 카드·도면·대장 등과 같이 주로 사람·물품 또는 권리관계 등에 관한 사항의 관리나 확인 등에

수시로 사용되어 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」 제3조 제4호에 따른 처리과에서 계속 비치·활용하는

기록물로 인사기록카드, 이력이 기재되는 대장(기록물등록대장, 관인대장 등), 설계도면 등이 대표적인 예임

따라서 장기 프로젝트 등과 같이 처리과에서 일정기간 동안 업무에 수시로 참고해야 하는 기록물에 대하여는

비치기록물로 지정하여 관리하는 것이 아니라, 「공공기록물법」 시행령 제32조 제3항에 근거하여 해당 기록관과

협의하여 기록물 이관시기를 연장하는 제도를 활용해야 함

⑤ 공개여부

공개여부는 단위과제(단위업무)별로 공개 또는 비공개 기준, 비공개 대상정보 등을 기술함.

단위과제(단위업무)별로 공개여부에 대한 기준을 제시하기 곤란한 경우 기록물 유형별 또는 철별로 기술 가능함

⑥ 보존장소

「공공기록물법」 시행령 제30조의 규정에 따라 기록관·특수기록관·영구기록물관리기관 중에서 선택 기입

⑦ 보존방법

「공공기록물법」 시행령 제29조 [별표2]의 규정에 따라 해당 구분을 기입

⑧ 접근권한

공공기관은 「공공기록물법」 시행령 제28조에 따라 기록물 및 접근자를 기준으로 기록물 내용 및 목록정보로

구분하여 접근범위를 설정해야 함. 접근권한은‘건 단위 부여’등 기관에 따라 그 방법을 달리 정할 수도 있음

공공기관 기록물 관리지침

46 |

기록관리기준표 작성서식

기록물관리 따라하기

제3장

※ ‌기록관리기준표(기록물분류기준표)를 작성하는 과정에서 업무내용을 비밀로 관리해야 할 필요가 있는

경우에는 해당 단위과제(단위업무)명에 가명 등을 부여하여 작성

※ ‌매년 기록물 정리기간 종료 직후 전년도에 신규로 시행하였거나 보존기간이 변경된 단위과제(단위업무)명,

단위과제(단위업무) 업무설명 및 단위과제(단위업무) 보존기간 등을 해당 기관 누리집(홈페이지) 등

정보통신망에 고시해야 함

3) 보존기간 협의

① 대상기관

• 「공공기록물법」 시행령 제25조제3항에 따라 직접관리기관은 보존기간을 국가기록원과 협의하여

확정해야 함

• 「공공기록물법」 시행규칙 제17조에 따른 직접관리기관은 다음과 같음

[ 2007년 지정 ]

대한무역투자진흥공사, 한국관광공사, 한국농수산식품유통공사, 한국농어촌공사,

한국도로공사, 한국방송공사, 한국석유공사, 대한석탄공사, 한국수자원공사, 한국은행,

한국전력공사, 한국조폐공사, 한국토지주택공사, 한국철도공사, 한국투자공사

[ 2009년 지정 ]

국민건강보험공단, 국민체육진흥공단, 한국수출입은행, 예금보험공사, 한국가스공사,

인천국제공항공사, 한국공항공사, 한국마사회, 한국자산관리공사, 한국지역난방공사

[ 2012년 지정 ]

국립공원공단, 국민연금공단, 국토연구원, 대한적십자사, 한국국토정보공사,

중소벤처기업진흥공단, 한국개발연구원, 한국과학기술원, 한국국제협력단, 한국산업단지공단,

한국연구재단, 한국원자력연구원, 한국지능정보사회진흥원, 한국항공우주연구원

제3장 기록물관리 따라하기| 47

② 협의절차

• 「공공기록물법」 시행규칙 제16조제2항에 따라 공공기관은 신설 또는 변경된 단위과제(단위업무)의

보존기간에 대하여 매년 10월 31일까지 다음 절차에 따라 국가기록원에 협의를 요청해야 함

※ ‌‌보존기간의 기산일은 기록물이 생산된 이듬해 1월 1일부터 시작되며, 기록물의 보존기간은 기록물의 가치와

활용 여부를 결정하는 중요한 사항으로, 보존기간은 기록물의 행정적·법적·재정적·증거적·정보적·역사적 가치

등을 종합적으로 판단하여 책정해야 함

직접관리기관

국가기록원

국가기록원

직접관리기관

(2) 보존기간 협의

대상 선정 및 검토

(처리과 의견조회 포함)

(8) 시스템 반영 및

(7) 최종 결과 통보

(1) 협의 요청

기관 고시

(공문)

(공문)

(3) 협의서 제출

(6) 재협의ㆍ확정

(4) 1차 협의ㆍ검토

(5) 재검토

(공문)

• 보존기간 협의 완료 후, 해당 기관의 기록관리기준표(기록물분류기준표)는 기관 홈페이지를 통해

고시해야 함

③ 제출서식 등

• 직접관리기관은 기록관리기준표(기록물분류기준표) 작성 서식을 참고하여 엑셀파일로 국가기록원에

제출

• 제출시기 및 서식

- ‌제출시기 : 매년 1.1.부터 10.31.까지

• 제출 전 체크리스트

- ‌하나의 단위과제(단위업무)를 여러 팀에서 중복해서 사용하면 ‘유사공통업무’로 구분한다.

- ‌고유업무 중 중복된 단위과제(단위업무)명이 없도록 구체적으로 작성한다.

- ‌보존기간의 적절성을 검토하고, 보존기간과 보존기간 책정사유 기간을 일치시킨다.

- ‌장기보존이 필요한 기록물의 주요 용어는 키워드 검색을 통해 선별한다.

[예 : 전략회의, 주주총회, 위원회, 회의록, MOU체결, 홍보동영상 제작 등]

- ‌단위과제(단위업무)명에 영문약자만 표기될 경우 설명에서 약자를 풀어 작성한다.

[예 : EDCF사업→EDCF(Economic Development Cooperation Fund, 대외경제협력기금)사업]

공공기관 기록물 관리지침

48 |

① 필수항목 작성

ㆍ 조직정보, 기능분류 및 관리기준 항목

② 기능구분

ㆍ 처리과 공통, 기관공통, 고유, 유사공통으로 구분

기록물관리 따라하기

③ 보존기간 책정

ㆍ 공통업무는 공공기관 공통업무 보존기간 준칙 참조

④ 중요기록물 선별

ㆍ 기관의 주요업무로 장기보존이 필요한 기록물 선별

(기획업무, 전략수립, 이사회 운영, 협약체결 등)

⑤ 단위과제 중복확인

ㆍ 목록 내 중복 단위과제가 존재하는지 등 점검

제3장

⑥ 관리기준 작성

ㆍ 업무설명, 보존기간 책정사유 작성이 누락되지 않도록 하고,

자세히 기술할 것

제3장 기록물관리 따라하기| 49

공공기관 기록물 관리지침

50 |

다) 기록물 공개

1) 일반사항

관련근거

기록물관리 따라하기

• 「공공기록물법」 제35조·부칙 제5조

• 「공공기록물법」 시행령 제72조

• NAK16-1 : 2020(v1.2) 기록물 공개관리업무 제1부:기록물 생산부서 및 기록관

2) 기록물 공개 방법

제3장

공개여부 구분 관리

• 공개여부는 기록물의 건 또는 쪽 단위로 구분하고, 이관 시 비공개 기록물은 비공개 사유를 함께 제출

• 공개여부 구분표시는 ‘공개, 부분공개, 비공개’ 중 하나를 선택하여 표시

• ‘부분공개’ 또는 ‘비공개’의 경우 해당정보를 “부분공개( )” 또는 “비공개( )”로 표시하고 「공공기관의

정보공개에 관한 법률」 제9조 제1항 각 호의 비공개 사유 호수를 괄호 안에 표시하여 함께 관리

비공개 기록물의 재분류

• 처리과에서 기록관으로 비공개 기록물을 이관하려는 경우에는 그 기록물의 공개 여부를 재분류하여

이관하여야 함

• 기록관(기록물관리 부서)에서 보유하고 있는 비공개로 재분류된 기록물에 대하여는 재분류 된 다음

연도부터 매5년 주기로 공개여부 재분류

기록물관리기관의 5년 주기 재분류

기록물관리기관은 비공개로 재분류된 기록물에 대하여는 재분류된 연도의 다음 연도부터 매5년마다 공개여부를

재분류하여야 함

※ ‌‌다만, 기록물관리기관이 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」 제9조제1항제6호에 해당하여 비공개로 재분류한

기록물에 대해서는 생산연도 종료 후 30년까지 공개여부 재분류를 실시하지 아니할 수 있다(「공공기록물법」

제35조제2항 단서 규정)

• 비공개 기록물은 생산년도 종료 후 30년이 경과하면 전부 공개를 원칙으로 함

기록물의 공개재분류 절차

• 공개재분류는 비공개 혹은 부분공개 기록물을 검토하여 공개로 재분류하는 업무절차임

「공공기록물법」은 생산·등록·이관·보존하는 과정에서 공개 청구와 상관없이 사전에 공개가 가능한 기록물과

그렇지 않은 기록물을 구분하여 관리하도록 규정함으로써 기록물의 체계적이고 일관성 있는 공개관리를 도모함

제3장 기록물관리 따라하기| 51

• 공개재분류 대상기록물 선정 : 보유 중인 비공개 기록물 중 처리과로부터 이관 또는 재분류 된 다음

연도부터 5년이 도래한 기록물의 목록을 추출하고, 해당 기록물에 대해 공개값을 포함한 유형별

기준서를 작성해 처리과별, 유형별로 구분 정리

• 공개재분류 의견조회 : 처리과의 업무담당자는 기록관의 5년 주기 재분류 등과 관련하여

기록관으로부터 비공개 기록물의 공개여부에 관한 의견 제출 요청을 받은 경우, 비공개 기록물에 대한

공개여부 의견을 제출해야 함

※ ‌‌기록관은 행정적, 법적사항 및 진행 중인 업무와의 연관성 등을 점검하기 위하여 재분류 대상 기록물을 생산한

처리과의 공개재분류 의견을 청취하여야 함

• 공개여부 구분 : 처리과 의견조회·협의·조정 후 그 결과를 기준서 및 검토서에 반영

• 공개여부 확정 : 분류 결과는 기록관장의 결재를 거쳐 확정

• 공시 : 공개결정 기록물 목록은 누리집(홈페이지) 등을 통한 게시 및 대국민 서비스 실시

※ ‌‌공개여부 결정이 어렵거나 처리과와 의견이 상이한 경우 ‘기록물공개심의회’에서 충분히 검토될 수 있도록

함(기관의 정보공개심의회가 기록물공개심의회 업무를 겸할 수 있음)

처리과

재분류 의견조회

재분류 의견

제출

내용검토

공개재분류

처리과 의견취합

의견 조회

(권장사항) 기록물공개분류심의회(가칭)심의

공개재분류

기록관

계획수립

공개여부 확정

공개결정 기록물 목록

기관 홈페이지 등 개시

공공기관 기록물 관리지침

52 |

기록물의 비공개 대상 구분

기록물관리 따라하기

제3장

제3장 기록물관리 따라하기| 53

공공기관 기록물 관리지침

54 |

① 대상기록물

• 기록물 유형 : 보유 기록물을 생산기관별, 기록물 업무 유형별로 분류

• 생산기관 및 처리과 : 기록을 생산한 기관 및 부서

기록물관리 따라하기

• 기록물 제목 : 재분류 대상 기록물 제목

• 생산년도 : 재분류 대상 기록물이 생산된 연도로서 포괄연도로 기재

• 수량 : 재분류 대상 기록물의 수량, 권 또는 건으로 표기

② 기록물 내용

• 주요내용

제3장

- ‌대상 기록물의 생산맥락, 대상 기관에서의 업무의 중요도 등 재분류 대상 기록물을 전체적으로

파악할 수 있는 내용으로 간략하게 기술

• 상세내용

- ‌동일 유형의 기록물별로 재분류 검토 및 결정에 필요한 사항을 상세하게 기술

- ‌기록의 구성 및 편철방식, 주요 기록물 건명, 기록 구성 항목 등을 기재하며 비공개 대상정보가 있는

경우 반드시 기재하여 재분류 검토

③ 재분류 결과

• 재분류 유형 : 30년 경과, 5년 주기 등으로 구분

• 기존 공개이력

- ‌이전에 공개분류 또는 재분류 되었다면 공개이력을 남김

- ‌공개여부, 공개결정일, 비공개 대상정보 등 기재

• 재분류 결과

- ‌공개검토를 완료하고 재분류 결과를 공개, 부분공개, 비공개로 기재

• 사유 및 근거 : 재분류 결과를 도출하게 된 사유나 근거가 있는 경우 기재

④ 검토의견

• 재분류 의견

- ‌대상 기록물의 유형, 주요내용 및 상세내용을 참고하여 재분류 검토의견 서술

- ‌대상 기록의 재분류 검토 근거 법률, 규정 및 최근의 공개 동향을 함께 기술

- ‌동일 유형의 기록물 내에서 공개분류를 다르게 적용해야 할 경우 유형별 공개기준과 비공개

대상정보 기재

- ‌재분류 검토 의견을 공개, 부분공개 또는 비공개로 구분하여 이유를 논리적으로 서술하고 비공개

대상정보가 있는 경우 명확하게 항목 기재

• 비공개 대상정보

- ‌비공개 대상정보가 있는 경우 구체적으로 명확하게 항목 기재

⑤ 생산기관 의견조회

• 문서번호 : 생산기관의 의견조회 결과 문서번호

• 의견 : 재분류 대상 기록물 기준에 대한 생산기관 의견

제3장 기록물관리 따라하기| 55

공공기관 기록물 관리지침

56 |

라) 기록물 편철

1) 일반사항

관련근거

기록물관리 따라하기

• 「공공기록물법」 제18조

• 「공공기록물법」 시행령 제23조

• 「공공기록물법」 시행규칙 제7조·제8조·제9조·제10조·제11조·제12조 등

기록물의 편철 원칙

제3장

• 기록물은 전자기록생산시스템에 등록과 동시에 단위과제(또는 단위업무 하위의 기록물철)별로

편철해야 함

- ‌업무관리시스템 사용기관 : 기록관리기준표에 따라 단위과제별로 분류

※ ‌단위과제를 사용하는 기관의 경우 단위과제 하위에 단위과제카드를 만들어 해당 단위과제카드에 편철

- ‌전자문서시스템 사용기관 : 기록물분류기준표에 따라 단위업무별로 기록물철 분류

※ ‌단위업무를 사용하는 기관의 경우 단위업무 하위에 기록물철을 만들어 해당 기록물철에 편철

• 기록물 편철은 전자기록물과 비전자기록물 유형과 상관없이 동일 사안의 단위과제(단위업무)인

경우에는 해당하는 단위과제(단위업무)에 편철되어야 함

• 처리과의 장은 단위과제(단위업무)별 단위과제카드(기록물철) 작성기준을 마련하여 체계적으로

기록물을 편철 관리

기록물의 편철 방법

• 공공기관은 단위과제(단위업무)별로 1개 이상의 단위과제카드 또는 기록물철 생성 후 전자기록

생산시스템을 통해 해당 기록물을 편철

• 전자기록물의 경우 생산 또는 접수 시 관련 단위과제카드(또는 관련 단위업무 하위의 기록물철)를

선택하여 편철

• 비전자기록물의 경우 전자기록생산시스템의 문서등록대장에 등록·편철하되, 전자기록생산시스템상에

편철된 단위과제카드별로 물리적인 기록물철을 만들어 전자기록물과 동일하게 편철

※ ‌‌비전자기록물은 기록물 종류별(일반문서, 카드류, 대장류 등) 관리에 적합한 보존용 파일 및 용기에 넣어서 관리

기록물 편철 정리 순서

• 업무진행 중일 때 진행문서 파일을 사용하여 편철하고,

• 업무가 완결되면 진행문서 파일에서 분리하여 보존용 표지와 보존상자에 편성하여 캐비닛에 보관

제3장 기록물관리 따라하기| 57

편철 처리 절차 및 그림

① 진행문서 파일 사용

1. 업무 진행 중

② 진행문서 파일에서 분리

2. 처리 완결 시

③ 표지 및 목록 첨부 뒤, 보존용 표지 씌우고 클립 고정

3. 표지 및 목록

④ 보존상자 편성

⑤ 보존상자 표지 부착

⑥ 처리부서 공동 캐비닛 등에 보관

편철 처리 절차

2) 기록물 종류별 편철

비전자기록물(일반문서류)의 편철 및 관리

• 처리과에서 업무가 진행 중에 있거나 또는 업무에 활용 중인 문서는 진행문서 파일에 위에서부터

아래로 사안의 발생 순서 또는 논리적 순서에 따라 끼워 넣어 관리

• 처리 완결된 일반문서류는 진행문서 파일에서 분리하여 보존용 표지를 씌어 편철용 클립 또는 집게로

고정한 후 보존상자에 단위과제(단위업무)별로 넣어 관리

※ ‌‌위로부터 기록물철 표지, 색인목록, 문서의 순서대로 편철, 기록물철 표지와 색인목록(기록물건 목록)을

반드시 포함해야 함

• 기록물철 표지의 연도표시는 시작년도-끝년도(종료년도)로 하며, 기록물 이관시의 기준은 업무 종결

연도(끝년도)임

• 기록물철당 편철량은 100매 이내로 함을 원칙으로 하되, 편철량이 많은 경우에는 동일한 분류번호 및

제목을 부여하고 분권한 후 권호수를 괄호안에 표기

예) 기록물 편철관리(2-1), 기록물 편철관리(2-2)

• 전자기안문에 분리등록한 비전자 첨부물(붙임물)이 있는 경우, 전자기안문을 출력하여 비전자

첨부물(붙임물) 앞면에 부착하여 편철·관리〔출력한 문서는 사본임(원본대조필 날인 등)을 표시해야 함〕

※ 기안문 제목과 붙임물의 제목이 다른 경우가 많아 기안문과 붙임물 간의 연계 유지를 위한 편철 관리 필요

• 일반문서의 면 표기

·건별 면 표기는 중앙 하단, 철 단위 면 표기는 우측 하단에 표기

- ‌건별 표기 : 전체면수-1, 전체면수-2, 전체면수-3…

- ‌철별 표기 : 1, 2, 3, 4…

공공기관 기록물 관리지침

58 |

·양면 기재된 문서는 양면 모두에 면 표기

·‌기록물철의 면 표기는 편철 순서대로 맨 윗장부터 아래로 일련번호를 부여하되, 표지 및 색인목록을

제외한 본문부터 시작

기록물관리 따라하기

·‌동일 기록물철을 2권 이상으로 나누어 편철 시 2권 이하의 철 단위 면 표시는 전(前)권의 마지막 쪽수

다음부터 시작함

·접혀있는 기록물은 펼친 상태에서 건별 및 철별 면 표시

• 정리 완료된 비전가기록물은 생산연도별·보존기간별로 구분하여 보존상자에 편성하고 측면에

보존상자 표지(라벨지) 부착

제3장

※ ‌「공공기록물법」 시행규칙 [별표6] 참고

비전자기록물(카드류)의 편철 및 관리

• 처리과는 비치 활용 기간이 종료될 때까지 편철하지 않은 상태로 카드보관함에 넣어 관리

• 비치 활용이 끝난 카드류는 보존봉투에 넣어 편철한 후 보존상자에 넣어 관리

• 카드류를 보존봉투에 넣어 편철하는 경우, 각 보존봉투의 맨 위에 색인목록을 넣고 목록 순서에 따라

카드를 배열

• 보존봉투 당 편철량은 30건(매) 이내를 원칙으로 하며, 카드의 면 표기는 일반문서의 면 표기 방법과

같음

비전자기록물(도면류)의 편철 및 관리

• 도면류는 기록물철 단위로 도면류 보존봉투에 편 상태로 넣어 관리

• 도면류를 보존봉투에 넣어 편철하는 경우, 각 보존봉투의 맨 위에 색인목록을 넣고 목록 순서에 따라

도면을 배열

• 보존봉투는 도면보관함에 편 상태로 눕혀서 관리

• 보존봉투 당 도면의 편철량은 30매 이내로 하며, 도면의 면 표기는 일반문서의 면 표시방법과 같음

시청각기록물의 편철 및 관리

[사진·필름류]

• 기록물철 단위로 사진·필름류 보존봉투 또는 필름앨범 등에 넣어 편철한 후 보존상자에 넣어 관리

• 편철순서 : 색인목록 → 목록 순서에 따라 기록물 배열

• 인화사진 혹은 필름류를 앨범에 한꺼번에 관리하는 경우 철 구분이 가능하도록 편철하며, 각 철마다

‘제목’, ‘등록번호’, ‘등록일’ 등을 기입

[녹음·동영상류]

• 비디오테잎, 오디오테잎, 영화필름 등 분리할 수 없는 아날로그 시청각기록물의 경우 하나의

기록물철(권)로 생성

제3장 기록물관리 따라하기| 59

[전자파일]

• 디지털사진의 경우 등록대상을 선별 후 파일 원본을 사안(건)별로 전자기록생산시스템에 등록하여

관리(기록물철 단위로 등록)

• 동영상 디지털파일인 경우 전자기록생산시스템에 원본파일을 등록

※ ‌업무관리시스템은 단위과제카드 단위로, 전자문서시스템은 기록물철 단위로 등록

• 전자기록생산시스템 용량 제한 등의 사유로 전자기록생산시스템을 통한 첨부가 어려울 경우

별도매체에 저장하여 분리등록 후 「공공기록물법」 시행규칙 제5조 [별표1]에 따른 등록번호를

표기하여 관리

마) 기록물 정리

1) 일반사항

관련근거

• 「공공기록물법」 제18조, 제19조

• 「공공기록물법」 시행령 제24조

• 「공공기록물법」 시행규칙 제14조

2) 기록물 정리 방법

기록물 정리 개요

• 기록물 정리는 기록물의 보존관리를 위해 매년 해당 업무가 완결된 기록물을 대상으로 등록사항과

기록물 실물의 일치 여부, 분류 및 편철, 공개여부 등을 재검토하는 업무절차임

- ‌기록물은 일반회계연도를 적용하여 1년 단위로 종결하는 것이 원칙임. 다만, 다년도 사업의 경우는

사업이 완료되는 시점에 해당 기록물철을 종결할 수 있음

※ ‌일반회계연도는 매년 1월 1일에 시작하여 12월 31일에 종료하는 것임

공공기관 기록물 관리지침

60 |

단위과제(단위업무)

정리계획 수립

처리과 기록물관리

보존기간은

영구기록물관리기관과

교육

기록관

협의하여 확정

기록물관리 따라하기

전자기록생산시스템의 정리

결재 진행 중인 기록물의 처리

단위과제카드명

(기록물철명) 정비

단위과제카드 미지정 메모보고 처리

단위과제카드(기록물철) 오편철 점검

기록물건

열람범위 검토 및 조정

정비

비공개기록물의 공개여부 재분류

처리과

제3장

비전자기록물의 정리

미등록 기록물의

색인 목록

일치 여부 확인

생산접수 등록번호

추가등록

표기확인

철표지 및

색인목록 인쇄

철침 등

이물질 제거

쪽수 일치 여부

확인 및 면표시

보존용 표지 및

보존상자

편성 및 배치

완료

클립 고정

<기록물 정리 절차도>

등록 누락 기록물 확인

• 전자기록생산시스템에 등록되지 않은 기록물이 있는지 확인한 후 누락 기록물을 추가로 등록

• 대면결재, 민원신청서, 회계기록 등 종이로 생산된 기록물의 등록 누락 여부 확인 후 추가 등록

• 추가 등록 시 생산등록번호 또는 접수등록번호를 해당 기록물 전면에 표기

등록정보와 실제 기록물의 일치여부 확인

• 기록물등록대장의 등록정보와 실제 기록물 상태 일치여부 확인

• 기록물등록대장과 실제 기록물의 쪽수 일치여부 확인

• 등록기록물의 기록물철명 및 건명 일치여부 확인

• 등록기록물철과 기록물 간의 생산년도 일치여부 확인

보존기간, 접근권한, 공개여부, 비밀여부 등 확인

• 보존기간, 접근권한, 공개여부 등을 확인하여 해당 항목의 변경이 필요한 경우 등록정보 수정

• 보존기간, 접근권한, 공개여부 등의 속성 값을 부여하지 않았거나 재분류가 필요한 기록물의 경우

미비사항 보완

• 기록관리기준표(기록물분류기준표)에 누락 또는 변경된 단위과제(단위업무)가 있는지 확인 후 변경

처리

• 결재 진행 중인 문서의 결재 종료

• 접수 후 담당자 미확인 또는 미편철 기록물의 편철 완료

제3장 기록물관리 따라하기| 61

바) 기록물 보존

1) 일반사항

관련근거

• 「공공기록물법」 제21조

• 「공공기록물법」 시행령 제29조·제30조·제39조·제43조·제52조

• 「공공기록물법」 시행규칙 제24조·제25조·제26조

중요기록물의 이중보존 원칙

• 영구보존으로 분류된 기록물 중 중요한 기록물에 대하여는 복제본을 제작하거나 보존매체(광디스크

또는 마이크로필름 등)에 수록하는 등의 방법으로 이중보존함

• 보존가치가 매우 높은 전자기록물의 경우에는 마이크로필름 등 육안으로 식별이 가능한 보존매체에

수록해야 함

• 일반 시청각기록물이나 DB구축사업과 관련하여 생산된 보존매체는 중요기록물 이중보존을 위한

보존매체와는 구분되므로 별도 관리해야 함

공공기관 기록물 관리지침

62 |

2) 보존 방법

기록물의 보존방법별 구분 기준(시행령 제29조 제1항 관련 별표2)

기록물관리 따라하기

제3장

3) 원본을 폐기하고 보존매체만 보존할 때 원본 처리 방침

보존기간별 보존매체 기준

• 보존기간 10년 이하인 기록물 : 전자매체(전자기록물을 저장할 수 있는 저장장치, 정보처리능력을

가진 장치에 의하여 구동·연결되는 저장장치) 또는 마이크로필름

※ ‌‌전자매체의 경우 「공공기록물법」 시행규칙 [별표11], 기록관리 표준 NAK12 : 2018(v3.0) 기록매체 요건 및

관리기준을 충족하는 매체를 사용

• 보존기간 30년 이상인 기록물 : 마이크로필름

보존매체로 전환하고 원본을 폐기하는 절차

• 보존기간 10년 이하인 기록물 : 생산부서 의견조회, 기록물관리 전문요원의 심사, 기록물평가심의회

심의를 거쳐 원본 폐기

• 보존기간 30년 이상인 기록물 : 보존매체에 수록한 때부터 3년이 지난 후 생산부서 의견조회, 기록물

관리 전문요원의 심사, 기록물평가심의회 심의 및 국가기록관리위원회의 심의를 거쳐 원본 폐기

※ ‌국가기록관리위원회 심의는 공공기관 지원 담당부서에 요청하여 처리

4) 보존 장소

• 공공기관에서 생산한 기록물은 해당 공공기관의 기록관에 보존하는 것을 원칙으로 함

• 국가적 보존가치가 높아 중앙기록물관리기관의 장(국가기록원장)이 수집·보존이 필요하다고 인정하여

지정한 기록물은 중앙기록물관리기관으로 이관

• 업무에 계속적 활용이 필요한 기록물은 기록관과의 협의를 통해 이관 연장신청 후 처리과에서 보관

가능

제3장 기록물관리 따라하기| 63

공공기관 기록물 관리지침

64 |

사) 전자기록물 관리

1) 일반사항

관련근거

기록물관리 따라하기

• 「공공기록물법」 제6조·제20조

• 「공공기록물법」 시행령 제34조·제37조

• NAK 20:2022(v1.3) : 정부산하 공공기관 등의 기록관리를 위한 시스템 기능 요건

전자기록물의 관리원칙

제3장

• 공공기관 및 기록관의 장은 기록물이 전자적으로 생산·관리되도록 필요한 조치 강구

• 전자적으로 생산되지 않은 기록물에 대한 전자적 관리계획 수립

2) 전자기록물 관리 방법

전자기록생산시스템의 등록 및 이관

• 처리과는 생산·접수한 기록물을 전자기록생산시스템의 문서등록대장에 등록·관리하여야 함

• 전자문서의 붙임에 첨부 불가능한 비전자기록물(문서, 도면, 매체 등 첨부물)은 반드시 분리 등록·관리

예) ‌(전자문서) 등록번호 : 기록관리정책과-6000, (비전자첨부물) 분리등록번호 : 기록관리정책과-6000-1

• 기록관리기준표(기록물분류기준표)의 단위과제(단위업무)별로 작성된 편철 기준에 따라

단위과제카드(기록물철)를 등록하고, 해당 단위과제카드(기록물철)에 생산 및 접수 기록물을 등록

• 전자기록생산시스템의 출력물은 업무참고용으로 활용하고, 비전자기록물 원본과 합철하여 관리해서는

안됨

• 다만, 분리등록된 비전자 첨부물의 경우 전자기록물을 출력하여 ‘사본’ 표시한 뒤 분리 등록된

첨부물과 함께 편철 가능

• 기록관으로 인수 종료된 전자기록물 중 보존기간이 10년 이상인 경우 중앙기록물관리기관의 장이

정하는 바에 따라 문서 보존포맷 및 장기보존포맷으로 변환하여 관리

※ ‌‌단, 공공기관의 경우 진본성·이용가능성이 보장될 수 있는 범위 안에서 전자기록물의 보존 방식을 달리 정할

수 있음

• 장기보존포맷으로 변환하는 경우 행정전자서명 및 시점확인 정보 부여

• 영구기록물관리기관으로 전자기록물을 이관하는 경우에는 관리정보 메타데이터를 추가한

장기보존포맷으로 재변환해야 함

※ ‌‌전자기록생산시스템 기록물의 기록관 이관·관리는 별도 기록관리시스템을 구축하거나 전자기록생산시스템에

기록관리를 위한 기능을 개발하여 구축할 수 있음

제3장 기록물관리 따라하기| 65

구전자문서시스템의 등록 관리

• 구전자문서시스템에서는 전자적으로 분류·편철할 수 없으므로 결재된 전자문서를 출력하여

기록관리기준표(기록물분류기준표)에 따라 기록물철을 생성·분류·편철

• 보존기간 10년 이상인 전자문서는 데이터 마이그레이션 등의 전자적 방법으로 기록관리시스템으로

이관하여 보존함을 원칙으로 하되, 전자적 이관이 어려울 경우 종이로 출력하여 종이문서와 같은

방식으로 편철·정리하여 기록관으로 이관·보존함

• 보존기간은 단위과제(단위업무)를 기준으로 적용하되 단위과제(단위업무) 보존기간이 기록물철의

보존기간보다 낮게 책정된 경우 기록물철의 보존기간을 적용

• 전자기안문에 비전자 붙임이 있는 경우, 전자기안문을 출력하여 비전자 붙임 앞면에 부착하여

편철·관리(출력한 문서는 사본임을 표시해야 함)

• 단위과제(단위업무) 상의 보존기간이 5년 이하인 전자문서는 구전자문서시스템에서 보존기간까지

관리하다가 기록물 평가·폐기 절차에 따라 평가·폐기

• 전자문서시스템 미도입 기관은 처리과 기록물관리 책임자가 기록물철등록부를 수기로 작성 관리한 후

전자문서시스템이 도입되면 전산 등록

공공기관 기록물 관리지침

66 |

기록물관리 따라하기

제3장

제3장 기록물관리 따라하기| 67

기록물 생산·보유현황 통보

2

가) 기록물 생산현황 통보

1) 일반사항

관련근거

• 「공공기록물법」 제19조

• 「공공기록물법」 시행령 제33조, 제42조

• 「공공기록물법」 시행규칙 제21조, 제27조

생산현황 통보 대상 기록물

• 처리과별 전년도 생산·접수 완료한 기록물

생산·보유현황 통보 대상

① 일반기록물(비전자·전자) 생산현황

② 시청각기록물 생산현황

③ 행정박물 생산현황

④ 간행물 생산현황

⑤ 회의록 생산현황

⑥ 비밀기록물 생산현황

※ ‌‌직접관리기관은 일반기록물(전자·비전자), 시청각기록물, 행정박물, 간행물, 회의록, 비밀기록물 생산현황을

국가기록원에 통보

생산현황 작성·통보시기

• 처리과 기록물관리 책임자는 기록물 정리가 완료되어 전자기록생산시스템의 등록정보에 반영된 후에

작성

• 처리과는 매년 5월 31일까지 기록관에 전년도 기록물 생산현황을 통보

• 기록관에서는 처리과 생산현황을 취합한 후 기록관리시스템을 통하여 전자적으로 관리(전자적 관리가

어려운 경우 엑셀로 작성관리)

• 직접관리기관의 경우 매년 8월 31일까지 국가기록원에 통보

※ ‌‌「공공기록물법」 시행령 제3조에 해당하는 공공기관 중 직접관리기관을 제외하고는 관할 영구기록물관리

기관으로 생산현황을 통보하지 아니하고 자체적으로 관리할 수 있음

공공기관 기록물 관리지침

68 |

생산현황 통보 절차

업무주체

비고

업무내용

기록물관리 따라하기

기록관

ㆍ기록물 정리 및 생산현황 통보 지침 수립·시행

ㆍ기록물 정리 : 2월말

- 등록사항과 실물 일치여부 확인

- 기록물철별 보존기간 확정

- 기록물 공개여부 확인 등

ㆍ생산현황 작성·통보 : ~5.31.

- 기록물 생산현황 작성 후 소속 기록관에 통보

전자문서시스템·

생산현황 통보서식

처리과

제3장

ㆍ생산현황 확인 및 취합·관리

- 생산현황 통보 누락 처리과 확인

- 기록물철별 보존기간 책정 적정여부

- 기록물 공개여부 확인 등

기록관리시스템·

(자료관리시스템)

생산현황 통보서식

기록관

ㆍ 국가기록원에 생산현황 통보 : ~8.31.

공문으로 송부

(직접관리기관에 한함)

국가기록원

-

ㆍ생산현황 접수 및 취합·관리

2) 생산현황 통보 방법

유형 1 : 업무관리시스템 + 기록관리시스템 사용기관

• 처리과(부서) ➡ 기록관 : 이관처리

- ‌처리과(부서) 조치사항(업무담당자)

㉠ 처리과 내 단위과제카드가 제대로 정리되었는지 확인

※ ‌‌개별 기록물의 분류 및 보존기간을 결정하는 사항으로 반드시 올바른 단위과제에 편철해야 함 (공개여부,

접근권한 등도 확인)

㉡ 이관 실시(처리과 기록관리담당자)

- ‌기록관 조치사항(기관 기록관리담당자)

·‌각 처리과의 이관이 기록관리시스템으로 제대로 전송되고 있는지 처리과별 상태 점검, 오류발생 시

처리과에 관련 내용 안내

※ ‌‌업무관리시스템으로 생산·접수·등록된 전년도 생산기록물을 기록관 또는 특수기록관으로 이관

(「공공기록물법」 시행령 제32조)

제3장 기록물관리 따라하기| 69

유형 2 : 전자문서시스템 + 기록관리시스템(자료관시스템) 사용기관

• 처리과(부서) ➡ 기록관 : 생산현황 통보

- ‌처리과(부서) 조치사항

·‌(업무담당자) 전년도 생산·접수기록물 등록 상태를 확인하고 미편철기록물, 기록물철 오편철,

공개여부, 접근권한 등 수정·보완

·‌(처리과 기록물관리책임자) 기록물 정리상태 확인

: ‌업무담당자의 기록물철 편철·정리 작업 완료 후, 처리과 기록물관리책임자는 전자문서시스템의

‘기록물정리’ 기능을 이용하여 미편철, 임시단위업무 여부 등 정리 상태를 확인하고 이상이 없는

경우 정리업무 완료

: ‌해당 처리과의 생산현황 통계 및 전산파일을 전자문서시스템을 활용하여 기록관에 통보

※ ‌‌통보내용 : 전자문서시스템-기록관리시스템(자료관시스템)/업무관리시스템-기록관리시스템 간

이관데이터 규격에 규정된 기록물등록대장, 기록물철등록부, 기록물배부대장, 기록물등록대장변경이력,

기록물철등록부변경이력, 기록물배부대장변경이력, 특수목록정보, 첨부파일정보가 수록된 전산파일 포함

행정기관의 전자문서시스템 규격(행정안전부 고시 2024-29호)

- ‌기록관 조치사항(기관 기록관담당자)

·처리과에서 통보한 생산현황이 기록관리시스템(자료관시스템)에 제대로 접수되었는지 확인

·‌통보내용 : 기록물등록대장, 기록물철등록부, 기록물배부대장, 기록물등록대장변경이력, 기록물철

등록부변경이력, 기록물배부대장변경이력, 특수목록정보, 첨부파일정보가 수록된 전산파일

·‌검수과정에서 오류 등을 확인한 경우 ‘반려’ 기능을 활용하여 해당 처리과에서 수정 후 재통보

하도록 조치

·‌취합된 생산 목록에 대해 처리과별로 검수 완료 여부를 확인하고, 보존기간별·기록물 형태별

생산현황 및 목록정보 등을 조회하여 확인

·‌처리과의 생산 목록 검수 완료 후 직접관리기관 기록관에서 국가기록원에 통보

유형 3 : 전자문서시스템만 사용하는 기관

• 처리과에서 소속 기록관으로 통보

- ‌기록물 생산현황 및 목록을 업무담당자가 기록물철 편철·정리 작업완료 후 기록물관리 책임자가

취합·정리하여 기록관으로 제출

- ‌유형별 생산현황 및 목록은 업무담당자가 서식에 따라 작성하고 기록물관리책임자가 취합·정리하여

기록관으로 제출

• 직접관리기관의 기록관에서 공문으로 국가기록원에 생산현황(엑셀서식) 통보

공공기관 기록물 관리지침

70 |

유형별 생산현황 및 목록

·‌처리과 업무담당자가 서식에 따라 작성하고 처리과 기록물관리책임자가 취합·정리하여 기록관으로 제출

기록물관리 따라하기

·‌유형별 생산현황 및 목록은 국가기록원에서 요청하는 서식에 따라 공문으로 제출(직접관리기관)

생산현황 통보 대상

[서식1] 일반기록물(비전자·전자) 생산현황

[서식2] 일반기록물(비전자·전자) 생산목록

제3장

[서식3] 시청각기록물 생산현황

[서식4] 시청각기록물 생산목록

[서식5] 행정박물 생산현황

[서식6] 행정박물 생산목록

[서식7] 간행물 생산현황

[서식8] 회의록 생산현황

[서식9] 회의록 생산목록

[서식10] 비밀기록물 생산현황

[서식11] 비밀기록물 생산목록

※ ‌생산현황 통보서식은 국가기록원 누리집(http://www.archives.go.kr)에 게시

☞ ‌업무안내·자료 → 기록관리 자료실 → 표준·지침·매뉴얼 → 규격·서식

업무안내·자료 → 생산부터 보존까지 → 처리과(생산부서) → 생산현황보고

제3장 기록물관리 따라하기| 71

기록물 이관

3

가) 처리과에서 기록관으로 이관

1) 일반사항

관련근거

• 「공공기록물법」 제19조

• 「공공기록물법」 시행령 제32조·제35조

• 「공공기록물법」 시행규칙 제19조·제20조

기록물 이관 절차

업무주체

비고

업무 내용

ㆍ 보존기간 기산일로부터 2년 이내의 보유기록물 현황을

파악하여 인계 준비

ㆍ 비치종결된 기록물 현황을 파악하여 인계 준비

ㆍ 이관대상 기록물 중 참고활용이 계속 필요한 기록물은

시행규칙 제20조 관련

처리과

별지 제3호 서식

기록물 이관 연기 신청

기록관

비치기록물 및

이관연기대상 제외

ㆍ이관 연기 신청서 검토 후 이관대상 기록물 확정

ㆍ이관대상 기록물 및 이관일 처리과에 통보

ㆍ 기록물 정리절차에 따라 이관기록물 정리 및 이관일에

기록관으로 이관

처리과

ㆍ비전자기록물

- 기록관리시스템(자료관시스템)의 ‘구기록물 등록’기능을

활용하여 기본목록(기록물철 단위) 및 세부목록(기록물건

단위)을 입력하여 관리

- 기록관리시스템(자료관시스템)의 ‘구기록물 등록’기능을

활용하여 기본목록(기록물철 단위) 및 세부목록(기록물

건 단위)을 입력하여 관리

※ 기록관리시스템(자료관시스템) 미구축 기관은 엑셀 등으로

기록관

이관 기록물 목록 관리

ㆍ전자기록물

- 기록관리시스템(자료관시스템)이관 Data규격에 따라

이관·관리

공공기관 기록물 관리지침

72 |

2) 유형별 이관방법

비전자기록물(문서·카드·도면·대장·시청각) 이관

• 기록물 편철 및 관리 방법에 따라 편철·정리하여 보존상자에 넣어 이관

기록물관리 따라하기

• 처리과에서 기록관으로 기록물 이관 시 비전자기록물철에 전자기록물 출력물(사본)이 함께 편철된

경우 이를 분리하여야 하며, 부득이하게 함께 편철 시 원본대조필을 날인하여 이관

• 구전자문서시스템(2004년 이전 사용)의 전자문서 출력·편철 방법에 따라 보존기간 10년 이상의

전자문서는 출력하여 관리(본 지침 ‘제3장 기록물관리 따라하기 → 기록물 등록·분류·정리·보존 →

사)전자기록물 관리’ 참조)

제3장

※ ‌보존기간 5년 이하의 전자문서는 전자문서시스템으로 전환하지 않고, 구전자문서시스템에서 관리·폐기 가능

전자기록물 이관

• 전자문서시스템-기록관리시스템(자료관시스템) 사용 기관은 전자기록 정리 완료 후 「시스템 간 이관

데이터 규격(행정기관의 전자문서시스템 규격, 행정안전부 고시 제2024-29호)」에 따라 생성된 파일

이관

·‌기록관리시스템(자료관시스템)이 미도입된 기관은 전자기록물 이관 업무를 수행할 수 없으므로

조속히 구축 필요

• 전자기록생산시스템과 기록관리시스템이 저장공간을 공유하는 경우와 행정정보 데이터세트의 경우는

관리권한만을 이전하는 것으로 이관으로 봄

※ ‌「공공기록물법」 제19조제4항 및 동법 시행령 제31조의2 개정(2022.7.)

나) 기록관에서 영구기록물관리기관(국가기록원)으로 이관

1) 일반사항

관련근거

• 「공공기록물법」 제19조

• 「공공기록물법」 시행령 제40조

이관 대상 기록물

• 국가적 보존가치가 높아 영구기록물관리기관의 장이 지정한 기록물

• 공공기관이 폐지되거나 승계기관이 없는 경우, 전체 기록물

• 공공기관이 민간기관으로 전환되었을 경우, 30년 이상 기록물 중 영구기록물관리기관의 장이 지정한

기록물

제3장 기록물관리 따라하기| 73

2) 이관 절차 및 방법

중앙기록물관리기관의 장이 이관대상 기록물을 지정하는 경우

업무주체

비고

업무내용

ㆍ공공기관 보유현황 요청

ㆍ이관대상기록물을 지정하여 기록관에 통보

국가기록원

※ 해당 기관과 사전 협의

기록관

시행규칙 별지

제2호(이관목록)

ㆍ 기록물 정리절차에 따라 이관대상 기록물을 정리

하여 이관 지정일에 이관목록과 함께 이관

국가기록원

ㆍ기록물 이관 검수 및 이관 완료 통보

공공기관에서 기록물 이관을 요청하는 경우

업무주체

비고

업무내용

기록관

시행규칙 별지

제2호(이관목록)

ㆍ기록관 이관 요청

- 대상기록물 목록 등 송부

국가기록원

기록물가치평가회의

개최

ㆍ 이관요청 기록물에 대한 가치 평가를 통해

이관여부 결정 및 결과 통보

기록관

시행규칙 별지

제2호(이관목록)

ㆍ 기록물 정리절차에 따라 이관대상 기록물을

정리하여 이관 지정일에 이관목록과 함께 이관

국가기록원

ㆍ기록물 이관 검수 및 이관 완료 통보

공공기관 기록물 관리지침

74 |

이관목록(시행규칙 별지 제2호 서식)

기록물철 단위로 이관하는 기록물

기관명(처리과 기관코드) :

이관년도 :

인계자 직급 및 성명 :

인수자 직급 및 성명 :

기록물관리 따라하기

제3장

개별관리기록물(건) 단위로 이관하는 기록물

기관명(처리과 기관코드) :

이관년도 :

인계자 직급 및 성명 :

인수자 직급 및 성명 :

* 종이기록물의 경우에만 기재

이관목록(별도 서식 사용 시)

① 순 서 : 연번 기입(각 기록물별 식별 가능한 일련번호 등 표기)

② 생산부서명 : 생산 당시의 부서명을 기재

③ 생 산 년 도 : 기록물이 생산된 연도 기입

④ 기록물제목 : 기록물 표지 앞면의 제목을 정확하고 자세하게 기입

⑤ 기록물형태 : 기록물 유형 기입(종이, 시청각 등)

⑥ 수 량 : 기록물이 보관상자로 편성되어 있지 않은 경우, 해당 기록물 권수 기입

⑦ 박 스 번 호 : 해당 박스번호 기입

⑧ 비 고 : 기타 참고사항 기입

제3장 기록물관리 따라하기| 75

기록물 인수 체크리스트(안)

ㆍ이관기관 : 행정안전부

ㆍ이관일자 : ㅇㅇㅇㅇ.ㅇㅇ.ㅇㅇ.

ㆍ이관근거 : 운영지원과-111

ㆍ이관수량 : 문서 20권

ㆍ기록물 주요내용 : 인사운영계획(안) 등

공공기관 기록물 관리지침

76 |

기록물관리 따라하기

제3장

제3장 기록물관리 따라하기| 77

참고

전자기록물 이관 시 상태 유형

문서상태 유형

• 전자파일의 육안검사를 통해 상태유형을 구분

① 문서오류(파일손상, 서명누락, 암호설정, 빈문서)

② 관인이상(관인 누락, 관인중복, 관인위치이상)

③ 붙임미확인(붙임별송, 붙임누락)

④ 기타(보존포맷 미변환, 내용누락, 그림손상, 확장자 이상, 변환오류 등)

• 유형별 정의

공공기관 기록물 관리지침

78 |

기록관리시스템(RMS)에서의 인수 시 주요 오류사항 및 조치사항

기록물관리 따라하기

제3장

제3장 기록물관리 따라하기| 79

공공기관 기록물 관리지침

80 |

기록물 평가 및 폐기

4

1) 일반사항

기록물관리 따라하기

관련근거

• 「공공기록물법」 제27조, 제27조의3

• 「공공기록물법」 시행령 제43조, 제54조의2, 제54조의3, 제54조의4

• 「공공기록물법」 시행규칙 제35조

제3장

• NAK 5-1:2014(v2.2) : 기록물 평가·폐기 절차-제1부 : 기록관용

업무처리 절차

평가계획 수립

폐기집행

평가대상 선정

평가결과 및 폐기목록 고시

기록관

처리과 평가

기록물평가심의회 심의

(보존기간재책정, 폐기, 보류)

기록물관리

전문요원 심사

처리과 의견취합

의견 조회

대상확인

처리과

기록물관리

담당자

의견취합 및 제출

업무담당자

책임자

지정

처리과

내용검토 및

평가의견 제출

업무

담당자

평가 및 폐기 원칙

• 처리과에서는 일체의 기록물을 폐기할 수 없으며, 기록물 폐기는 기록관(기록물관리 부서)으로 해당

기록물을 이관하고 보존기간이 경과한 후 반드시 기록물 평가 절차를 거친 후 폐기해야 함

• 보존기간이 경과한 기록물은 법에 따라 처리과 의견조회, 기록물관리 전문요원의 심사 및 기록물평가

심의회 심의 절차를 거쳐 처분하되, 평가 및 폐기의 주체, 시점, 방식 등을 명문화해야 함

※ ‌‌평가 및 폐기 업무수행 과정은 처분의 적정성을 증빙하기 위해 반드시 문서화하여 관리해야 함

※ ‌‌2012년부터는 기록물관리 전문요원에 의해서만 기록물 심사 업무 진행이 가능해졌으나, 기록물 생산량이

기록관 설치기준에 미달하는 공공기관은 기록물관리 부서의 기록물관리 담당자가 수행할 수 있음

제3장 기록물관리 따라하기| 81

평가대상 기록물

• 기록관에서 보존 중인 기록물 중 보존기간이 30년 이하로 보존기간이 만료된 기록물

• 기록관에서 보존 중인 기록물 중 보존기간이 준영구인 기록물로, 보존기간이 기산일부터 70년이

경과한 기록물

• 기록관에서 보존 중인 비전자기록물 중 보존기간이 30년 이상인 기록물에 대하여 원본은 폐기하고

보존매체만 보존할 경우, 원본을 보존매체에 수록한 때부터 3년이 경과한 기록물(원본 기록물을 생산한

부서의 의견조회, 전문요원의 심사, 기록물평가심의회 심의 후 국가기록관리위원회 심의를 받아 폐기할

것. 이 경우 보존매체본이 보존기간이 경과한 경우에는 「공공기록물법」 시행령 제43조제2항에 따라

처리하여야 함)

2) 기록물 평가 절차 및 방법

평가계획 수립 및 평가대상 확인

• 기록관으로 이관이 완료된 기록물 중 전년도에 보존기간이 경과한 기록물

확인 대상 및 방식

생산부서(처리과) 의견조회

• 기록관의 기록물관리 담당자는 평가대상 기록물 목록을 처리과별로 생산부서에 배부하고 처리과

기록물관리책임자에게 의견을 조회

• 처리과 기록물관리책임자는 대상 기록물의 업무담당자와 협의하여 보존기간 재책정·보류·폐기 등으로

구분하고, 그 사유와 함께 평가의견(기록물평가심의서)을 기록관에 제출

※ ‌‌재책정 : 기존 보존기간보다 상향하여 책정이 필요한 경우로 3년, 5년, 10년, 30년, 준영구, 영구 중 선택

※ ‌‌보류 : 평가시점에서 폐기 결정하기 곤란하다고 판단한 경우로, ‘보류’로 기재

• 평가의견은 기록관리기준표(기록물분류기준표), 관계 법령 등을 참조하여 행정적 가치 및 활용 여부를

고려하여 작성

공공기관 기록물 관리지침

82 |

기록물평가심의서(시행규칙 별지 제10호 서식)

기록물관리 따라하기

기록물관리 전문요원의 심사

• 생산부서의 의견을 취합·참조하여 행정적인 가치뿐만 아니라 역사적·증빙적 가치를 검토하여 해당

기록물의 보존가치를 평가하여야 함

제3장

• 평가 결과는 보존기간 재책정·보류·폐기 등으로 구분하며 평가사유와 함께 기록물평가심의서 작성

• 기록물평가심의서 작성이 완료되면 기록관장(기록물관리 부서장)이 검토하여 확정함

·‌시행령 [별표1]에서 제시하는 보존기간 책정 기준을 참조하여 공공기관별로 세부 기준을 반드시

마련하여 기록물의 행정적·역사적 가치 평가

·‌기록물의 행정적 가치 평가는 해당 기록물과 관련된 업무 또는 사업 종료 여부, 소송 진행 여부,

업무의 지속성을 위해 참고할 가치가 있는지 여부 등을 기준으로 판단

기록물평가심의회 심의

• 처리과 의견조회 및 기록물관리 전문요원의 심사를 완료한 기록물은 기록물평가심의회에 심의를

요청해야 함

• 기록관의 기록물관리 전문요원은 심의가 완료되면 회의록과 함께 심의 결과를 기관장에게 결재받아

최종 확정

※ ‌‌기록물 평가 및 폐기 시 보존기간 30년 이상 기록물의 경우(보존기간이 준영구인 기록물은 보존기간 기산일부터

70년[동종(同種)·대량 기록물로서 보존가치가 낮은 기록물은 50년]이 경과한 후에 평가해야 함)에는 생산부서

의견조회, 전문요원의 심사, 기록물평가심의회의 심의 외에 관할 영구기록물관리기관(국가기록원)과의 협의를

거쳐야 함

기록물평가심의회 구성·운영

• 구성 : 기관장이 위촉 또는 임명하며 위원장을 포함하여 5인 이내로 구성하되, 민간전문가 2인 이상을

포함해야 함

- ‌민간전문가 : 해당 기관의 기록물 가치를 평가할 수 있는 기관의 업무 관련 분야의 연구자･전문가 및

기록관리학, 역사학, 문헌정보학 등 유관 분야 전문가

※ ‌민간전문가는 공무원이 아닌 자를 말하며 국·공립대학 등의 교수는 민간전문가에 해당됨

• 진행 : 기록물평가심의회는 위원장이 주재하며, 심의 안건에 대해 보고를 받은 후 참석위원의 심의를

거쳐 의결

- ‌처분 : 보존기간 재책정, 보류, 폐기로 구분하여 확정

제3장 기록물관리 따라하기| 83

심의 시 고려사항

• 기록물 생산부서의 보존기간 검토 의견

• 기록물관리 전문요원의 심사 의견

• 평가대상 기록물의 보존기간이 기록관리기준표(또는 기록물분류기준표), 해당 기록물의 관계

법령에서 정한 보존기간과 상이한지 여부

• 기록물의 행정·증빙 및 역사적 가치 등

처분

• 보존기간 재책정 : 기록물평가심의회에서 보존기간이 재책정된 기록물은 목록 등을 통해 보존기간

변경 이력을 관리해야 하며, 대상 기록물에도 재책정된 보존기간을 명기해야 함

• 보류 : 기록물평가심의회에서 보류*로 의결된 기록물은 유예기간 경과 후 해당년도 평가 대상에

포함하여 평가(보류 유예기간은 심의회에서 결정)

* ‌보류는 보존기간이 경과한 기록물 중 민원이나 소송 등 당면 현안사항이 발생하여 일정기간 평가를 유예할

필요가 있을 때 해당

• 폐기 : 기록물평가심의회에서 폐기로 의결된 기록물은 기록물의 유형에 따라 별도의 폐기 계획을

수립하고 적법한 절차에 따라 폐기 집행

기록물평가심의 처분 결과 처리

• 기록물철별 평가의견을 기록물평가심의서에 반영(심의서 보존기간은 영구)하고 재책정 보존기간을

반영하기 위해 기록물 재정리

• 기록관리시스템(자료관시스템)을 이용하여 기록물철별로 기록물평가심의회 심의 결과를 등록·관리

·‌기록물 평가 결과(보존기간 재책정, 보류, 폐기로 구분) 및 사유

·‌재책정된 보존기간 또는 보류기간

·‌폐기 집행 결과(폐기 일자 및 담당자 등)

※ ‌<기록물 폐기 시 관리되어야 하는 메타데이터의 상세 내용>

➜‌ 국가기록원 누리집(홈페이지)→업무안내·자료→기록관리 자료실→표준·지침·매뉴얼 「기록관리

메타데이터 표준」의 부속서 F 참고

• 기록관리시스템(자료관시스템) 미구축 기관의 경우 ‘기록물평가심의서’에 ‘등록정보*’ 항목을 추가하여

엑셀 등의 전자파일로 관리

* ‌등록정보 : 기록물 평가결과(보존기간 재책정·보류·폐기 구분) 및 사유, 재책정 된 보존기간 또는 보류 기간

공공기관 기록물 관리지침

84 |

기록물 평가 절차

< 보존기간이 30년 이상인 기록물 중 보존장소가 기록관으로 지정된 기록물의 보존기간이 경과한 경우>

·생산부서 의견조회, 전문요원 심사, 기록물평가심의회의 심의, 관할 영구기록물관리기관과의 협의를 거쳐

보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분 처리

·다만, 보존기간이 준영구인 기록물은 보존기간 기산일부터 70년(동종·대량 기록물로 보존가치가 낮은

기록물은 50년)이 경과한 후에 평가해야 함

기록물관리 따라하기

< 전자적 형태로 생산되지 않은 기록물 중 원본을 폐기하고 보존매체만 보존하려는 경우>

·생산부서 의견조회, 전문요원 심사, 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 원본 폐기

·다만, 보존기간 30년 이상의 기록물은 원본을 보존매체에 수록한 때부터 3년이 지난 후 기록물평가심의회

심의 및 국가기록관리위원회 심의를 거쳐 기록물 원본을 폐기할 수 있음

제3장

3) 기록물 폐기 절차

폐기 집행 대상 선정 및 반출·확인

• 기록물평가심의회에서 폐기로 의결된 기록물을 대상으로 폐기 목록 작성 및 문서고에서 반출

전자기록물 폐기 집행

• 기록관의 장은 전자기록물이 승인받지 않고 폐기되지 않도록 보호하는 방안을 수립·시행, 폐기로 결정된

전자기록물은 규정된 방법에 따라 처리

• 전자기록물의 폐기는 해당 기록물에 포함되어 있는 모든 정보를 물리적으로 복구할 수 없도록 삭제하는

것을 말하는 것으로 기록물관리 담당자, 시스템 담당자, 정보보안 담당자 책임하에 폐기

※ ‌‌국가기록원 누리집(홈페이지)→업무안내·자료→기록관리 자료실→표준·지침·매뉴얼 「기록물 평가·폐기 절차

- 제1부 : 기록관용」 부속서 A, B 참고

비전자기록물 폐기 집행

• 비전자기록물의 폐기는 개인정보 및 보안사항 등이 유출되지 않도록 파쇄 또는 용해 등의 방식으로

하여야 함

• 폐기 수행 시 폐기 대상 기록물이 유출되지 않도록 기록물의 폐기가 종료될 때까지 기록물관리 관련

담당자 입회·감독

※ ‌‌기록물 폐기 시행을 기관 외부의 민간업체에 위탁한 경우 기록물의 폐기가 완전히 이루어질 때까지

관계 공무원이 참석하여 감독(「공공기록물법」 제27조제3항)

폐기 결과 관리

• 기록물 폐기 집행 후 위탁업체로부터 폐기 집행 기록물의 수령, 폐기방법 등을 명시한 폐기증명서를

징구하여야 함

제3장 기록물관리 따라하기| 85

• 기록관리시스템(자료관시스템)을 이용하여 폐기집행 결과*를 기록물철별로 등록·관리

* 폐기결과, 폐기사유, 폐기일자(입회·감독자)

• 기록관리시스템(자료관시스템) 미구축 기관의 경우 ‘기록물평가심의서’에 ‘폐기 집행결과’ 항목을

추가하여 엑셀 등의 전자파일로 관리

기록물 무단 폐기 등에 관한 벌칙(법 제50조 및 제51조)

• 7년 이하의 징역 또는 3천만원 이하의 벌금

1. ‌제19조의2(무단으로 손상·은닉·멸실 또는 유출하거나 국외 반출 금지)를 위반하여 기록물을 국외로 반출한

사람

2. ‌제27조제1항(전문요원의 심사, 기록물평가심의회의 심의) 또는 제2항을 위반하여 심사와 심의를 거치지

아니하거나 기준과 절차를 준수하지 아니하고 기록물을 폐기한 사람

3. 제27조의3제1항에 따라 폐기 금지의 통보를 받은 기록물을 폐기한 사람

• 3년 이하의 징역 또는 2천만원 이하의 벌금

1. 제19조의2를 위반하여 기록물을 은닉하거나 유출한 사람

2. 기록물을 중과실로 멸실시킨 자

3. 기록물을 고의 또는 중과실로 일부 내용이 파악되지 못하도록 손상시킨 자

4. 제37조제2항을 위반하여 비공개 기록물에 관한 정보를 목적 외의 용도로 사용한 자

4) 기록물의 폐기금지 제도

폐기금지 제도의 필요성

• 진실규명이 필요한 사회적 사안, 국가 주요 정책 관련 기록물의 폐기를 금지함으로써 공공업무의

투명성을 높이고 당대 사회의 중요기록물이 멸실되지 않고 보존될 수 있도록 국가적 차원의 조치를

취하는 제도임

폐기금지 제도 운영

• 중앙기록물관리기관의 장은 ‘국가적으로 중대한 사안으로서’ 조사기관 또는 수사기관의 요청이 있거나

국민의 권익보호 등을 위해 긴급히 필요한 경우 기록물의 폐기금지를 결정하고 해당 공공기관 등에

통보할 수 있음

※ ‌‌제도의 이행력 강화를 위해 폐기금지 조치된 기록물을 폐기하는 경우 처벌할 수 있는 벌칙 조항도 법률에 신설

(「공공기록물법」 제50조)

• 폐기금지 대상, 폐기금지 결정권한, 폐기금지 요청, 폐기금지 결정·통보, 폐기금지 기록물 관리, 공공기관의

폐기금지 이행 여부 확인, 해제 절차 등을 법령에 규정함

·‌폐기금지 제도의 법령 신설에 따른 실질적 운영을 위한 세부절차와 내용을 향후 마련하여 각급기관에

전파 예정

공공기관 기록물 관리지침

86 |

기록물관리 따라하기

제3장

제3장 기록물관리 따라하기| 87

서고관리 및 보안·재난관리

5

가) 서고관리

1) 일반사항

관련 근거

• 「공공기록물법」 제28조

• 「공공기록물법」 시행령 제38조, 제60조

• 「공공기록물법」 시행규칙 제28조·제29조·제31조·제32조

• NAK 11-1:2021(v.1.2) : 기록관 및 특수기록관 시설·환경 표준

• NAK 2-1:2024(v.1.2) : 기록물관리기관 보안 및 재난관리 기준

관리 원칙

• 기록관은 기록물을 안전하게 보존관리 하기 위한 시설장비 및 보존환경의 유지, 보안대책 및 재난 대비

계획을 수립·시행해야 함

• 기록관은 서고에 서고번호와 서가번호를 표시·등록하여 기록물의 보존위치를 식별할 수 있게 하여야 함

• 서고관리 책임자를 지정하여 서고의 출입 및 기록물의 입·출고 통제

• 기록관의 장은 ‘기록물 점검·검사 계획서’를 작성하고 이에 따라 기록물을 점검

• 보존기간이 30년 이상인 기록물의 서고 외 지역으로의 반출은 원칙적으로 금지(부득이한 경우 ‘기록물

반출·반입서’로 관리)

보존기록물 점검 및 검사

• 보존 중인 기록물에 대하여 주기에 따라 정수점검과 상태검사 실시

① 정수점검

- ‌기록관리 업무 및 열람 등으로 보존기록물 반출·입, 보존대상 기록물 신규 인수·배치 등으로 지속적인

점검 및 관리 필요

- ‌보존서고 내 기록물 수량 및 위치정보 점검

- ‌정수점검 완료 후 기록물 수량, 위치정보 등 수정사항에 대한 현행화 및 관리

② 상태점검

- ‌보존 매체별 재질상태, 훼손상태 점검

공공기관 기록물 관리지침

88 |

보존기록물 점검 및 검사주기(시행규칙 제31조제1항 관련 별표14)

기록물관리 따라하기

제3장

보존환경 관리 및 시설 장비

• 보존서고의 주기적인 환경점검을 통해 최적의 보존환경을 유지하고 소장기록물의 훼손 예방 및 안전한

보존

• 온도 습도 기준에 따른 항온항습 및 서고 내 청결 유지 관리

• 온습도계, 자동소화시설, 가스식 휴대형 소화기, 폐쇄회로 감시장치 또는 이중잠금장치, 장비 등 설치

운영

제3장 기록물관리 따라하기| 89

기록물 점검·검사서(시행규칙 별지 제7호 서식)

기록물점검·검사서

1. 기록물 정수점검서

정수점검서

2. 기록물 상태검사서

상태검사서

가. 종이류 기록물

( )

( )

( )

( )

( )

( )

공공기관 기록물 관리지침

90 |

기록물관리 따라하기

( )

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( )

( )

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제3장

다. 오디오류 기록물

라. 비디오·영화필름류 기록물

마. 행정박물류

사항

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( )

( )

( )

( )

( )

제3장 기록물관리 따라하기| 91

기록물 반출·반입서(시행규칙 별지 제8호 서식)

1. 기록물철단위로 반출·반입하는 경우

2. 개별관리기록물(건)단위로 반출·반입하는 경우

공공기관 기록물 관리지침

92 |

2) 기록물 보존시설·장비·환경 기준(시행령 제60조제1항 관련 별표6)

① 영구기록물관리기관의 시설·장비 및 환경기준(2021.1.5. 개정)

기록물관리 따라하기

제3장

※ ‌비고

1. 흑백 사진필름, 마이크로필름은 자기매체류의 온·습도의 기준에 따른다.

2. ‌탈산(脫酸: 산성 제거)·소독 장비, 복원·시청각 장비, 매체수록 장비는 업무처리량, 보존기록물 종류 등을

고려하여 민간용역으로 처리하는 경우에는 이를 설치하지 않을 수 있다.

제3장 기록물관리 따라하기| 93

② 특수기록관의 시설·장비 및 환경 기준

※ ‌비고

1. 흑백 사진필름, 마이크로필름은 자기매체류의 온·습도의 기준에 따른다.

2. ‌소독 장비, 매체수록 장비는 업무처리량, 보존기록물 종류 등을 고려하여 민간용역으로 처리하는 경우에는

이를 설치하지 않을 수 있다.

3. ‌시청각기록물의 경우 관리대상이 소량일 경우, 별도의 공간을 확보하지 않고 저온함 등을 활용하여 관리 할

수 있다.

공공기관 기록물 관리지침

94 |

③ 기록관의 시설·장비 및 환경 기준(2021.1.5. 개정)

기록물관리 따라하기

제3장

※ ‌비고

‌매체수록 장비는 업무처리량, 보존기록물 종류 등을 고려하여 민간용역으로 처리하는 경우에는 이를 설치하지

않을 수 있다.

제3장 기록물관리 따라하기| 95

나) 기록물 보안 및 재난대책

1) 일반사항

관련근거

• 「공공기록물법」 제30조

• 「공공기록물법」 시행령 제62조

• NAK 11-1:2021(v.1.2) : 기록관 및 특수기록관 시설·환경 표준

• NAK 2-1:2024(v.1.2) : 기록물관리기관 보안 및 재난관리 기준

기본사항

• 기록관은 기록물의 멸실, 훼손, 무단 유출, 무단 접근 등의 위험요소로부터 기록물을 보호할 수 있도록

필요한 조치를 수립·시행

• 기관의 특성에 맞는 보안 및 재난대비책을 구체적으로 수립·시행

• 보안 및 재난대비책의 정상 수행 여부를 주기적으로 지도·감독·개선

2) 보안 및 재난 관리대책

보안관리

• 기록관의 보안은 허가받지 않은 접근·이용·삭제·수정·파기로부터 기록물을 보호하는 조치임

• 기록물의 인수·등록·정리·보존·분류·평가·폐기·이관·열람 등 모든 기록관리 업무과정에서 보안을

고려해야 하며, 형태에 있어서는 물리적·관리적·기술적 요소들을 모두 고려해야 함

• 기록관은 해당 기관의 기록물 보존시설, 보안시설·장비, 출입인원 관리, 정보통신망 등에 대한 보안

취약점을 사전에 식별·분석하고 보안성을 검토해야 함

• 기록관은 조직 구성 및 업무분장에 있어서 소장 기록물의 보안에 대한 책임과 역할을 명확히 규정해야 함

재난관리

• 기록물이 손상·유실되지 않도록 안전하게 보호하는 것을 말함

• 재난대비 계획은 주기적으로 관리되어야 하며 기관 차원의 종합계획이 될 수 있도록 기관장의 결재를

받아야 함

• 재난대비 계획은 해당 기관이 보유하고 있는 기록물의 종류별 특성과 보존방법 등을 종합적으로

고려하여 마련해야 함

• 기본적인 재난 종류(화재, 수해, 지진 등)와 대책을 포함하되, 위험평가를 바탕으로 기록관(보존서고)의

지정학적 특징에 따라 재난 종류별 대책이 함께 포함되어야 함

• 수립된 계획은 전 직원에게 주기적인 교육과 실제훈련을 통해 숙지시켜야 함

• 기록관의 장은 조직 구성 및 업무분장에 있어서 재난관리에 대한 책임과 역할을 명확히 규정

공공기관 기록물 관리지침

96 |

• 기록관의 재난대책에는 비상연락망과 연락체계를 포함하여 재난 상황별 업무담당자와 역할이

구체적으로 명시되어야 함

• 기록물의 대피 우선순위, 근무자 안전규칙을 포함하고 필수기록을 지정·관리하여야 함

기록물관리 따라하기

※ ‌NAK 2-1:2012(v.1.1) 기록물관리기관 보안 및 재난관리 기준 참조

제3장

제3장 기록물관리 따라하기| 97

참고

처리과(생산부서) 기록관리 점검표(예시)

공공기관 기록물 관리지침

98 |

2절

기록물 유형별 관리

기록물관리 따라하기

조사·연구·검토 기록물

1

관련근거

• 「공공기록물법」 제17조

• 「공공기록물법」 시행령 제17조

제3장

생산·관리

• 주요 정책 또는 사업 등을 추진하는 과정에서 조사·연구 또는 검토한 내용 및 결과 등을 기록물로

생산·등록 및 관리하여야 함

• 조사·연구·검토 기록물은 업무를 수행하기 전 계획 단계에서 만들어지는 기록물로, 기록물 생산·등록이

이루어질 수 있도록 자체 교육 시 반드시 안내

※ ‌‌조사·연구·검토 기록물은 해당 업무와 관련된 일반문서가 포함되는 단위과제(단위업무)와 동일한 보존기간을

책정함. 다만, 보존가치가 높다고 판단되는 조사·연구·검토 기록물인 경우에는 보존기간이 영구 또는 준영구로

책정 될 수 있도록 해당 단위과제(단위업무)의 보존기간을 변경하거나 단위과제(단위업무)를 신설함

• 간행물 형태로 생산되는 조사·연구·검토 기록물은 발간등록번호를 부여하여 관리하여야 함

작성대상

• 법령의 제정 또는 개정 관련 사항

• 조례의 제정 또는 개정이나 주요 정책의 결정 또는 변경

• 「행정절차법」에 의하여 행정예고를 해야 하는 사항

[행정절차법 제46조(행정예고)] ① 행정청은 정책, 제도 및 계획(이하 ‘정책 등’ 이라 한다)을 수립·시행하거나

변경하려는 경우에는 이를 예고하여야 한다. 다만, 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 예고를 하지

아니할 수 있다. <개정 2019. 12. 10.>

1. ‌신속하게 국민의 권리를 보호하여야 하거나 예측이 어려운 특별한 사정이 발생하는 등 긴급한 사유로 예고가

현저히 곤란한 경우

2. 법령 등의 단순한 집행을 위한 경우

3. 정책등의 내용이 국민의 권리·의무 또는 일상생활과 관련이 없는 경우

4. 정책 등의 예고가 공공의 안전 또는 복리를 현저히 해칠 우려가 상당한 경우

② 제1항에도 불구하고 법령 등의 입법을 포함하는 행정예고는 입법예고로 갈음할 수 있다.

• 국제기구 또는 외국기관과 체결하는 주요 협약·협정 등

• 「국가재정법」 제38조 제1항에 해당하는 대규모 사업 또는 같은 법 시행령 제14조에 해당하는 대규모

개발사업

제3장 기록물관리 따라하기| 99

[국가재정법 제38조(예비타당성 조사)]

① ‌총사업비가 500억원 이상이고 국가의 재정지원 규모가 300억원 이상인 신규 사업으로서 다음 각 호의 어느

하나에 해당하는 대규모사업 (이하 생략)

1. 건설공사가 포함된 사업

2. 「지능정보화 기본법」 제14조제1항에 따른 지능정보화 사업

3. 「과학기술기본법」 제11조에 따른 국가연구개발사업

4. 그 밖에 사회복지, 보건, 교육, 노동, 문화 및 관광, 환경 보호, 농림해양수산, 산업·중소기업 분야의 사업

[국가재정법 시행령 제14조(대규모 개발사업) ]

(생략)..대규모 개발사업이란 총사업비가 500억원 이상인 사업을 말한다. 다만, 건축사업의 경우에는 총사업비가

200억원 이상인 사업을 말함

• 그 밖에 기록물관리기관의 장이 조사·연구 또는 검토한 내용 및 결과를 기록물로 생산할 필요가 있다고

인정하는 사항

영구기록물관리기관의 장 및 각급기관 기록관의 장이 기관 운영에 필요하거나, 역사적 가치 또는 행정 참고를

위하여 필요하다고 판단하는 업무에 대해서는 업무와 관련하여 조사·연구·검토한 내용 및 결과를 기록물로

생산하도록 생산의무를 부과할 수 있음

구성요소

공공기관 기록물 관리지침

100 |

예비타당성 조사사업

• 총 사업비가 500억 이상이고 국가 재정지원 규모가 300억원 이상인 신규사업으로

기록물관리 따라하기

- ‌건설공사가 포함된 사업

- ‌「지능정보화기본법」 제14조제1항에 따른 지능정보화 사업

- ‌「과학기술기본법」 제11조에 따른 국가연구개발사업

• 대규모 개발사업은 총사업비가 500억원 이상인 사업을 가리키며, 건축사업의 경우 총사업비 200억원

이상인 사업을 말함

제3장

※ ‌‌「국가재정법」 시행령에는 대규모 사업에 앞서 예비타당성 조사를 시행하도록 하고 있으며, 대규모 개발사업도

국가에서 관리하도록 하고 있음. 이를 위해 정부예산 및 회계의 투명성을 확인하는 주요 기록으로서 공공기관의

조사·연구·검토 기록물을 작성·관리해야 함

제3장 기록물관리 따라하기| 101

공공기관 기록물 관리지침

102 |

회의록

2

관련근거

기록물관리 따라하기

• 「공공기록물법」 제17조

• 「공공기록물법」 시행령 제18조

생산·관리

• 공공기관은 주요 회의의 회의록, 속기록 또는 녹음기록을 작성하여야 함

제3장

• 기록물관리 담당자는 주요 회의 현황을 파악하고, 생산된 회의록은 전자기록생산시스템을 통해

관리하여야 함

• 비공개로 결정된 회의록은 비공개 기간 동안 보호될 수 있도록 필요한 조치를 취하여 관리하여야 함

• 간행물 형태로 생산되는 회의록은 발간등록번호를 부여하여 관리하여야 함

작성대상

• 개별법 또는 특별법에 따라 구성된 위원회 또는 심의회 등이 운영하는 회의

※ ‌(예시) 공직자윤리위원회, 자체평가위원회, 민원조정위원회, 보통승진심사위원회, 고충심사위원회,

징계위원회, 정보공개심의위원회, 기록물평가심의회

• 공공기관의 장이 참석하는 회의(필수)

• 해당 기관의 운영·경영과 관련한 주요 회의

• 조사·연구·검토 기록물의 사항에 관한 심의 또는 의견조정을 목적으로 주요 직위자가 참석하는 회의

※ ‌(예시) 임원추천위원회, 감사위원회, 업무계획보고회의, 경영현안점검회의, 이사회, 주주총회, 정보공개

심의회, 기록물평가심의회

• 그 밖에 회의록의 작성이 필요하다고 인정되는 주요 회의

※ ‌(예시) 보안심사위원회

[회의록 관리 시 참고사항]

① ‌2016년 국회 결산 시 ‘국회 시정 요구사항’ 중 회의록 생산 및 등록은 국회·언론 및 시민단체 등의 관심이 높은

사안으로 각급기관에서는 회의록 생산 및 관리 철저 요망

* 회의록 생산 의무가 부과된 회의에 대한 회의록을 생산하지 않아 국회 등의 지적이 발생하지 않도록 주의 요망

② 2019년 국회입법조사처 「국정감사 이슈 분석」에서 회의목록 관리 미비 및 회의록 내용 부실 지적

제3장 기록물관리 따라하기| 103

회의록 구성요소 및 작성주체

• 구성요소

• 생산 주체

- ‌해당 회의를 소집 또는 주관하는 공공기관에서 생산하여야 하며, 주관기관이 불분명하거나

공공기관이 아닌 경우에는 회의참석자 중 회의 안건과 관련하여 업무 연관성이 가장 높은 공공기관을

정하고 해당 공공기관이 생산

- 회의록 생산 시 위원의 서명이 필요한 경우 서명자료도 붙임으로 함께 관리

회의록 등록 및 관리방법

• 공공기관의 회의 주관부서는 업무추진과정에서 회의록 생산 및 등록 여부를 확인하고 미등록된

기록물은 추가 정리·등록

• 회의록은 생산과 동시에 전자기록생산시스템에 등록하여야 하며, 회의에 상정된 안건은 회의록 등록

시 함께 등록하여 관리

• 생산한 회의록을 등록할 때에는 ①, ② 중 한 가지 방법으로 등록

① 회의록 단독 등록

※ ‌(문서제목 예시) ○○위원회 ○○○○년 제○차 회의 회의록

② 회의 결과를 문서로 등록 시 회의록을 붙임자료로 첨부

※ ‌(문서관리카드 본문 내 붙임자료 명명 예시) 붙임 ○○위원회 ○○○○년 회의결과(회의록 포함), 회의록을

붙임자료로 첨부하는 경우 문서관리카드 키워드에 “#회의록” 반드시 입력

• 회의록의 보존기간은 해당 업무의 단위과제(단위업무)와 동일하게 책정

- ‌다만, 보존가치가 높다고 판단되는 회의록의 경우 해당 단위과제(단위업무)의 보존기간을 영구 또는

준영구로 책정

• 문서관리카드의 문서정보에 키워드 입력이 가능한 전자기록생산시스템을 사용하는 경우 해당 문서에

포함되어 있는 기록물 유형을 반드시 키워드로 입력

※ ‌(예시) #회의록#속기록#녹취록#녹음기록#녹화기록#회의안건

공공기관 기록물 관리지침

104 |

• 기록관의 장은 해당 기관의 기록물관리 지도·감독 시 부서별 회의록 생산 의무 대상 회의 목록을

작성·관리, 회의록 생산 의무 이행 및 등록·관리 여부를 포함하여 실시

회의록 생산의무 대상 회의 관리

기록물관리 따라하기

• 기록관은 해당 기관의 법정 회의록 생산 의무 회의 목록을 확보하고 회의별 회의록 작성 현황을

점검·관리하여야 함

• 관할 공공기관에 위원회 등 회의체가 신설된 경우 「공공기록물법」에 따라 회의록 생산 의무가

부과되는 회의인지 여부를 확인

제3장

- ‌생산 의무가 부과되는 회의인 경우에는 회의체를 주관하는 처리과에 이를 알려 회의록을 생산·등록

관리하도록 하여야 함

• 회의개최, 위원위촉, 수당지급 등 일상적인 회의 운영에 관한 단위과제(단위업무)와 회의결과로

생산되는 회의록, 속기록(또는 녹음기록)의 등록관리 단위과제(단위업무)*를 분리하여 운영함으로써

기록 보존 및 이용가능성 보장

* 공공기관에서 운영하는 회의의 경우에도 보존기간을 ‘영구’로 운영 가능

※ ‌회의록 생산의무 대상 주요회의 목록 작성 서식(예시)

속기록 또는 녹음기록 작성

• 회의록 작성 대상 중 영구기록물관리기관의 장이 지정하는 회의는 회의록과 함께 속기록 또는

녹음기록 중 어느 하나를 생산하여야 함

- ‌녹음기록 방식으로 생산하는 경우 녹취록을 함께 작성하여 등록·관리

- ‌기관 고유 단위과제(단위업무)*를 생성하여 회의록·속기록·녹음기록·녹취록 등을 편철하여 관리

* (예시) ○○위원회 회의록 속기록 관리(영구)

• 회의록은 발언요지로 작성이 가능하나 속기록은 참석위원 발언 전체 내용을 작성하여야 함

생산현황 통보

• 처리과에서는 전년도 생산된 회의록 생산현황을 ‘기록물 생산현황 통보’ 서식에 따라 작성하여 소관

기록관에 통보(매년 5월 31일까지)

- ‌기록관에서는 회의록 생산 의무 대상 회의 목록을 토대로 처리과의 회의록 생산현황 통보 내용을

확인 및 점검

- ‌회의록 생산 목록 서식을 기관의 회의록 생산 의무 대상 주요회의 목록으로 활용할 수 있도록 전년도

개최횟수가 없는 회의도 회의록 서식에 기재하여 관리

제3장 기록물관리 따라하기| 105

• 속기록(또는 녹음기록) 생산 의무 대상 회의인 경우 회의소집 횟수, 서면결의 횟수, 회의록, 속기록

(또는 녹음기록) 생산 건수를 누락없이 제출

- ‌기록관에서는 속기록(또는 녹음기록) 생산 의무 지정 회의가 처리과가 제출한 회의록 생산현황 및

생산목록에 누락된 경우 이를 확인하여 검토 보완

※ ‌‌회의를 개최하지 않았거나 기록물 생산 건수가 없는 경우에도 반드시 해당 사항을 제출(대면회의 소집 및

서면결의 횟수가 모두 ‘0’인 경우에는 개최횟수, 회의록 작성횟수, 속기록(또는 녹음기록) 작성횟수를 ‘0’으로

입력)

공공기관 기록물 관리지침

106 |

회의록 작성(예시)

- ‌대면/출석/영상 회의로 개최된 회의의 회의록 서식(예시)

기록물관리 따라하기

제3장

※ ‌‌대면회의에 대한 회의록과 함께 속기록 또는 녹음기록을 생산한 경우 별도의 붙임파일로 회의록과 함께

등록·관리

제3장 기록물관리 따라하기| 107

- ‌서면회의로 개최된 회의의 회의록 서식(예시)

공공기관 기록물 관리지침

108 |

기록물관리 따라하기

제3장

제3장 기록물관리 따라하기| 109

공공기관 기록물 관리지침

110 |

시청각기록물

3

관련근거

기록물관리 따라하기

• 「공공기록물법」 제17조, 제23조

• 「공공기록물법」 시행령 제19조, 제56조

• 「공공기록물법」 시행규칙 제4조

생산대상

제3장

• 공공기관의 장 등 주요 직위자의 업무 관련 활동과 인물사진(필수)

(예시) 주요 직위자의 취임식·이임식, 관계 기관장과의 회의 등

• 타 기관·단체, 외국 등과의 협약·협정·교류·계약 등의 추진과 관련된 공공기관의 주요 활동 및 행사

(예시) 업무협약식, 정부 주관 국경일·기념일 행사, 국제행사, 기관홍보 영상 등

• 「국가재정법」 제38조제1항에 해당하는 대규모 사업 또는 같은 법 시행령 제14조에 해당하는 대규모

개발사업

※ ‌‌「국가재정법」 제38조제1항과 같은 법 시행령 제14조에 해당하는 사업 중 공공기관의 장과 중앙기록물

관리기관의 장이 협의하여 정한 대규모사업·공사의 경우 동영상기록물을 생산해야 하며, 이 경우 촬영개요 및

시간별 촬영 세부사항 등을 포함한 설명문을 별도로 작성해야 함 (예) 녹색뉴딜 사업

• 대규모 토목·건축공사 등 실제 본래의 모습을 찾기 어렵게 되거나 각종 형태의 구조물이 사료적 가치가

높아 시청각 기록물로 그 모습을 보존할 필요가 있는 사항

(예시) 새만금개발사업, 청계천복원사업, 대규모 개발사업지구 지정 사진 등

• 다수 국민의 관심사항이 되는 주요 사건 또는 사고로 공공기관의 장이 시청각기록물의 작성·보존이

필요하다고 인정하는 사항

• 그 밖에 시청각기록물의 생산이 필요하다고 인정되는 사항

생산·관리

• 주요 업무수행과 관련하여 사업 시행 전·시행 과정 및 시행 후의 전체 과정을 체계적으로 파악할 수

있도록 생산하여야 함

시청각기록물 등록

• 공공기관은 업무수행과 관련하여 사진·필름·테이프·비디오·음반·디스크 등 영상 또는 음성 형태의

기록물을 생산한 때에는 그 기록물을 전자기록생산시스템으로 등록·관리하여야 함

• 업무수행 과정을 보여줄 수 있는 보존 대상을 선별하여 등록하여야 함

- ‌사진·필름류는 촬영된 사진 및 필름 중 보존 대상으로 적합한 작품 등을 선정하고, 선정된 사진을

전자기록생산시스템에 등록

제3장 기록물관리 따라하기| 111

- ‌녹음·동영상류는 촬영·녹화 또는 녹음된 기록물의 편집이 완료된 시점에 편집 완성본을

전자기록생산시스템에 등록. 단, 편집장비가 없는 경우 편집되지 않은 상태 그대로 등록 가능

- ‌동영상 기록물의 경우 촬영 개요 및 시간별 촬영 세부사항 등을 포함한 설명문을 별도로 작성

※ ‌‌시청각기록물은 일반문서와 달리 등록이 지연될 경우 생산맥락을 잃을 수 있으므로 반드시 생산과 동시에

등록

• 접수한 시청각기록물은 유형에 상관없이 접수와 동시에 등록

시청각기록물 등록번호 표기방법

사진·필름류 : 사진의 뒷면과 포장재료의 좌측상단 여백에 표기

ㆍ 오디오, 비디오, 영화필름 : 보호케이스와 보존용기에 표기

ㆍ 테이프, 디스크, 디스켓 : 보호케이스와 보존용기에 표기

ㆍ 전자파일 : 폴더명에 등록번호 등을 기입

<접수등록번호>

<생산등록번호>

3.5cm

3.5cm

• 처리과에서 비전자문서로 등록 시

- ‌문서등록대장에서 ‘생산 비전자문서등록’ 또는 ‘접수 비전자문서등록’을 사용하여 시청각기록물

유형*을 선택하여 등록

* 사진·필름류 또는 녹음·동영상류

※ 시청각기록물 등록사항

･ 문서정보 : 제목, 과제카드명, 관련정보, 문서요지, 붙임

･ 보고경로 : 기안자, 결재자, 기안일자, 결재일자

･ 시행정보 : 생산등록번호, 등록일자, 공개여부

･ 관리정보 : 열람범위/제한, 쪽수, 등록구분(기록물형태, 내용요약*)

* 생산일자, 주요내용, 장소, 주요인물 성명 및 직위, 위치정보 등

• 처리과에서 전자문서로 등록 시

- ‌(유형1) 전자기안 시 파일로 첨부가 가능한 경우 붙임파일로 첨부

- ‌(유형2) 전자기안 시 분리등록을 하여야 하는 경우

·붙임이 매체(CD, 인화사진, USB 등)이면 ‘분리등록’을 사용하여 매체별로 각각 분리하여 등록

공공기관 기록물 관리지침

112 |

·붙임을 별송하는 발송자는 원본을 발송한 문서에 ‘분리등록’하고 사본을 수신자에게 별도 송부

·수신자는 문서 접수 후 별송된 사본을 ‘분리등록’하여 등록

·‌분리등록하는 방법은 전자기록생산시스템의 문서등록대장에서 발송/접수한 문서를 선택하여 각각

기록물관리 따라하기

‘분리등록’ 등록

※ ‌기안자 및 처리과 기록물관리 책임자 등 분리등록 작성 권한 확인

･ ‌디지털 저장매체 단위로 등록하는 경우 장기 보존성, 가독성 등을 고려하고 필요시 보존성·가독성이 높은

매체에 옮겨 등록

･ ‌아날로그 매체인 경우 원본이나 희귀본이 물리적으로 훼손되지 않도록 주의하여 관리하되 되도록 디지털화하여

제3장

함께 등록

･ ‌기록관으로 이관 시 ‘분리등록’한 첨부물과 전자기안문의 본문(사본)을 출력하여 함께 이관

시청각기록물 등록 시 주의사항

• 시청각기록물은 이미지, 영상, 소리 등을 기록화한 것으로 사진, 필름, 오디오, 비디오, 영화필름, 멀티미디어

콘텐츠 등을 포함하며 동영상으로 제작된 시청각기록물(DVD 또는 CD)은 전자기록생산시스템에 등록

• 시청각기록물 관리 제외 대상

·‌일반문서를 촬영한 마이크로필름, 문서 이미지가 수록된 광디스크 등 보존매체

·‌e-Book으로 제작된 DVD(또는 CD) 등 간행물

·‌기록정보로서 가치가 없거나 가치판단이 불가능한 시청각물

(예시) ‌매체훼손 등으로 내용 확인이 불가능한 시청각물, 생산·접수이력 및 내용 모두 불확실한 시청각물, 촬영 목적과

관련 없는 장면·테스트용 컷 등

·‌방송 녹화 및 녹음자료

• 시청각기록물의 관리정보 중 내용요약 추가 기입

·‌녹음일자(또는 촬영일자) 등 생산일자*, 시청각기록물의 주요내용, 내용 중 등장하는 주요인물의 성명 및

직위, 주요 인물의 위치정보(사진·필름류의 경우) 기입

* ‌시청각기록물의 등록일자는 보존 대상을 선정하여 전자기록생산시스템에 등록하는 경우 등록시점이 생산일자와

동일하지 않을 수 있으므로 생산일자를 내용요약 정보에 반드시 기입

·‌저작권(판권), 민감정보 등 접근 및 활용 제한요소가 있는 경우 해당 정보를 함께 기입하여 관리

시청각기록물 편철

<전자기록생산시스템 등록 시 편철 기준>

• 정부기능분류시스템(BRM) 분류체계에 따른 논리적 편철

- ‌전자기록생산시스템으로 생산 시 관련 업무의 해당 단위과제(단위업무)에 편철

·‌(업무관리시스템 사용기관) 기록관리기준표에 따라 단위과제 > 단위과제카드에 편철

·‌(전자문서시스템 사용기관) 기록물분류기준표에 따라 단위업무 > 기록물철에 편철

제3장 기록물관리 따라하기| 113

※ ‌‌단위과제(단위업무)는 기록물 생산 관련 업무의 단위과제(단위업무)를 적용함. 단, 기관의 홍보담당관실·

공보부서·대변인실 및 주요 시청각기록물 생산부서의 경우 「주요 시청각기록물 관리」 단위과제(단위업무)

및 단위과제카드(기록물철)를 신설하여 시청각기록물을 편철할 수 있음

- ‌단위과제(단위업무) 편철 시 주의사항

·‌일반 시청각기록물 생산부서에서 「공공기록물법」 시행령 제19조의 생산 의무 대상 시청각기록물

중 영구보존이 필요한 중요 시청각기록물을 생산한 경우 별도의 ‘주요 시청각기록물관리’

단위과제(단위업무)를 신설(보존기간 영구)하고 사안별 단위과제카드(기록물철)를 생성하여 편철

·‌주요 시청각기록물 생산부서(홍보담당관실 공보부서 대변인실 등)에서 중요 시청각기록물을

생산하여 영구보존이 필요한 경우 기관공통 ‘주요 시청각기록물관리’ 단위과제(단위업무)에 사안별

단위과제카드(기록물철)를 생성(보존기간 영구)하여 편철

·‌영구보존 대상이 아닌 시청각기록물은 해당 업무 단위과제(단위업무)에 사안별로 단위과제

카드(기록물철)를 생성하여 편철

·‌사안별로 단위과제카드(기록물철)를 생성하여 기록물을 편철하는 것이 어려운 경우* 시청각기록물의

생산정보를 기재한 목록 파일과 함께 등록

* ‌하나의 사안이 연속적으로 발생한 경우, 처리과에서 생산이 빈번한 경우, 다수의 건이 봉투나 사진첩에 들어

있는 경우 등

「주요 시청각기록물 관리」 단위과제(단위업무) 신설 시 편철 방법 예시

(단위과제)

주요 시청각기록물 관리

(단위과제카드)

주요 시청각기록물 관리

비전자 생산 > 제목 :

행사(동영상)

비전자 생산 > 제목 :

회의(녹음파일)

비전자 생산 > 제목 :

학술발표회(사진파일)

공공기관 기록물 관리지침

114 |

홍보부서(홍보담당관실, 대변인실, 공보담당관실 등) 시청각기록물 등록 유의사항

·‌홍보부서는 「공공기록물법」 시행령 제19조제1항 각호의 어느 하나에 해당하는 시청각기록물 중 영구보존이

기록물관리 따라하기

필요한 시청각기록물의 경우 “주요 시청각기록물 관리”(영구) 단위과제(단위업무)에 편철

·‌홍보부서는 “주요 시청각기록물 관리”(영구)에 사안별로 단위과제카드(기록물철)를 생성하여 주요 시청각

기록물을 편철

·‌홍보부서는 촬영된 시청각기록물이 영구보존 대상이 아닐 경우 해당업무 단위과제(홍보기획 등)에 사안별로

단위과제카드를 생성하여 편철

·‌홍보부서는 사안별로 나누어 기록물건을 등록하기 어려운 경우 아래 목록 양식에 시청각기록물의 생산정보를

제3장

기재하여 첨부파일로 등록

<ㅇㅇㅇㅇㅇㅇ 관련 시청각기록물 생산목록( 예시 >

① 생산부서 : 시청각기록물 생산부서명 기재

② 건제목 : 시청각기록물의 제목 기재

③ 수량 : 기록물 건별 세부수량 기재

(예) ‌사진/필름 2롤은 "2", 인화사진 3매는 "3", 전자파일은 '22년 제1회 A회의(1건)'의 사진파일이 15개인 경우 "15" 등으로 기재

④ 등록번호 : 전자기록생산시스템에서 부여받은 등록번호(문서번호) 기재

⑤ 단위과제 : 시스템에 등록된 단위과제(단위업무)명을 정확하게 기재

⑥ 보존기간 : ‌1년/ 3년/ 5년/ 10년/ 30년/ 준영구/ 영구 중 해당 단위과제(단위업무)의 보존기간과 동일한

보존기간 기재

⑦ 생산일자 : 촬영일자를 기재 (예: 2024. 7. 4.)

⑧ 생산장소 : 촬영한 장소를 기재

⑨ 주요인물 : 시청각기록물에 등장하는 주요인물 및 직위를 기재

⑩ 내용요약 : 시청각기록물에 대한 주요 내용을 기재

⑪ 유형구분 : 사진·필름류/ 녹음·동영상류 중 선택하여 기재

⑫ 매체형태 : 시청각기록물의 매체형태를 기재

⑬ 저작권여부(저작권자) : ‌민간 등 별도 저작권이 있는 경우 해당 저작권자명과 이용가능 범위, 제약사항 등 권리사항 기재

※ ‌(주의사항) 공공기관이 생산한 시청각기록물인 경우 저작권여부 생략

⑭ 공개여부(비공개호수) : 공개 값을 공개/ 비공개/ 부분공개 중 선택하고 비공개 호수를 기재

⑮ 비고 : 기타 특이사항 등 부가정보 기재

제3장 기록물관리 따라하기| 115

<시청각기록물 정리 편철 기준>

• 시청각기록물 매체별 물리적 편철

·‌동일한 행사 및 사안 단위로 철을 만들되 기록물철에 포함되는 하위 건들은 시간 발생순으로

배치하여 하나의 시청각기록물철(권)을 생성

·‌해당 매체에 적합한 보호케이스(또는 보존용품)에 넣어 관리하고 보호케이스 앞면 등에

제목·생산년도·종류·수량 등과 함께 기록물철 분류번호 표시

분류번호 구성 : 시스템구분 + 처리과 기관코드 + 단위과제 식별번호 + 기록물철 식별번호

• [유형1] 사진/필름류

- ‌사진·필름류는 관련 내용이 이해될 수 있도록 사안의 흐름에 맞추어 배열 정리하고 재질별로 적절한

보존 봉투 또는 보존용 사진첩 등 보존 재료를 선택하여 보관, 좌측 상단에 생산부서·제목(내용)·

생산일자·기록물 형태·수량 등과 함께 기록물철 분류번호 표기

- ‌여러 사안의 필름이 물리적으로 연결되어 있는 경우, 사안별로 필름을 분리하여 기록물철 구분

< 사진·필름류 기록물철 분류번호 표시 >

< 사진·필름류 크기별 봉투 규격 >

(단위 : cm)

공공기관 기록물 관리지침

116 |

유형1 사진/필름류, 유형2 오디오/비디오류 참고

➜ 아날로그 시청각기록물

기록물관리 따라하기

• 인화사진 1개 봉투 = 1철, 사진필름 1롤 = 1철, 영화필름 1캔 = 1철, 사진앨범 1권 = 1철, 동영상 DVD 1장

= 1철, 음반CD 1장 = 1철

※ ‌‌아날로그 시청각기록물은 원본매체가 광매체(CD, DVD, Blru-ray등)인 경우이며, 공CD 등 별도매체에

시청각파일을 옮겨 담은 경우는 ‘[유형3]전자파일’을 따름

➜ 참고 : 「시청각기록물 표기서식」(시청각기록물 보관 시 기록물 겉면 부착)

제3장

• [유형2] 오디오/비디오류

- ‌사안별로 편집 완료된 기록물을 발생순서에 따라 보존용 매체(광디스크, 테이프 등) 및 보호케이스

등에 넣은 후 매체 본체와 보호케이스에 해당 정보*를 표시하여 관리

정보 : 분류번호, 제목(내용)·생산일자·기록물 형태·수량 등

- ‌녹음 및 녹화 시간이 길어 한 편을 시간상 여러 개로 나눌 경우 각각을 기록물철로 생성하고 관련 정보

기입

(예시) 기록물철명 : 2024년 A홍보영상 2-1, 2024년 A홍보영상 2-2

- ‌분리될 수 없는 매체(테이프, 영화필름 등)의 경우 하나의 기록물철로 생성

- ‌영화필름은 보호케이스 중앙에 제목·생산년도·종류·수량 등과 함께 기록물철 분류번호를 표시하되

녹화시간이 길어서 여러 개의 테이프로 나뉘어져 있는 경우에는 기록물철명에 관련 정보를 함께 기입

(예시) ‌동일한 사안이 3개의 영화필름으로 구성된 경우

기록물철명 : 대통령 취임식(3-1), 대통령 취임식(3-2), 대통령 취임식(3-3)

< 테이프·디스크 등 분류번호 표시방법 >

가. 일반규격

나. 소형규격

생산연도

(생산연도)

제3장 기록물관리 따라하기| 117

유형2 오디오/비디오류 예시

공연 DVD(원본매체) 생산

기록물 제목 : 2024년 제000호 인간문화재 공연

등록제목 : 2024년 제000호 인간문화재 공연, 형태 : DVD, 등록 건수 : 1, 수량(쪽수) : 1

• [유형3] 전자파일

- ‌전자문서에 첨부하지 않고 관리 중인 시청각 전자파일의 경우 사안(건)별로 폴더를 생성하고 매체에

저장*하여 관리

* 해당 전자문서가 있는 경우 문서 본문의 사본(PDF파일)도 함께 매체에 저장

- ‌사안(건)별 폴더는 생산 순서에 따라 배치될 수 있도록 폴더명 작성

폴더명 : ‌[등록번호(문서번호)]+생산일자+건제목(행사명 등)+인물+장소 등

(예시) 행정과-123_20240107_제1회 A회의_홍길동장관_본관 2층 회의실

- ‌폴더목록(생산목록)을 작성하여 매체와 함께 관리(매체에 저장 권장)

- ‌저장매체 본체와 보호케이스에 매체정보 표시

매체 정보 : 매체명, 업무명, 처리과명, 생산년도(또는 기간)

(예시) 매체명 : ’24년 주요 시청각 기록CD (1) / 업무명 : 기관홍보 / 처리과 : 행정과 / 생산년도 : 2024

※ ‌‌기록물 폴더별 이관목록 또는 색인목록(생산목록)을 작성하여 별도 매체와 함께 이관해야 하며, 별도 매체의

유형 및 기기를 시청각기록물로 간주하여 생산정보 없이 등록･이관하지 않도록 유의함

< 폴더목록(생산목록) 구성 예시 >

① 매체명 : 저장된 시청각기록물을 포괄할 수 있는 명칭으로 작성

예시 ’24년 주요 시청각 기록CD (1)

② 생산부서(처리과) : 시청각기록물 생산부서명 기재

③ 단위과제명 : 시스템에 등록된 단위과제명 기재

④ 단위과제카드명 : 단위과제카드명(기록물철명) 기재

공공기관 기록물 관리지침

118 |

⑤ 보존기간 : ‘1년/ 3년/ 5년/ 10년/ 30년/ 준영구/ 영구’ 중 해당 ‘단위과제’의 보존기간과 동일한 보존기간 기재

⑥ 폴더명 : 폴더명([등록번호(문서번호)]+생산일자+건제목(행사명 등)+인물+장소 등) 기재

예시 행정과-123_20240107_제1회 A회의_홍길동장관_본관 2층 회의실

기록물관리 따라하기

⑦ 생산일자 : 촬영일자 기재(예: 2024. 1. 1.)

⑧ 수량 : 기록물 건별 세부 시청각파일 수량 기재(문서사본파일은 수량에서 제외)

⑨ 생산장소 : 촬영한 장소를 기재

⑩ 주요인물 : 시청각기록물에 등장하는 주요인물 및 직위를 기재

⑪ 내용요약 : 시청각기록물에 대한 주요 내용을 기재

⑫ 유형구분 : 사진·필름류/ 녹음·동영상류 중 선택하여 기재

* 2개 이상의 유형의 파일을 포함하고 있는 경우 해당 유형 모두 기재

제3장

⑬ 저작권여부(저작권자) : 민간 등 별도 저작권이 있는 경우 해당 저작권자명과 이용가능 범위, 제약사항 등 권리사항 기재

※ ‌주의사항 : 공공기관이 생산한 시청각기록물인 경우 ‘저작권여부’ 생략

⑭ 공개여부(비공개호수) : 공개 값을 공개/ 비공개/ 부분공개 중 선택하고 비공개 호수를 기재

⑮ 비고 : 기타 특이사항 등 부가정보 기재

※ ‌시청각기록물의 특성상 생산맥락 정보가 없으면 기록물의 내용파악이 곤란하므로 항목별 정보를 상세히 기재해야 함

별도 매체 내 시청각기록물 편철·정리방법 참고

기기 또는 매체명

생산년도

처리과명

단위과제명

단위과제카드명

(기록물철명)

폴더명 : 등록번호_생산일자_제목_인물_장소 등

ㆍ 문서관리카드 또는 본문

건제목.pdf

ㆍ 이미지파일 1

00001.jpg

ㆍ 이미지파일 2

00002.jpg

폴더명 : 등록번호_생산일자_제목_인물_장소 등

ㆍ 문서관리카드 또는 본문

건제목.pdf

ㆍ 오디오파일 1

00001.wma

ㆍ 오디오파일 2

00002.wma

① 생산순서에 따라 기록물 건별 폴더를 구성하고 각 폴더에 해당 시청각 파일 저장

※ ‌‌단일 처리과와 단일 단위과제카드(기록물철)로 구성되어 있는 경우 처리과명, 단위과제명, 단위과제카드명

(기록물철명) 등의 구조 생략 가능

② 건별 폴더명에 등록번호(문서번호)와 건제목 반드시 포함

제3장 기록물관리 따라하기| 119

유형3 전자파일 예시

별도 매체명 :

2024년 주요 시청각

기록 CD (1), (2)

폴더명:행정과123_

2024년_제1회A회의_

000장관_본관2층 회의실

회의(1)~(15).JPG

(원본매체) 생산

파일 이동 저장

등록제목 : 2024년 제1회 A회의, 형태 : 사진/필름, 등록건수 : 1, 수량(쪽수) : 15,

별도 매체명 : 2024년 주요시청각기록CD(1)

시청각기록물 이관

• 전자 시청각기록물 이관

- ‌전자문서시스템의 경우 2년 이내에, 업무관리시스템의 경우 생산 다음 해 중 기록관리시스템으로

이관

※ ‌‌전자기안문에 첨부한 시청각파일은 전자기록물의 이관 방식을 따르며 메타데이터 누락 여부, 전자파일의 오류

여부 등 품질검사를 수행해야 함

• 비전자 시청각기록물 이관

- ‌전자기록물 이관 시기에 맞춰 함께 이관하되 비전자 시청각기록물 매체 특성상 일반기록물보다 보존

환경에 민감하여 되도록 1년 단위로 이관 권장

※ ‌‌비전자등록과 같이 전자기록생산시스템에서 등록정보 및 목록만을 관리하고 시청각기록물(원본 생산매체)을

별도 관리하는 경우 이관목록과 해당 기록물을 함께 이관

• 저장매체를 사용하여 시청각파일 이관

- ‌저장매체에 폴더별로 정리한 시청각파일과 기록물목록 저장

시청각기록물 별도 매체 사용(저장방법)

• 기록관은 처리과에서 디지털 저장매체로 이관받을 경우 데이터 소실 및 훼손방지를 위해 ‘이동형

저장매체’보다 ‘고정형 저장매체’를 사용하여 보존

- ‌디지털 저장매체 유형은 이관을 위해 사용되는 ’이동형(휴대형) 저장매체’와 ’고정형 저장매체’

유형으로 구분됨

·‌이동형(휴대형) 저장매체 유형은 하드디스크(외장형, PC 내장형), USB, SSD, 플로피디스켓,

광디스크(CD, DVD, Blu-ray) 등이 있음

·‌고정형 저장매체 유형은 중·대용량 스토리지(storage), NAS 등이 있음

공공기관 기록물 관리지침

120 |

※ ‌[참고1] 기록관리 업무에 사용 시 디지털 저장매체 유의사항 중 권고-1,2,3 참조

※ ‌‌시청각파일(원본 생산매체)을 이동형 저장매체 내 임시저장 후 5년 내 영구기록물관리기관으로 이관할 수

없는 경우, 기록관은 ‘고정형 저장매체’를 마련하여 시청각파일을 관리할 수 있도록 함

기록물관리 따라하기

• 전자기록생산시스템에 기록물철/건 등록 시, ‘기록물철/건제목’ 또는 ‘붙임제목’을 작성 시 매체유형

및 기기명으로 작성하지 않음

- ‌반드시 사안별 기록물건 제목을 작성하여 전자기록생산시스템에 등록 후, 별도 매체를 사용하여

이관함

※ ‌‌다수의 시청각파일이 들어있는 CD, USB, 하드디스크(외장형, PC 내장형) 등은 디지털 시청각파일(원본

제3장

생산매체)의 이관을 위해 사용하는 이송 상자 또는 이관 도구로 간주함

<잘못된 제목 예시>

제목 : 24년 주요 시청각기록CD / 행정과 시청각기록물USB

<올바른 제목 예시>

제목 : 제1회A회의(OOO장관 본관2층 회의실)

* 내용 요약에 시청각파일이 담긴 매체정보(24년 주요 시청각기록CD)를 기재함

- ‌저장매체를 사용하여 이관 시 저장매체에 폴더별로 정리한 파일 함께 이관목록 저장

·‌(파일 저장방법) 이관목록에 맞춰 파일 정리

① 이관목록 순서에 따라 기록물 건별 폴더를 구성하고 각 폴더에 해당 시청각 파일 저장

※ ‌‌단일 처리과와 단일 단위과제카드(기록물철)로 구성되어 있는 경우, 처리과명, 단위과제(단위업무)명,

단위과제카드명(기록물철명) 등의 구조 생략 가능

② 건별 폴더명에 등록번호와 건제목 반드시 포함

• 전자파일 형태의 녹음·동영상류 선별 시 최종 편집본을 보존 대상으로 등록

- ‌업무 참고용(자막파일+동영상파일+음성파일+이미지파일 등) 자료와 최종 편집본(자막 및 배경음악,

효과 등이 모두 삽입된 최종본)을 구별하여 관리하여야 함

※ ‌단 편집장비가 없는 경우 편집되지 않은 원본 상태 그대로 등록 가능

• 비전자문서 또는 분리등록의 붙임으로 첨부한 시청각파일은 업무관리시스템 및 기록관리시스템에서

열람할 수 있으며, 보존기간 30년 이상인 시청각 파일은 보존매체에 저장하여 별도 관리해야 함

※ ‌기관별 전자기록생산시스템의 붙임파일 허용 용량이 상이하므로 첨부 가능한 파일 용량 확인 필요

※ ‌‌비전자등록 기록물(건)의 장기보존패키지 변환 및 이관 대상은 등록정보(메타데이터) 및 전자서명이며

붙임파일은 포함하지 않음

• 다수의 건을 1건으로 등록하는 경우 세부 건의 색인목록(생산목록)을 반드시 작성

- ‌하나의 사안이 연속적으로 발생한 경우

※ ‌<예시> 2024년 제2회 A 국제 회의(2024.10.16.~2024.10.27.) 코엑스 무역전시장

제3장 기록물관리 따라하기| 121

- ‌처리과에서 생산이 빈번한 경우

※ ‌<예시> 2024년 1월 기관장 동정(2024.1.1.~2024.1.31.)

- ‌다수의 건이 봉투나 사진첩에 들어 있는 경우

※ ‌<예시> 2024년 국군의날 기념 행사앨범 *사진첩 1철 / A-12 공구 유형문화재 1차 복원 *사진봉투 11철

[세부 건 목록 예시 1]

시청각기록물 목록

(생산연도 : )

일련

번호

생산부서

(처리과)명

생산(접수)

등록일자건제목유형

매체

형태

건수

수량

등록

번호

내용

요약

공개

구분

비공개

단위업무명/

보존

기간

비고

구분

사유

단위과제명

[세부 건 목록 예시 2]

[시행규칙 별지 제1호서식] 색 인 목 록

3. 시청각기록물(사진·필름류)

기록물철 제목

분류번호* : (생산연도 : )

일 련

번 호

등록번호

제 목

사진 설명

사진 형태

비 고

4. 시청각기록물(오디오·영화·비디오류)

기록물철 제목

분류번호* : (생산연도 : )

일 련

번 호

등록번호

제 목

내 용 요 약

비 고

* 분류번호 : 공문서분류번호, 단위업무코드, 단위과제명(주의 : 단위과제코드 아님) 등

공공기관 기록물 관리지침

122 |

시청각기록물 보관

• 시청각기록물은 훼손되기 쉬운 기록형태 중 하나로서 보존환경에 따라 그 정도가 심화될 수 있으며

복원이 불가능할 수 있기 때문에 적절한 관리가 이루어져야 함

기록물관리 따라하기

• 사진·필름류의 안전한 보존을 위해 재질별로 적절한 포장재료를 선택하여 보관하며, 포장재료는

외부의 유해요소와의 접촉을 차단하고 시청각기록물을 보호할 수 있는 중성용지로 제작된 것을

사용하도록 권장

< 보존봉투를 이용한 보관 예시 >

제3장

⇨⇨

35㎜ 120㎜ 4×5(원판필름)

<사진·필름류>

<보존봉투>

<보존봉투 겉면>

< 사진첩을 이용한 보관 예시 >

• 영화필름은 물리적 훼손을 방지하고 유해요소를 차단하기 위해 보존용 캔에 넣어 눕혀서 보관하며,

보존용 캔은 플라스틱(폴리에틸렌 등)으로 된 것을 사용하도록 권장

제3장 기록물관리 따라하기| 123

< 보존용 캔을 이용한 영화필름 보관 예시 >

⇨⇨

<매체>

<보존용 캔>

<보관모습>

• 오디오·비디오 등의 자기매체는 물리적 훼손을 방지하고 유해요소를 차단하기 위해 보호케이스에 넣어

서가 또는 보관함에 세워서 보관

※ ‌‌자기매체는 완전히 감은 상태로 보관하며 주기적으로 되감기 실시, 자기장 발생원이 없는 곳이나 자기장

발생원으로부터 가능한 한 떨어져서 관리

< 보호케이스를 이용한 자기매체 보관 예시 >

⇨⇨

<매체>

<보호케이스>

<보관모습>

• 광매체는 개별 보호케이스에 넣어 수직 상태로 보관하며 최초 수록된 디스크를 원본으로 간주하여

별도 보관하고 활용을 위해 별도의 사본을 제작

< 보호케이스를 이용한 광매체 보관 예시 >

⇨⇨

<매체>

<보호케이스>

<보관모습>

공공기관 기록물 관리지침

124 |

• 기록관은 시청각기록물의 안전한 보존을 위하여 유형별로 적절한 보존환경을 갖추어야 하며 최적

보존환경 조건 유지를 위해 주기적 점검 및 모니터링 체계 마련

- ‌시청각기록물은 온·습도 등 물리적 요인이 기록물 보존에 큰 영향을 미치기 때문에 기록 매체별

기록물관리 따라하기

적절한 온·습도 유지

< 매체 유형별 보존환경 권고 기준 >

제3장

제3장 기록물관리 따라하기| 125

참고

기록관리 업무에 디지털 전자매체 사용 시 유의사항

국가기록원이 인수·보존 중인 이동형(휴대형) 저장매체의 상태를 검사한 결과, 약 20%(HDD류)의

전자매체에서 다음과 같은 훼손 현상이 나타남

• 저장매체 인식이 안 되는 현상 (접속오류, access fail)

• 저장매체 인식은 되었으나, 일부 파일 또는 전체를 읽을 수 없는 현상

훼손 매체에 대한 복구를 진행 중에 있으나, 일부는 복구가 불가능하여 결국은 기록 소실로 이어질

것으로 예상함. 결론적으로 이동형(휴대형) 저장매체는 전자기록의 장기간 보존 용도로 적합하지

않음

기록관리 업무수행 시, 저장매체 사용에 관하여 다음과 같이 권고함

권고-1

기록관리 업무유형(이관·인수, 임시저장, 장기보존)에 따라 반드시 전자매체를

구분하여 사용할 것

권고-2

기록관(또는 처리과)에서 전자기록을 일정기간 이상 이동형(휴대형) 저장매체에

보관하고 있는 경우, 지체없이 고정형 저장매체로 이전시킬 것

권고-3

저장매체 취급 시, 최대한 유의사항 준수할 것

<참고> 디지털 저장매체 구분

이동형(휴대형) 저장매체

하드디스크(외장형, PC 내장형), USB, SSD, 플로피디스켓,

광디스크(CD, DVD, Blu-ray) 등

전산실에서 사용하는 중·대용량 스토리지(storage)

※ ‌‌스토리지 확보가 어려운 경우, 사무실용으로 사용하는 소규모

고정형 저장매체

NAS(Network Attached Storage)도 가능함

☎ 문의처 : 국가기록원 복원관리과

공공기관 기록물 관리지침

126 |

권고-1

기록관리 업무유형별 사용 가능한 저장매체

기록물관리 따라하기

<전자매체의 최소 규격>

제3장

권고-2

이동형(휴대용) → 고정형 저장매체 이전 및 검증 방법

(간단한 이전 방법) 탐색기를 이용하여 복사(COPY)

(검증 방법) ‌① 복사 전·후의 폴더 수, 파일 수, 전체용량 비교 또는

② 복사 전·후의 해시함수에 의한 해시값 비교

권고-3

저장매체 취급 시 유의사항

구 분

유의사항

하드디스크

충격을 받지 않도록 할 것 (작은 충격에도 데이터 훼손 가능)

USB, SSD

정전기 유의 및 고전압 발생장치로부터 충분히 이격시킬 것

플로피디스켓

사용 금지, 즉시 타 저장매체로 데이터 이전할 것

광디스크

일체의 자외선(햇빛, 형광등 등)에 장시간 노출 금지

NAS

로그인/암호 분실에 유의, 간단한 사용법은 숙지할 것

스토리지

가급적 전산직 또는 IT관련 직원의 지원을 받을 것

※ ‌참조 : 공공표준 NAK 12 2022(v3.1) 「기록매체 요건 및 관리기준」

제3장 기록물관리 따라하기| 127

공공기관 기록물 관리지침

128 |

간행물

4

관련근거

기록물관리 따라하기

• 「공공기록물법」 제22조

• 「공공기록물법」 시행령 제55조

• 「공공기록물법」 시행규칙 제36조, 제37조

간행물의 정의

제3장

• 공공기관이 그 기관의 목적이나 업무수행의 내용을 기관 내부나 일반인에게 전달하기 위해 책자,

전자파일 등의 형태로 생산 및 발간하는 자료

• 발간 시 발간 관련 결재문서와 원고는 일반문서로 등록하고, 그 외 인쇄 등 다양한 형태로 여러 부(권)를

생산할 경우 간행물로 취급

간행물의 중요성

• 간행물은 기관의 업무수행 및 그 결과를 체계적으로 정리한 것으로 공공기관이 예산을 투입하여

생산·배포하는 공식 자료임

• 간행물을 통해 국민은 국정의 현실을 올바르게 파악할 수 있으며 공공기관은 정책수행과정 및 결과를

공개적으로 국민에게 알릴 수 있음

• 조사·연구의 기초자료로 활용되는 간행물은 향후 국가정책 입안 및 주요 행정자료로 이용됨

• 간행물은 행정적·학술적·사료적으로 가치 있는 자료가 많아 체계적으로 수집·정리하여 대국민

열람서비스 체계를 갖출 경우 유용한 활용이 예상됨

수집 대상 간행물 유형

제3장 기록물관리 따라하기| 129

발간등록번호 생략대상 기관(공공기록물법 시행령 제55조 제1항 제3호)

그 밖에 대통령령으로 정하는 공공기관(시행령 제3조)

1. 「공공기관의 운영에 관한 법률」 제4조에 따른 공공기관

2. 「지방공기업법」에 따른 지방공사 및 지방공단

3. ‌「지방자치단체 출자·출연기관의 운영에 관한 법률」 제2조1항에 따른 출자·출연기관 중 해당 지방자치단체의

조례로 정하는 기관

4. ‌특별법에 의하여 설립한 법인(다만, 「지방문화원진흥법」에 의한 문화원 및 특별법에 의하여 설립된

조합·협회는 제외한다)

5. 「유아교육법」, 「초․중등교육법」, 「고등교육법」, 그 밖에 다른 법률에 따라 설립된 각급 학교

※ ‌시행령 제3조 각호의 공공기관이 발행하는 간행물은 공공기관에서 자체적으로 등록번호 부여·관리

공공기관 기록물 관리지침

130 |

간행물 등록번호 부여 절차 및 방법

• 간행물 등록 원칙

·‌공공기관의 기록관이 기관에서 생산한 간행물의 유형과 범위를 정하고 자체 간행물 등록번호 체계에

기록물관리 따라하기

따라 등록번호 부여

• 간행물 발간등록 절차

등록번호

신청사항

등록번호

원고완성

신 청

검 토

부 여

제3장

발간의뢰

(결 재)

재무부서

확인·지출

간행물

기록관

수 령

납 본

※

는 기록관에서 수행하는 절차

• 간행물 등록번호 구성(예시) : 기관코드(명칭, 약칭)-생산년도·일련번호·발간주기

기관코드 (기관명, 약칭)

기관코드

일련번호

발간주기

2020

예 1)

10

-

-

-

노동연

2020

예 2)

10

-

-

-

KLI

2020

예 3)

10

-

-

-

※ 기관이 운용하는 관리번호 체계가 있는 경우 그대로 사용

• 간행물 등록번호 표기 위치(간행물 표지 죄측 상단)

제3장 기록물관리 따라하기| 131

• 기록관에서의 간행물 관리

·‌기록관으로 제출된 간행물은 영구보존, 보존매체수록(이미지스캐닝), 열람 등으로 활용할 수 있으며

기록관은 기관에서 생산되는 간행물의 등록 및 관리를 위해 노력하여야 함

※ ‌처리과에서는 전년도 생산된 간행물 생산현황을 작성하여 기록관에 제출

·‌기타 발간등록제도 및 간행물 관리에 관한 사항은 국가기록원 「간행물 발간등록 및 송부지침」 참고

간행물 발간등록번호 생략대상 유형(시행령 제55조 제1항 제2호)

공공기관 기록물 관리지침

132 |

공공누리(Korea Open Government License) 적용

• 공공누리는 저작권법 제24조의2 시행으로 국가·지자체에서 생산된 간행물에 마크를 표기하여 허락

기록물관리 따라하기

없이 이용 가능한 저작물임을 표시하는 역할

※ ‌단, 저작재산권 전부를 보유 또는 공공누리 부착에 대한 양도/포괄적 동의가 선행된 간행물만 부착

‣ ‌저작권법 제24조의2(공공저작물의 자유이용) ① 국가 또는 지방자치단체가 업무상 작성하여 공표한

저작물이나 계약에 따라 저작재산권의 전부를 보유한 저작물은 허락 없이 이용할 수 있다. 다만, 저작물이 다음

각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 그러하지 아니하다.

제3장

1. 국가안전보장에 관련되는 정보를 포함하는 경우

2. 개인의 사생활 또는 사업상 비밀에 해당하는 경우

3. 다른 법률에 따라 공개가 제한되는 정보를 포함하는 경우

4. ‌제112조에 따른 한국저작권위원회에 등록된 저작물로서 「국유재산법」에 따른 국유재산 또는 「공유재산 및

물품관리법」에 따른 공유재산으로 관리되는 경우

• 공공누리 마크 및 유형

• 공공누리 마크 다운로드

- ‌공공저작물 사이트(오류! 하이퍼링크 참조가 잘못되었습니다. 소개-공공누리 유형안내>다운로드 부착

• 공공누리 유형은 발간등록번호 우측 상단에 표기하고 유형별 표준화된 크기를 적용하되 발간 여건에

따라 예외적으로 크기를 축소하거나 뒷 표지에 공공누리 표기 가능

- ‌1유형 : 4cm×1.5cm, 2유형 : 5cm×1.5cm, 3유형 : 5cm×1.5cm, 4유형 : 5cm×1.5cm

※ ‌전자적으로 생산된 간행물(CD, DVD포함)도 공공누리를 앞표지 우측 상단에 부착

➜ 관련 문의 : ‌공공저작물 홈페이지(www.kogl.or.kr) 및

한국문화정보원(KCISA) 개방 지원센터 1670-0052

제3장 기록물관리 따라하기| 133

공공기관 기록물 관리지침

134 |

행정박물

5

관련근거

기록물관리 따라하기

• 「공공기록물법」 제24조

• 「공공기록물법」 시행령 제57조

• 「공공기록물법」 시행령 [별표4] (행정박물 관리대상)와 [별표5] (행정박물 유형별 이관시기)

• 「공직자윤리법」 제15조, 같은 법 시행령 제29조

제3장

행정박물의 정의

• 공공기관에서 업무수행과 관련하여 생산·활용한 형상기록물로서 행정적·역사적· 문화적·예술적 가치를

지니는 기록물

• 모든 형상기록물이 대상이 되는 것은 아니며 기록관에서 관리대상으로 지정한 경우에만 해당

행정박물 관리절차

처리과

기록관

영구기록물관리기관

생산·접수 또는 취득

제출

선별체크리스트 작성

관리대상 선별

확정통보

이관·수집·기증

관리대상 등록

행정박물 관리카드 작성

생산현황 통보

생산현황 통보

RMS 등록·관리

기록관 이관

※RMS 미운용 기관은 행정박물

관리카드에 등록관리

생산현황 통보

생산현황 통보

이관대상 지정

생산현황 통보

이관대상 통보

이관·수집·기증

미지정

지정

영구기록물

보존

활용

폐기

AMS 등록·관리

관리기관

이관

보존·복원

활용

제3장 기록물관리 따라하기| 135

관리 대상

※ ‌기록관에서는 행정박물의 관리범위와 대상을 선별·지정하여 관리하도록 함

행정박물 관리범위 미포함 대상

• 생물류, 액체류, 식품류 같이 영구보존할 수 없는 대상

• 보존을 위한 화학적 전처리가 곤란한 유기물류

• 공공업무와 관련 없는 순수박물

※ ‌‌「공공기록물법」에 따라 등록 관리되는 문서·도서·대장·카드·도면·시청각기록물·간행물 등 기록정보 자료는

관리범위에서 제외

선물류의 관리(「공직자윤리법」 제15조, 같은 법 시행령 제29조)

• 등록의무자 : 「공공기관의 운영에 관한 법률」에 따른 공기업의 장·부기관장 및 상임감사, 한국은행의

총재·부총재·감사

같은 법 제3조의2에 따른 공직유관단체의 임원, 「지방공기업법」에 따른 지방공사·공단 및 지자체

출연기관 등

※ ‌인사혁신처장은 반기별로 공직유관단체(등록의무기관)를 관보를 통해 고시하고 있음

• 공무원 또는 공직유관단체의 임직원은 외국으로부터 선물을 받거나 그 직무와 관련하여 외국인

(단체)에게서 선물을 받으면, 선물이 수령 당시 미국화폐 100달러 이상이거나 국내 시가로 10만원 이상인

경우, 지체없이 소속기관·단체의 장에게 신고하고 그 선물을 인도하며, 선물은 신고 즉시 국고에 귀속

공공기관 기록물 관리지침

136 |

선물신고 및 관리절차 (출처 : 인사혁신처 홈페이지)

기록물관리 따라하기

본인 및 가족이 외국(인)으로부터 선물수령

받은 선물이 업무과 관련 있습니까?

예

아니오

선물의 시장가액이 알 수 있습니까?

소장하셔도 좋습니다.

공

직

자

선물의 시장가액 존재 여부 판단

선물의 시장가액을 알 수 있습니까?

예

아니오

예

10만원 이상인 경우

10만원 이하인 경우

선물평가단의 평가를 받으세요.

선물수령 신고서를

소속기관(단체)에 즉시 신고하세요.

소장하셔도 좋습니다.

선물평가단 회의개최

소

속

기

관

예

아니오

선물가액이 10만원 이상입니까?

소속기관장은 해당 선물을 등록기관에 이관

선물신고자에게 반환하거나 자체관리 유지

선물이 영구보존할 문화·예술적 가치가 있습니까?

등

록

기

관

조달청 매각 의뢰

(외교부와 협의 필요)

예

아니오

자체 보관(또는 타 기관 이관※)

※ 타 기관관리가 더 효율적인 것

관할 영구기록물관리기관 이관

선물신고인이 선물을 매수할 의사가 있습니까?

조

달

청

예

아니오

신고인에게 매각 처리

공매처분

제3장 기록물관리 따라하기| 137

행정박물의 유형분류

• 공공기관이 행정박물을 생산 접수 또는 취득하게 된 맥락에 따라 분류

< 행정박물 유형분류 예시 >

예시 1

• 평시 공무 수행용 의복, 유니폼 → 상징류

• 특정 행사용 유니폼 → 기념류

• 수상 등 치하의 의미로 수여받은 감사패, 기념패 등 → 상장·상패류

• 특정 행사를 기념하기 위해 생산한 기념패 → 기념류

• 외국(외국인, 외국단체)으로부터 선물로 받은 기념패 → 그밖의 유형

예시 2

예시 3

• 공공기관을 상징하는 모형 → 상징류

• 외국(외국인, 외국단체)으로부터 선물로 받은 상징 모형 → 그밖의 유형

행정박물의 선별

• 처리과는 업무수행 과정에서 생산·접수 또는 취득한 행정박물에 대해 ‘행정박물 관리대상 선별

체크리스트’를 작성하고, 기록관에 제출하여야 함

• 기록관은 처리과에서 작성·제출한 선별 체크리스트에 기록관의 의견을 반영하여 검토·확정한 후

관리대상을 처리과에 통보하여야 함

• 기록관은 선별 세부기준을 마련하고, 관리대상 선별을 위해 각 기관의 고유 상황에 따라 ‘행정박물

관리대상 선별 체크리스트’를 응용하여 사용할 수 있음

행정박물의 관리 방법

• 현재 전자기록생산시스템은 행정박물을 등록·관리하지 않으므로 관리대상으로 선별한 행정박물은

기록관의 행정박물 관리카드에 등록하여 관리

• 행정박물 관리카드는 등록번호, 행정박물명, 유형 등의 기본정보와 보존위치, 보존상태 등의

관리정보를 구분하여 기재

※ ‌문서, 간행물, 시청각기록물로 등록할 대상을 행정박물로 등록·관리하지 않도록 유의

< 행정박물 관리카드 등록 시기 >

• 생산(입수) 당시 : 견본류, 기념류, 상장·상패류, 그 밖의 유형(선물류)

• 활용 종료시 : 관인류, 기관상징류, 사무집기류

※ ‌처리과에서는 전년도 생산된 행정박물 생산현황을 작성하여 기록관에 제출

공공기관 기록물 관리지침

138 |

< 행정박물 관리대상 선별 체크리스트 >

기록물관리 따라하기

제3장

행정박물의 자체보존 및 폐기

• 영구기록물관리기관의 장으로부터 이관대상으로 지정되지 않은 행정박물은 공공기관이 자체적으로

보존 및 관리

• 기록관은 자체 보존 중인 행정박물이 행정적·역사적·문화적·예술적 가치의 변동으로 영구보존의

필요성이 상실되거나, 물리적 훼손이 심하여 복원이 불가능한 경우 폐기* 가능

* ‌폐기대상 행정박물은 「공공기록물법」 시행령 제43조 제1항에 따라 생산부서 의견조회, 해당 공공기관

기록물관리 전문요원의 심사 및 기록물평가심의회 심의를 거쳐야 함

제3장 기록물관리 따라하기| 139

행정박물 관리카드

행정박물명

3

내용요약

10

관련번호

11

<관리정보> 기관의 필요에 따라 항목 추가 가능하며, 맥락 관리를 위해 최대 기입

이미지

비고

17

공공기관 기록물 관리지침

140 |

< 작 성 방 법 >

①등록번호 : 처리과코드[7] + 등록연도[4] + 일련번호[6]

기록물관리 따라하기

※ 예) 1741069-2022-000704

②생산부서 : 행정박물을 생산·접수 또는 취득한 부서를 기입

③행정박물명 : 생산맥락과 유형이 드러나도록 기입

※ 예) ‌○○○부 ○○주년 창설기념식 ○○○장관 기념사 낭독 사진액자

○○○○년 행정서비스헌장 운영 우수기관 수치

④생산일자 : 행정박물이 생산된 일자를 기입

제3장

※ 생산일자를 알 수 없는 경우 해당 행정박물을 확인한 일자 기입

공직자선물의 경우 생산일자와 종료일자는 동일하게 ‘수령일’로 기입

⑤종료일자 : 활용이 종료된 일자를 기입

※ 종료일자를 알 수 없는 경우 행정박물로 확정된 일자 기입