노동조합Gyeonggi Research Institute Labor Union

11-1741050-100026-10





주요 개정사항 안내

CONTENTS

목 차

제1장 기록물관리 원칙과 절차 / 08

제1장 기록물관리 원칙과 절차 / 08

제2장 처리과의 기록물관리

제2장 처리과의 기록물관리

[기록물 생산자]

제1절 기록물의 생산 / 16

제2절 기록물의 등록 / 25

제3절 비치기록물 지정 신청 / 62

[기록물관리책임자]

제4절 단위과제(카드) 관리 / 66

제5절 기록물의 정리 및 생산현황 통보 / 71

제6절 처리과 기록물의 인계(처리과→기록관) / 78

제7절 기록물 평가 및 공개재분류 / 85

제3장 기록관의 기록물관리

제3장 기록관의 기록물관리

제1절 기록관리기준표의 운영 / 92

제2절 행정정보 데이터세트의 기록관리 기준 / 94

제3절 기록물 생산현황 관리 및 통보 / 105

제4절 처리과 기록물의 인수(처리과→기록관) / 108

제5절 전자기록물 보존포맷 변환 및 장기보존패키지 관리 / 117

제6절 기록관 기록물의 인계(기록관→영구기록물관리기관) / 125

제7절 비치기록물 지정 신청 / 128

제8절 기록물의 공개재분류 / 129

제9절 기록물의 평가 및 폐기 / 135

제10절 기록물의 보존서고·보안·재난관리 / 145

2026년

공공기관 기록물관리 지침

제4장 영구기록물관리기관(국가기록원)의 기록물관리

제4장 영구기록물관리기관(국가기록원)의 기록물관리

제1절 단위과제(단위업무)의 보존기간 협의·승인 / 152

제2절 기록물 생산현황 접수 및 관리 / 153

부 록

부 록

1. 기록물관리 전문요원 배치 / 156

2. 개인정보가 포함된 기록물 관리 / 158

3. 기록물 분류체계 개선 / 165

4. 기록물 목록작성 및 시스템 등록업무 수행 절차 / 168

5. 기록관리시스템의 도입 / 185

6. 기록관리 목적으로 사용된 이동형 전자매체의 관리 지침 / 194

7. 기록관리 체계 구축 및 업무수행을 위한 절차 / 196

색 인

색 인

자주 묻는 질문(FAQ) 색인 / 218

제1장

기록물관리

원칙과 절차

• 발간목적

• 적용범위

• 용어정의

• 기록물관리의 의무

• 기록물관리의 원칙

• 기록물관리 조직

• 기록물관리 업무 절차도

발간목적

「공공기록물 관리에 관한 법률」 시행령 제3조에 따른 공공기관의 처리과 및 기록관의 기록물관리 담당자

또는 기록물관리 전문요원에게 기록물관리 실무지침을 제공하여 공공기록물을 체계적이고 안전하게

관리하고 보존할 수 있도록 지원하기 위함

※ ‌이하, 「공공기록물 관리에 관한 법률｣ → 「공공기록물법」

적용범위

「공공기록물법」 시행령 제3조에 따른 공공기관

1. 「공공기관의 운영에 관한 법률」 제4조에 따른 기관

2. 「지방공기업법」에 따른 지방공사 및 지방공단

3. ‌「지방자치단체 출자·출연기관의 운영에 관한 법률」 제2조제1항에 따른 출자·출연기관 중

해당 지방자치단체의 조례로 정하는 기관

4. ‌특별법에 의하여 설립된 법인

(다만, 「지방문화원진흥법」에 의한 문화원 및 특별법에 의하여 설립된 조합·협회를 제외한다)

공공기관 현황 ('25년 12월 기준, 경남·서울·청주기록원·이천시립기록원 관할 공공기관 제외)

용어정의

• 기록물

공공기관이 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등

모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물

2026년 공공기관 기록물 관리지침

08 |

• 기록물관리

기록물의 생산·분류·정리·이관·수집·평가·폐기·보존·공개·활용 및 이에 부수되는 모든 업무

기록물관리 원칙과 절차

• 기록물관리기관

일정한 시설 및 장비와 이를 운영하기 위한 전문인력을 갖추고 기록물관리 업무를 수행하는 기관을

말하며, 영구기록물관리기관, 기록관 및 특수기록관으로 구분

• 전자기록생산시스템

「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」 제3조제10호부터 제12호까지의 규정에 따른 전자문서시스템,

제1장

업무관리시스템, 행정정보시스템

• 기록관리시스템

기록관 또는 특수기록관에서 기록물관리를 전자적으로 수행하는 시스템

이 지침의 “기록관리시스템” 용어 사용 범례

기록관리시스템(Records Management System, RMS)은 기록관 또는 특수기록관에서 기록물 관리를

전자적으로 수행하는 시스템으로, 구체적인 시스템명은 RMS 2.0, cRMS, 기록물통합서비스플랫폼(이하

‘플랫폼’) 및 기타 상용 솔루션 등이 있음. 이 지침에서 구체적인 시스템명을 명시하지 않은 경우는 포괄적인

의미의 ‘기록관리시스템’을 의미함

• 기록물관리 전문요원(기록물관리 담당자)

「공공기록물법」 제41조 및 같은 법 시행령 제78조에 따라 기록물의 체계적·전문적 관리를 위하여 일정한

지식과 자격을 갖추고 기록물관리기관(기록관)에 배치되는 자

• 직접관리기관

「공공기록물법」 시행령 제3조 각 호의 기관 중 시행령 제25조(기록관리기준표 등), 제42조(기록물

생산현황 통보) 및 시행규칙 제17조(단위과제별 보존기간의 협의·확정), 제27조(기록물 생산현황

통보)의 의무가 부여되는 기관으로 중앙기록물관리기관 또는 지방기록물관리기관, 관할 영구기록물

관리기관이 지정하여 고시하는 기관

기록물관리의 의무

• 모든 공무원과 공공기관의 임직원은 「공공기록물법」에 따라 기록물을 보호·관리할 의무를 갖는다

(「공공기록물법」 제4조제1항).

• 공공기관 및 기록물관리기관의 장은 기록물이 국민에게 공개되어 활용될 수 있도록 적극적으로

노력하여야 한다(「공공기록물법」 제4조제2항).

| 09

제1장 기록물관리 원칙과 절차

기록물관리의 원칙

• 공공기관 및 기록물관리기관의 장은 기록물의 생산부터 활용까지의 모든 과정에 걸쳐 진본성, 무결성,

신뢰성 및 이용가능성이 보장될 수 있도록 관리하여야 한다(「공공기록물법」제5조).

• 공공기관 및 기록물관리기관의 장은 기록물이 전자적으로 생산·관리되도록 필요한 조치*를

마련하여야 하며, 전자적 형태로 생산되지 않은 기록물도 전자적으로 관리되도록 노력하여야 한다

(「공공기록물법」 제6조).

* ‌기록물이 생산되는 단계부터 전자기록생산시스템(업무관리시스템, 전자문서시스템, 행정정보시스템 등)을

통해 기록물을 등록‧관리하여야 하며, 이후 기록관리시스템과 영구기록관리시스템을 통해 관리하여야 함

기록물관리 조직

• 처리과

- 공공업무가 이루어지는 행정의 기본조직으로 업무처리를 주관하는 과 또는 담당관 등을 말함

▶ ‌처리과의 장 : 처리과의 업무를 총괄하는 부서장

< 처리과의 장의 역할 >

• ‌기록물관리책임자 지정

• ‌기록물관리 관련 정책, 절차, 표준의 준수여부 지도·감독

• ‌단위과제별 단위과제카드(또는 단위업무별 기록물철) 작성 기준 확정

• ‌기록물 정리·이관·평가·공개재분류 등의 기록물관리 과정 및 결과 확인

▶ ‌처리과 기록물관리책임자 : 해당 처리과 기록물의 생산, 보관, 이관 등 기록물관리 전 과정을 주관하는

담당자

< 처리과 기록물관리책임자의 역할 >

• ‌기록물 및 단위과제카드(기록물철)의 등록·관리

• ‌기록관리기준표(기록물분류기준표) 작성·관리

• ‌단위과제별 단위과제카드(단위업무별 기록물철) 작성 기준의 수립

• ‌단위과제별 단위과제카드(단위업무별 기록물철) 생성

• ‌기록물의 정리·보관 및 이관

• ‌간행물의 등록 및 관리

• ‌그 밖에 처리과의 기록물관리

2026년 공공기관 기록물 관리지침

10 |

▶ ‌업무담당자 : 기관의 기능과 규정에 따라 개별 업무를 수행하는 공무원 및 직원

< 업무담당자의 역할 >

기록물관리 원칙과 절차

• ‌업무와 관련하여 생산·접수한 모든 기록물의 등록·관리

• ‌기록물 분류 및 편철

• ‌기록물 정리 및 보관

• 기록관

제1장

- ‌기록물을 관리하기 위하여 공공기관에 설치하는 기록물관리기관으로 일정한 시설 및 장비와 이를

운영하기 위한 전문 인력을 갖추어야 함

- ‌해당 기관의 기록물관리 업무를 총괄하고 처리과로부터 기록물을 인수하여 보존하며 영구기록물

관리기관으로 이관하는 기능을 수행함

< 기록관의 역할 >

• ‌관할 공공기관의 기록물관리에 관한 기본계획의 수립·시행

• ‌해당 공공기관의 기록물관리

• ‌기록관이 설치되지 아니한 관할 공공기관의 기록물관리

• ‌해당 공공기관의 기록물관리에 대한 정보공개 청구의 접수

• ‌관할 공공기관의 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원

• ‌관할 공공기관의 기록물관리에 관한 교육·훈련

• ‌다른 기록물관리기관과의 연계·협조

• ‌그 밖에 기록물관리에 관한 사항

기록관의 설치·운영 기준

• 공공기관 및 그 소속 기관의 연간 기록물 생산량이 1천 권 이상이거나 보존대상 기록물이 5천 권 이상인

공공기관은 기록관을 설치하고 기록물관리 전문요원을 배치하여야 함

※ 전자문서는 10건을 1권으로 환산하여 산정

• 다만, 기록관 설치 기준에 충족하지 못하는 공공기관은 해당 공공기관의 장이 지정하는 부서에서

기록관의 업무를 수행하며, 체계적·전문적인 기록물관리 업무를 수행하기 위해 기록물관리 전문요원

배치를 권고함

※ ‌기록물관리 전문요원 미배치 기관의 경우 기록물관리 담당자는 「공공기록물법」에 따른 기록물관리 전문요원의

업무를 수행해야 하며, 국가기록원의 기록관리교육 과정을 이수해야 함. 또한 업무의 연속성을 위해 잦은 보직교체는

지양

- 관련근거 : 「공공기록물법」제41조, 제42조, 같은 법 시행령 제10조, 제78조, 제79조

| 11

제1장 기록물관리 원칙과 절차

• 영구기록물관리기관

- ‌기록물의 영구보존에 필요한 시설 및 장비와 이를 운영하기 위한 전문 인력을 갖추고 기록물을

영구적으로 보존·관리하는 기관

- ‌중앙기록물관리기관, 헌법기관기록물관리기관*, 지방기록물관리기관** 및 대통령기록관으로 구분

* 국회기록보존소, 법원기록보존소, 헌법재판소영구기록물관리기관, 중앙선거관리위원회 선거기록보존소

** 서울기록원, 경상남도기록원, 청주기록원, 이천시립기록원, 충청남도교육청기록원, 경상남도교육청기록원

<기록물관리기관 체계도>

영구기록물관리기관

대통령기록관

중앙기록물관리기관

헌법기관기록물관리기관

지방기록물관리기관

대통령기록관

광역시䵥도 등

국회

국가기록원

※ 서울, 경남, 청주, 이천,

대법원

충남䵥경남교육청 설치

헌법재판소

중앙선거관리위원회

기록관

특수기록관

기록관

기록관

광역시䵥도

대통령기록물

중앙행정기관

(특별지방행정기관)

통일, 외교, 안보,

생산기관

수사, 정보 분야

기초자치단체

공공기관

(통일부, 외교부,

국방부, 경찰청 등)

국립䵥사립대학

시䵥도교육청

정부산하 공공기관

교육지원청

2026년 공공기관 기록물 관리지침

12 |

기록물관리 업무 흐름도

• 문서·대장·카드·도면, 시청각기록물 등

기록물관리 원칙과 절차

송부

처

리

과

제1장

처리부서

의견취합

전문요원

심사

기

록

관

심의

관

할

영

구

기

록

물

관

리

기

관

| 13

제1장 기록물관리 원칙과 절차

• 행정정보 데이터세트

2026년 공공기관 기록물 관리지침

14 |

제2장

처리과의

기록물관리

[기록물 생산자]

제1절 기록물의 생산

제2절 기록물의 등록

제3절 비치기록물 지정 신청

[기록물관리책임자]

제4절 단위과제(카드) 관리

제5절 기록물의 정리 및 생산현황 통보

제6절 처리과 기록물의 인계(처리과→기록관)

제7절 기록물 평가 및 공개재분류

기록물 생산자

제1절

기록물의 생산

[ 기록물의 생산 ]

기록물의 생산

• 공공기관은 효율적이고 책임있는 업무수행을 위하여 업무의 입안단계부터 종결단계까지 업무수행의

모든 과정 및 결과가 기록물로 생산·관리될 수 있도록 업무과정에 기반한 기록물관리를 위하여 필요한

조치를 마련하여야 함(「공공기록물법」 제16조제1항)

• 공공기관은 공식적으로 결재 또는 접수한 기록물을 포함하여 결재과정에서 발생한 수정내용 및 이력

정보, 업무수행과정의 보고사항, 검토사항 등을 기록물로 남겨 관리하여야 함(「공공기록물법」 시행령

제16조)

[ 주요 기록물의 생산 의무 ]

조사·연구 또는 검토 기록물

1

관련 근거

• 「공공기록물법」 제17조(주요 기록물의 생산의무)

• 같은 법 시행령 제17조(조사·연구 또는 검토 기록물의 생산)

생산 대상

• 공공기관은 다음과 같은 주요 정책 또는 사업 등을 추진하는 과정에서 조사·연구 또는 검토한 내용 및

결과 등을 기록물로 생산하여야 함

16 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

• ‌법령의 제정 또는 개정 관련 사항

• ‌조례의 제정 또는 개정이나 이에 상당하는 주요 정책의 결정 또는 변경

• ‌「행정절차법」에 의하여 행정예고를 하여야 하는 사항

처리과의 기록물관리

• ‌국제기구 또는 외국정부와 체결하는 주요 조약·협약·협정·의정서 등

• ‌「국가재정법」 제38조제1항에 해당하는 대규모사업 또는 같은 법 시행령 제14조에 해당하는 대규모 개발

사업

• ‌「그 밖에 기록물관리기관의 장이 조사·연구 또는 검토한 내용 및 결과를 기록물로 생산할 필요가 있다고

인정하는 사항

제2장

「국가재정법」에 따른 대규모사업 및 대규모 개발사업

[국가재정법 제38조(예비타당성 조사)]

① ‌총사업비가 500억 원 이상이고 국가의 재정지원 규모가 300억 원 이상인 신규 사업으로서 다음 각

호의 어느 하나에 해당하는 대규모사업(이하 생략)

1. 건설공사가 포함된 사업

2. 「지능정보화 기본법」 제14조제1항에 따른 지능정보화 사업

3. 삭제 <개정 2026.2.10.>

4. ‌그밖에 「과학기술기본법」 제11조에 따른 국가연구개발사업이 아닌 사업으로서 사회복지, 보건,

교육, 노동, 문화 및 관광, 환경 보호, 농림해양수산, 산업‧중소기업 분야의 사업

[국가재정법 시행령 제14조(대규모 개발사업)]

(생략)..대규모 개발사업이란 총사업비가 500억 원 이상인 사업을 말한다. 다만, 건축사업의 경우에는

총사업비가 200억 원 이상인 사업을 말함

구성요소

제2장 처리과의 기록물관리| 17

회의록 및 속기록

2

관련 근거

• 「공공기록물법」 제17조(주요 기록물의 생산의무)

• 같은 법 시행령 제18조(회의록의 작성·관리)

회의록 작성 대상

• 공공기관은 다음과 같은 회의를 개최하는 경우에는 회의록을 작성하여야 함

- ‌대통령이 참석하는 회의

- ‌국무총리가 참석하는 회의

- ‌주요 정책의 심의 또는 의견조정을 목적으로 차관급 이상의 주요 직위자를 구성원으로 하여 운영하는

회의

- ‌정당과의 업무협의를 목적으로 차관급 이상의 주요 직위자가 참석하는 회의

- ‌개별법 또는 특별법에 따라 구성된 위원회 또는 심의회 등이 운영하는 회의

※ ‌법률의 위임을 받아 대통령령에 따라 구성된 위원회 등이 운영하는 회의 및 법률에 근거를 두고 있는

소위원회나 분과위원회 등이 운영하는 회의 포함

(예시) 공직자윤리위원회, 자체평가위원회, 민원조정위원회, 보통승진심사위원회, 고충심사위원회,

징계위원회, 정보공개심의회, 기록물평가심의회

- ‌지방자치단체장, 교육감 및 「지방교육자치에 관한 법률」 제34조에 따른 교육장이 참석하는 회의

- ‌「공공기록물법」 시행령 제3조제1호부터 제4호까지의 기관의 장 및 같은 조 제5호 중 「고등교육법」에

따라 설립된 학교의 장이 참석하는 회의

- ‌「공공기록물법」 시행령 제17조제1항 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항에 관한 심의 또는 의견조정을

목적으로 관계기관의 국장급 이상 공무원 3인 이상이 참석하는 회의

※ ‌(예시) 임원추천위원회, 감사위원회, 업무계획보고회의, 경영현안점검회의, 이사회, 주주총회

- ‌그 밖에 회의록의 작성이 필요하다고 인정되는 주요 회의

※ (예시) 보안심사위원회

< 속기록 또는 녹음기록 작성 대상 >

• ‌「공공기록물법」 시행령 제18조제1항제1호부터 제3호까지, 제5호 또는 제6호에 해당하는 회의 중 영구기록물

관리기관의 장이 지정하는 회의는 회의록과 함께 속기록 또는 녹음기록 중 어느 하나를 생산하여야 함

• ‌녹음기록의 경우에는 녹취록을 함께 생산

※ 회의록은 발언요지로 작성 가능, 속기록은 참석위원 발언 전체 내용 작성

18 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

회의록 관리 시 참고사항

• 2016년 국회 결산 시 ‘국회 시정 요구사항’ 중 회의록 생산 및 등록은 국회·언론 및 시민단체 등의

관심이 높은 사안으로 각급기관에서는 회의록 생산 및 관리 철저 요망

처리과의 기록물관리

* ‌회의록 생산 의무가 부과된 회의에 대한 회의록을 생산하지 않아 국회 등의 지적이 발생하지 않도록 주의 요망

• 2019년 국회입법조사처 「국정감사 이슈 분석」에서 회의목록 관리 미비 및 회의록 내용 부실 지적

회의록 구성요소

제2장

회의록 작성 주체

• 해당 회의를 소집 또는 주관하는 공공기관에서 생산하여야 하며, 주관기관이 불분명하거나 공공기관이

아닌 경우에는 회의참석자 중 회의안건과 관련하여 업무 연관성이 가장 높은 공공기관을 정하고 해당

공공기관이 작성

• 회의록 생산 시 위원의 서명이 필요한 경우 서명자료도 붙임으로 함께 관리

• 전자기록생산시스템을 통해 회의록을 생산 또는 등록하여 관리

제2장 처리과의 기록물관리| 19

회의록 작성서식(예시)

< 대면/출석/영상 회의로 개최된 회의의 회의록 서식 >

<예시>

<예시>

※ ‌대면회의에 대한 회의록과 함께 속기록 또는 녹음기록을 생산한 경우 별도의 붙임파일로 회의록과

함께 등록·관리

20 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

< 서면회의로 개최된 회의의 회의록 서식 >

<예시>

<예시>

처리과의 기록물관리

제2장

제2장 처리과의 기록물관리| 21

22 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

처리과의 기록물관리

제2장

제2장 처리과의 기록물관리| 23

시청각기록물

3

관련 근거

• 「공공기록물법」 제17조(주요 기록물의 생산의무)

• 같은 법 시행령 제19조(시청각기록물의 생산)

생산의무 대상

24 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

제2절

기록물의 등록

처리과의 기록물관리

전자 및 비전자문서(대장·카드·도면 등 포함)

1

관련 근거

• 「공공기록물법」 제18조(기록물의 등록·분류·편철 등)

제2장

• 같은 법 시행령 제20조(기록물의 등록), 제21조(공식문서외의 중요기록물의 등록·관리), 제22조(기록물의

분류), 제23조(편철 및 관리)

• 같은 법 시행규칙 제4조, 제5조, 제6조, 제7조, 제8조, 제9조, 제10조, 제11조, 제12조, 제13조

등록방법

• 전자기록생산시스템의 ‘문서등록대장’에 등록·관리

- ‌전자문서의 생산은 최종 결재권자의 결재와 동시에 자동으로 등록되며, 전자문서의 접수는 처리과별

문서배부자가 접수한 때에 해당 처리과의 문서등록대장에 자동으로 등록

- ‌비전자문서의 생산과 접수는 업무담당자가 생산·접수 비전자기록물을 전자기록생산시스템에 직접

입력하여 등록

• 첨부물(붙임물)의 분리등록

- ‌기록물의 본문과 첨부물의 규격 차이가 심하거나 서로 다른 기록매체로 구성되어 별도 관리가 필요한

경우, 첨부물(붙임물)을 본문과 분리 등록하여 관리해야 함

<예시>

• 본문은 전자문서 형태이나 붙임파일이 비전자문서(종이문서, 도면류, 카드류, 시청각기록물 등)인 경우

• 기록물 한 건에 두 가지 매체가 함께 존재하는 경우 → 슬라이드필름 + 음성테이프, 종이도면 + 도면CD 등

• 기록물의 본문과 첨부물의 규격 차이가 심한 경우 → 본문(종이문서)에 첨부된 붙임파일이 대형도면인 경우 등

- ‌분리 등록한 첨부물은 본문의 생산(접수)등록번호에 ‘-분리연번’을 추가하여 등록번호를 표기함

※ ‌본문의 등록번호 : 행정지원과-925

분리등록 첨부물의 등록번호 : 행정지원과-925-1

제2장 처리과의 기록물관리| 25

등록 시 주의사항

• 문서등록은 전자기록생산시스템 문서등록대장을 통해서만 관리하며 별도의 수기등록대장은 운영하지

않음

※ ‌공공기관의 각종 위원회(승진심사위원회, 징계위원회 등) 회의록 등은 해당 업무를 수행하는 처리과의 문서

등록대장에 등록하여야 함

• 전자문서 본문 및 붙임 파일명에 특수기호가 포함되지 않도록 주의

• 전자문서 붙임파일의 압축은 조건부 허용

- 윈도우에 내장된 압축기능, 반디집, 7-Zip 등 공개 압축SW는 이용 가능

- ‌단, 상용 압축SW를 이용한 특정 압축포맷(.egg, .alz)은 타 기관에서 열람 시 제약이 발생할 수 있어

사용 금지

• 기관 자체 문서보안솔루션(DRM) 적용 금지

- ‌전자기록생산시스템에 적용된 문서보안솔루션(DRM)으로 기록물을 수·발신하거나 이관과정에서

자동으로 암호가 해제되는 경우에는 적용 가능

- ‌기록관리시스템, 영구기록관리시스템(AMS), 중앙영구기록물관리시스템(CAMS) 및 타 기관

전자기록생산시스템에서 해제 및 열람이 불가능한 경우에는 사용 금지

• 암호가 설정된 파일은 향후 열람이 불가할 수 있으므로 암호 해제 후 등록(등록 시 비공개 대상정보

여부를 정확히 파악하여 비공개로 설정)

• 전자문서의 붙임으로 실제 파일이 아닌 연결정보(링크) 파일 첨부 지양

- 기록물 이관 시 연결정보(링크) 오류, 실제 파일 미이관 및 파일 내용 변경 등 무결성 훼손 우려

※ ‌국가안보 및 개인정보 등이 포함된 기록물(붙임파일 포함)은 「보안업무규정」, 「개인정보 보호법」 등 관련

규정에 따라 해당 정보가 유출되지 않도록 기록물 생산 시 문서 보안 또는 열람 범위 지정(열람불가, 부서/

실·국/기관열람) 기능을 활용하여 열람을 제한하는 방법 활용

< 미등록 사례 >

• ‌20○○년부터 장학사업 지원 기록물 중 일부를 전자기록시스템에 등록하지 않음

• ‌「사무전결 처리규칙」의 사무전결 처리사항에 따라 ‘주요업무시행계획 수립’은 영구기록물로 등록해야

함에도 20○○년부터 20○○년까지 연간 주요업무계획을 수립하였으나 전자기록생산시스템에 등록하지

않음

• ‌「공유재산 및 물품 관리법」 제16조에 근거한 ‘공유재산심의회’를 운영하면서 20○○년부터 20○○년

까지 대면회의 개최 시 작성한 회의록을 전자기록생산시스템에 등록하지 않음

• ‌20○○년부터 20○○년까지 촬영한 사진, 영상에 대하여 행사별로 목록(엑셀)을 작성하였으나 전자기록

생산시스템에 등록하지 않음

26 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

등록번호의 표기

• 전자문서의 경우, 등록번호를 등록정보로 관리하는 것으로 등록번호 표기 대체

• 비전자문서를 등록한 경우 전자기록생산시스템에서 부여된 등록번호를 시행규칙 [별표 1] 표시방법에

처리과의 기록물관리

따라 표기

등록번호 표시방법 [시행규칙 별표 1]

1. 생산등록번호

2. 접수등록번호

-

-

생산

접수

제2장

( . . .)

( . . .)

비고

1.등록번호표기란의 크기는 기록물 유형에 따라 적절하게 조정하여 사용한다.

2.등록번호 표기란의 첫째 줄에는 등록번호를 적되, 처리과명과 연도별 일련번호를 붙임표(-)로 이어 적는다.

(예시) ‘행정지원과’인 경우: 행정지원과-123

3. ‌등록번호 표기란의 둘째 줄 괄호 안에는 생산·접수일자를 적는다.

다만, 민원문서 등 필요한 경우에는 접수일자와 함께 시·분까지 적는다.

등록번호 표시

생산등록번호

(비전자)

생산

-

( . . .)

접수등록번호

(전자)

생산등록번호

(전자)

※등록번호란 또는 문서번호란이 없는 경우 등록번호 표기 위치는 아래와 같음

제2장 처리과의 기록물관리| 27

기록물의 편철 원칙

• 기록물의 편철은 기록물 등록과정에서 기록물이 편철되어야 하는 기록관리기준표의 해당

단위과제카드 또는 기록물분류기준표의 단위업무 기록물철을 선택하는 것임

• 기록물은 전자기록생산시스템에 등록과 동시에 단위과제카드(또는 단위업무 하위의 기록물철)별로

편철하여야 함

- ‌업무관리시스템 사용기관 : 기록관리기준표에 따라 단위과제별 분류

· ‌단위과제를 사용하는 기관의 경우 단위과제 하위에 단위과제카드를 만들어 해당 단위과제카드에

편철

- ‌전자문서시스템 사용기관 : 기록물분류기준표에 따라 단위업무별로 기록물철 분류

· ‌단위업무를 사용하는 기관의 경우 단위업무 하위에 기록물철을 만들어 해당 기록물철에 편철

• 기록물 편철은 전자·비전자기록물 유형과 관계없이 동일 사안의 단위과제(단위업무)인 경우에는

해당하는 단위과제(단위업무)에 편철되어야 함

• 처리과의 장은 단위과제(단위업무)별 단위과제카드(기록물철) 작성기준을 마련하여 체계적으로

기록물을 편철 관리하여야 함

편철방법

• 단위과제(단위업무)별로 1개 이상의 단위과제카드(기록물철) 생성 후 전자기록생산시스템을 통해 해당

기록물을 편철

• 전자기록생산시스템에서의 편철

* ‌비전자문서의 경우, 전자기록생산시스템의 문서등록대장에 등록·편철하되, 전자기록생산시스템 상에 편철된

단위과제카드별로 물리적인 기록물철을 만들어 편철

※ ‌비전자기록물은 기록물 종류별(일반문서, 카드류, 대장류 등) 관리에 적합한 보존용 파일 및 용기에 넣어서

관리

28 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

• 비전자(종이)문서의 편철

[ 편철 절차 ]

처리과의 기록물관리

업무 진행중

→

① 진행문서 파일 사용

업무 종결 시

→

② 진행문서 파일에서 분리

표지 및 목록

→

③ 기록물 철 표지 및 색인목록 출력

④ 보존용 표지로 씌우고 클립으로 고정

제2장

⑤ 보존상자 편성 및 보존상자 표지 부착

⑥ 처리과 공동 캐비닛 등에 보관

① 생산·접수된 문서를 진행문서 파일에 넣어 관리

- 전자문서 또는 비전자문서에서 분리등록한 비전자 첨부물이 있는 경우, 해당 문서와 첨부물을

연계하여 다음과 같이 관리해야 함

※ 문서와 분리등록한 첨부물간의 연계·유지를 위해 편철 관리 필요

② ‌업무가 종결되면 진행문서 파일에서 분리하여 관련 문서를 최초 문서(1월 1일자)부터 최근 문서(12월

31일자) 순으로 분류하여 정리

③ 기록물 철 표지 및 색인목록(기록물 건 목록)은 전자기록생산시스템의 기능을 이용하여 출력

- 색인목록은 단위과제카드(기록물철) 단위로 출력

※ 시스템을 통해 기록물철 표지 및 색인 목록을 출력할 수 없는 경우에는 직접 작성하여 사용(「공공기록물법」

시행규칙 [별표2](기록물철 표지), [별지 제1호 서식](색인목록) 활용)

- 위로부터 기록물철 표지, 색인목록, 문서의 순으로 편철

- ‌기록물철 제목은 ‘단위과제카드명’ 또는 ‘기록물철명’으로 하되, 필요시 본 제목의 우측에 부제목 추가

가능

<예시>

기록물 이관 관리 : 기록물인수인계서(중앙행정기관) (2-1)

단위과제카드명 부제목 권호

또는 기록물철명

제2장 처리과의 기록물관리| 29

- ‌기록물철 표지의 연도표시는 시작연도-끝연도(종료연도)로 하며, 기록물 이관 시 기준은 업무

종료연도임

- ‌편철량*이 많은 경우 2권 이상으로 나누어 편철하되, 각 기록물철에는 동일한 제목과 철분류

번호를 부여하고 괄호 안에 권호수를 다르게 표기

* 일반문서는 100매 이내, 카드‧도면류는 30매 이내로 편철함을 원칙으로 함

<예시>

기록물의 편철관리(2-1), 기록물의 편철관리(2-2)

- ‌일반문서의 면 표기

· ‌기록물건별 면 표기는 중앙 하단에, 기록물철별 면 표기는 우측 하단에, 편철 순서대로 맨 위에서

아래로 일련번호를 부여하되 표지 및 색인 목록을 제외한 본문부터 면 표기

<예시>

기록물건별 면 표기 : 전체면수-1, 전체면수-2, 전체면수-3, …

기록물철별 면 표기 : 1, 2, 3, 4, …

· 양면 기재된 문서는 양면 모두에 면 표기

· ‌동일한 기록물철을 2권 이상으로 나누어 편철 시 제2권부터는 앞 권호의 마지막 면수에 이어서

일련번호 부여

· ‌접혀있는 기록물은 펼친 상태에서 우측하단에 건별 및 철별 면 표기

④ 편철 완료된 문서는 보존용 표지를 씌워 편철용 클립 또는 집게로 고정

⑤ 생산연도별·보존기간별로 구분하여 보존상자에 편성하고 측면에 보존상자 표지(라벨지) 부착

※ 「공공기록물법」 시행규칙 [별표6] 참고

⑥ 편성된 보존상자는 처리과 공동 캐비닛 등에 배치 및 보관

30 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

<문서류>

처리과의 기록물관리

제2장

보존용 표지

면 표시(일련번호)

보존상자 편성

<카드류>

[업무 진행중]

[비치종결 후 봉투편성]

[보존상자 편성]

<도면류>

[도면봉투에 넣어 활용]

[도면 보관함]

제2장 처리과의 기록물관리| 31

구전자문서시스템 등에서의 전자·비전자문서 등록 관리

• 구전자문서시스템에서는 전자적으로 분류·편철할 수 없으므로 결재된 전자문서를 출력하여 기록관리

기준표(기록물분류기준표)에 따라 기록물철을 생성·분류·편철

• 보존기간은 단위과제(단위업무)를 기준으로 적용하되 단위과제(단위업무) 보존기간이 기록물철

보존기간보다 낮게 책정된 경우 기록물철의 보존기간을 적용

• 전자기안문에 비전자 붙임이 있는 경우, 전자기안문을 출력 후 비전자 붙임 앞면에 부착하여

편철·관리(출력한 문서는 사본임을 표시해야 함)

• 전자문서시스템 미도입 기관은 처리과 기록물관리책임자가 기록물철 등록부를 수기로 작성·관리한 후

전자문서시스템이 도입되면 전산 등록

32 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

< 회의록 및 속기록 등록·편철 >

1. 회의록 등록

처리과의 기록물관리

• 생산과 동시에 전자기록생산시스템에 ①, ② 중 한 가지 방법으로 등록

① 회의록 단독 등록

※ (문서제목 예시) ○○위원회 ○○○○년 제○차 회의 회의록

② 회의 결과 등록 시 회의록을 붙임자료로 첨부

※ (문서관리카드 본문 내 붙임자료 명명 예시) 붙임 ○○위원회 ○○○○년 회의결과(회의록 포함)

• 회의록이 간행물 형태로 생산되는 경우 ‘간행물 등록번호’를 부여받아 관리

제2장

2. 속기록 등록

• 생산된 속기록 또는 녹음기록은 전자기록생산시스템에 등록

- 속기록 또는 녹음기록(녹취록 포함)을 별도 등록

- 회의 결과 등록 시 회의록과 함께 속기록 또는 녹음기록(녹취록 및 녹음파일)을 붙임자료로 첨부

3. 회의록 및 속기록 편철

• 기관 고유단위과제(단위업무)*를 생성하여 회의록·속기록·녹음기록·녹취록 등을 편철하여 관리

* (예시) ○○위원회 회의록 속기록 관리(보존기간 영구)

• 회의록의 보존기간은 해당 업무 단위과제(단위업무)의 보존기간과 동일하게 책정하되, 「공공기록물법」

시행령 제18조에 따른 생산의무 회의록 등은 보존기간 30년 이상 단위과제(단위업무)를 생성하여 편철

① 회의록 생산의무 회의 : 보존기간 30년 이상의 단위과제(단위업무) 생성 및 편철

※ 회의록 생산의무 회의 : 「공공기록물법」 시행령 제18조제1항 각 호에 해당하는 회의

② 영구기록물관리기관의 장이 생산의무를 지정한 회의 : 보존기간 영구 단위과제(단위업무) 생성 및 편철

※ 속기록 또는 녹음기록 생산의무 회의 : 「공공기록물법」 시행령 제18조제2항에 따른 지정회의

제2장 처리과의 기록물관리| 33

34 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

처리과의 기록물관리

제2장

제2장 처리과의 기록물관리| 35

36 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

시청각기록물

2

처리과의 기록물관리

관련 근거

• 「공공기록물법」 제23조(시청각기록물의 관리)

• 같은 법 시행규칙 제4조(기록물의 등록) 제3호, 제4호

등록시점 및 방법

• 업무수행 과정을 보여줄 수 있는 보존대상을 선별하여 등록

제2장

- ‌사진·필름류는 촬영물 중 보존 대상으로 적합한 것을 선정하고, 선정된 사진을 전자기록생산시스템에

등록

- ‌녹음·동영상류는 촬영·녹화 또는 녹음된 기록물의 편집이 완료된 시점에 편집 완성본을 전자기록

생산시스템에 등록. 단, 편집장비가 없는 경우 편집되지 않은 상태 그대로 등록 가능

- 동영상 기록물의 경우 촬영 개요 및 시간별 촬영 세부사항 등을 포함한 설명문을 별도로 작성

- 접수한 시청각기록물은 유형에 상관없이 접수와 동시에 등록

• 비전자문서로 등록

- ‌전자기록생산시스템의 문서등록대장에 비전자문서 등록 기능을 활용하여 생산·접수한 시청각

기록물을 등록

< 시청각기록물 등록사항 >

･ 문서정보 : 제목, 과제카드명(기록물철명), 관련정보, 문서요지, 붙임

･ 보고경로 : 기안자, 결재자, 기안일자, 결재일자

･ 시행정보 : 생산등록번호, 등록일자, 공개여부

･ 관리정보 : 열람범위/제한, 쪽수, 수량, 등록구분(기록물형태, 내용요약*)

* 생산일자, 주요내용, 장소, 주요인물 성명 및 직위, 위치정보 등

• 전자문서로 등록

[유형1] 전자기안 시 파일로 첨부가 가능한 경우

- 전자문서 생산 시 붙임파일로 첨부

- 추후 검색 편의를 위해 제목에 ‘시청각’ 단어 포함 가능

[유형2] 전자기안 시 분리등록을 하여야 하는 경우

- 붙임이 매체(CD, 인화사진, USB 등)이면 ‘분리등록’을 사용하여 매체별로 각각 분리하여 등록

- 붙임을 별송하는 발송자는 ‘원본’을 발송한 문서에 ‘분리등록’하고 ‘사본’을 수신자에게 별도 송부

제2장 처리과의 기록물관리| 37

- 수신자는 문서 접수 후 별송된 ‘사본’을 분리등록하여야 함

- ‌‘분리등록’하는 방법은 전자기록생산시스템의 문서등록대장에서 발송/접수한 문서를 선택하여 각각

‘분리등록’ 등록함

※ ‌기안자 및 처리과 기록물관리책임자 등 ‘분리등록’ 작성 권한 확인

등록 시 주의사항

• 디지털 저장매체 단위로 등록하는 경우 장기 보존성, 가독성 등을 고려하여 필요시 보존성·가독성이

높은 매체에 옮겨 등록

• 아날로그 매체인 경우 원본이나 희귀본이 물리적으로 훼손되지 않도록 주의하여 관리하되 가급적

디지털화하여 함께 등록

• 기록관으로 이관 시 ‘분리등록’한 첨부물과 전자문서의 본문(사본)을 출력하여 함께 이관

• 시청각기록물 관리 제외 대상

- 일반문서를 촬영한 마이크로필름, 문서이미지 수록 광디스크 등 보존매체

- e-Book으로 제작된 DVD(또는 CD) 등 간행물

- 기록정보로서 가치가 없거나 가치판단이 불가능한 시청각물

※ ‌(예시) 매체훼손 등으로 내용 확인이 불가능한 시청각물, 생산·접수이력 및 내용 모두 불확실한 시청각물,

촬영 목적과 관련 없는 장면·테스트용 컷 등

- 방송 녹화 및 녹음자료

• 관리정보 기입 시 저작권/판권, 민감정보 등 접근 및 활용 제한요소가 있는 경우, 해당 정보를 함께

기입하여 관리

정리 및 편철

<전자기록생산시스템 등록 시 편철 기준>

• 기관 기록물 분류체계에 따른 논리적 편철

- 전자기록생산시스템으로 생산 시 관련 업무의 해당 단위과제(단위업무)에 편철

· ‌업무관리시스템 사용기관 : 기록관리기준표에 따라 단위과제 > 단위과제카드에 편철

· ‌전자문서시스템 사용기관 : 기록물분류기준표에 따라 단위업무 > 기록물철에 편철

- 단위과제(단위업무) 편철 시 주의사항

· ‌일반 시청각기록물 생산부서에서 「공공기록물법」 시행령 제19조의 생산 의무 대상 시청각기록물

중 영구보존이 필요한 중요 시청각기록물을 생산한 경우 별도의 ‘주요 시청각기록물관리’ 단위

과제(단위업무)를 신설(보존기간 영구)하고 사안별 단위과제카드(기록물철)를 생성하여 편철

· ‌주요 시청각기록물 생산부서(홍보담당관실, 공보부서, 대변인실 등)에서 중요 시청각기록물을

생산하여 영구보존이 필요한 경우 기관공통 ‘주요 시청각기록물관리’ 단위과제(단위업무)에 사안별

단위과제카드(기록물철)를 생성(보존기간 영구)하여 편철

38 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

「주요 시청각기록물 관리」 단위과제(단위업무) 신설 시 편철 방법 예시

처리과의 기록물관리

(단위과제)

주요 시청각기록물 관리

(단위과제카드)

주요 시청각기록물 관리

비전자 생산 > 제목 :

행사(동영상)

비전자 생산 > 제목 :

회의(녹음파일)

비전자 생산 > 제목 :

학술발표회(사진파일)

제2장 처리과의 기록물관리| 39

홍보부서(홍보담당관실, 대변인실, 공보담당관실 등) 시청각기록물 등록 유의사항

·‌홍보부서는 「공공기록물법」 시행령 제19조제1항 각 호의 어느 하나에 해당하는 시청각기록물 중 영구보존이

필요한 시청각기록물을 생산한 경우 “주요 시청각기록물 관리”(영구) 단위과제(단위업무)에 편철

·‌홍보부서는 “주요 시청각기록물 관리”(영구)에 사안별로 단위과제카드(기록물철)를 생성하여 주요 시청각

기록물을 편철

·‌홍보부서는 촬영된 시청각기록물이 영구보존 대상이 아닌 경우 해당업무 단위과제(홍보기획 등)에 사안별로

단위과제카드를 생성하여 편철

·‌홍보부서는 사안별로 나누어 기록물건을 등록하기 어려운 경우* 아래 목록 양식에 시청각기록물의 생산정보를

기재하여 첨부파일로 등록

* (예시) 하나의 사안이 연속적으로 발생한 경우, 처리과에서 생산이 빈번한 경우, 다수의 건이 봉투나 사진첩에 들어 있는 경우 등

<ㅇㅇㅇㅇㅇㅇ 관련 시청각기록물 생산목록( 예시 >

① 생산부서 : 시청각기록물 생산부서명 기재

② 건제목 : 시청각기록물의 제목 기재

③ 수량 : 기록물 건별 세부수량 기재

※ ‌(예) 사진/필름 2롤은 "2", 인화사진 3매는 "3", 전자파일은 '22년 제1회 A회의(1건)'의 사진파일이 15개인 경우 "15" 등으로 기재

④ 등록번호 : 전자기록생산시스템에서 부여받은 등록번호(문서번호) 기재

⑤ 단위과제 : 시스템에 등록된 단위과제(단위업무)명을 정확하게 기재

⑥ 보존기간 : ‌1년/ 3년/ 5년/ 10년/ 30년/ 준영구/ 영구 중 해당 단위과제(단위업무)의 보존기간과 동일한

보존기간 기재

⑦ 생산일자 : 촬영일자를 기재 (예: 2024. 7. 4.)

⑧ 생산장소 : 촬영한 장소를 기재

⑨ 주요인물 : 시청각기록물에 등장하는 주요인물 및 직위를 기재

⑩ 내용요약 : 시청각기록물에 대한 주요 내용을 기재

⑪ 유형구분 : 사진·필름류/ 녹음·동영상류 중 선택하여 기재

⑫ 매체형태 : 시청각기록물의 매체형태를 기재

⑬ 저작권여부(저작권자) : ‌민간 등 별도 저작권이 있는 경우 해당 저작권자명과 이용가능 범위, 제약사항 등 권리사항 기재

※ ‌(주의사항) 공공기관이 생산한 시청각기록물인 경우 저작권여부 생략

⑭ 공개여부(비공개호수) : 공개 값을 공개/ 비공개/ 부분공개 중 선택하고 비공개 호수를 기재

⑮ 비고 : 기타 특이사항 등 부가정보 기재

40 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

<시청각기록물 정리 편철 기준>

• 시청각기록물 매체별 물리적 편철

- ‌동일한 행사 및 사안 단위로 철을 만들되 기록물철에 포함되는 하위 건들은 시간 발생순으로

처리과의 기록물관리

배치하여 하나의 시청각기록물철(권)을 생성

- ‌해당 매체에 적합한 보호케이스(또는 보존용품)에 넣어 관리하고 보호케이스 앞면 등에 제목·

생산년도·종류·수량 등과 함께 기록물철 분류번호 표시

분류번호 구성 : 시스템구분 + 처리과 기관코드 + 단위과제 식별번호 + 기록물철 식별번호

제2장

[유형1] 사진/필름류

• 사진·필름류는 관련 내용이 이해될 수 있도록 사안의 흐름에 맞추어 배열 정리하고 재질별로 적절한

보존 봉투 또는 보존용 사진첩 등 보존 재료를 선택하여 보관, 좌측 상단에 생산부서·제목(내용)·

생산일자·기록물 형태·수량 등과 함께 기록물철 분류번호 표기

• 여러 사안의 필름이 물리적으로 연결되어 있는 경우, 사안별로 필름을 분리하여 기록물철 구분

< 사진·필름류 기록물철 분류번호 표시 >

(중성지 150g/㎡)

< 사진·필름류 크기별 봉투 규격 >

(단위 : cm)

제2장 처리과의 기록물관리| 41

[유형1] 사진/필름류, 유형2 오디오/비디오류 참고

➜ 아날로그 시청각기록물

• 인화사진 1개 봉투 = 1철, 사진필름 1롤 = 1철, 영화필름 1캔 = 1철, 사진앨범 1권 = 1철, 동영상 DVD

1장 = 1철, 음반CD 1장 = 1철

※ ‌‌아날로그 시청각기록물은 원본매체가 광매체(CD, DVD, Blu-ray등)인 경우이며, 공CD 등 별도매체에

시청각파일을 옮겨 담은 경우는 ‘[유형3]전자파일’을 따름

➜ 참고 : 「시청각기록물 표기서식」(시청각기록물 보관 시 기록물 겉면 부착)

[유형2] 오디오/비디오류

• 사안별로 편집 완료된 기록물을 발생순서에 따라 보존용 매체(광디스크, 테이프 등) 및 보호케이스

등에 넣은 후 매체 본체와 보호케이스에 해당 정보*를 표시하여 관리

*정보 : 분류번호, 제목(내용)·생산일자·기록물 형태·수량 등

• 녹음 및 녹화 시간이 길어 한 편을 시간상 여러 개로 나눌 경우 각각을 기록물철로 생성하고 관련 정보

기입

(예시) 기록물철명 : 2024년 A홍보영상 2-1, 2024년 A홍보영상 2-2

• 분리될 수 없는 매체(테이프, 영화필름 등)의 경우 하나의 기록물철로 생성

• 영화필름은 보호케이스 중앙에 제목·생산년도·종류·수량 등과 함께 기록물철 분류번호를 표시하되

녹화시간이 길어서 여러 개의 테이프로 나뉘어져 있는 경우에는 기록물철명에 관련 정보를 함께 기입

(예시) ‌동일한 사안이 3개의 영화필름으로 구성된 경우

기록물철명 : 대통령 취임식(3-1), 대통령 취임식(3-2), 대통령 취임식(3-3)

< 테이프·디스크 등 분류번호 표시방법 >

가. 일반규격

나. 소형규격

생산연도

(생산연도)

42 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

[유형2] 오디오/비디오류 예시

처리과의 기록물관리

제2장

공연 DVD(원본매체) 생산

기록물 제목 : 2024년 제000호 인간문화재 공연

등록제목 : 2024년 제000호 인간문화재 공연, 형태 : DVD, 등록 건수 : 1, 수량(쪽수) : 1

[유형3] 전자파일

• 전자문서에 첨부하지 않고 관리 중인 시청각 전자파일의 경우 건별로 폴더를 생성하고 매체에

저장*하여 관리

* 해당 전자문서가 있는 경우 문서 본문의 사본(PDF파일)도 함께 매체에 저장

• 건별 폴더는 생산 순서에 따라 배치될 수 있도록 폴더명 작성

폴더명 : ‌[등록번호(문서번호)]+생산일자+건제목(행사명 등)+인물+장소 등

(예시) 행정과-123_20240107_제1회 A회의_홍길동장관_본관 2층 회의실

• 폴더목록(생산목록)을 작성하여 매체와 함께 관리(매체에 저장 권장)

• 저장매체 본체와 보호케이스에 매체정보 표시

매체 정보 : ‌매체명, 업무명, 처리과명, 생산년도(또는 기간)

(예시) 매체명 : ’24년 주요 시청각 기록CD (1) / 업무명 : 기관홍보 / 처리과 : 행정과 / 생산년도 : 2024

※ ‌‌기록물 폴더별 이관목록 또는 색인목록(생산목록)을 작성하여 별도 매체와 함께 이관해야 하며, 매체의 유형

및 기기를 시청각기록물로 간주하여 생산정보 없이 등록･이관하지 않도록 유의

제2장 처리과의 기록물관리| 43

< 폴더목록(생산목록) 구성 예시 >

① 매체명 : 저장된 시청각기록물을 포괄할 수 있는 명칭으로 작성

(예시) ’24년 주요 시청각 기록CD (1)

② 생산부서(처리과) : 시청각기록물 생산부서명 기재

③ 단위과제명 : 시스템에 등록된 단위과제(단위업무)명 기재

④ 단위과제카드명 : 단위과제카드명(기록물철명) 기재

⑤ 보존기간 : ‌‘1년/ 3년/ 5년/ 10년/ 30년/ 준영구/ 영구’ 중 해당 ‘단위과제(단위업무의 기록물철)’의 보존기간과 동일한

보존기간 기재

⑥ 폴더명 : 폴더명([등록번호(문서번호)]+생산일자+건제목(행사명 등)+인물+장소 등) 기재

(예시) 행정과-123_20240107_제1회 A회의_홍길동장관_본관 2층 회의실

⑦ 생산일자 : 촬영일자 기재(예: 2024. 1. 1.)

⑧ 수량 : 기록물 건별 세부 시청각파일 수량 기재(문서사본파일은 수량에서 제외)

⑨ 생산장소 : 촬영한 장소를 기재

⑩ 주요인물 : 시청각기록물에 등장하는 주요인물 및 직위를 기재

⑪ 내용요약 : 시청각기록물에 대한 주요 내용을 기재

⑫ 유형구분 : 사진·필름류/ 녹음·동영상류 중 선택하여 기재

※ ‌파일 유형이 2개 이상인 경우 파일 유형 모두 기재

⑬ 저작권여부(저작권자) : 민간 등 별도 저작권이 있는 경우 해당 저작권자명과 이용가능 범위, 제약사항 등 권리사항 기재

※ ‌주의사항 : 공공기관이 생산한 시청각기록물인 경우 ‘저작권여부’ 생략

⑭ 공개여부(비공개호수) : 공개 값을 공개/ 비공개/ 부분공개 중 선택하고 비공개 호수를 기재

⑮ 비고 : 기타 특이사항 등 부가정보 기재

※ ‌시청각기록물의 특성상 생산맥락 정보가 없으면 기록물의 내용파악이 곤란하므로 항목별 정보를 상세히 기재해야 함

44 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

별도 매체 내 시청각기록물 편철·정리방법 참고

기기 또는 매체명

처리과의 기록물관리

생산년도

처리과명

단위과제명

단위과제카드명

제2장

(기록물철명)

폴더명 : 등록번호_생산일자_제목_인물_장소 등

건제목.pdf

ㆍ 문서관리카드 또는 본문

00001.jpg

ㆍ 이미지파일 1

00002.jpg

ㆍ 이미지파일 2

폴더명 : 등록번호_생산일자_제목_인물_장소 등

건제목.pdf

ㆍ 문서관리카드 또는 본문

00001.wma

ㆍ 오디오파일 1

00002.wma

ㆍ 오디오파일 2

① 생산순서에 따라 기록물 건별 폴더를 구성하고 각 폴더에 해당 시청각 파일 저장

※ ‌‌단일 처리과와 단일 단위과제카드(기록물철)로 구성되어 있는 경우 처리과명, 단위과제명, 단위과제카드명

(기록물철명) 등의 구조 생략 가능

② 건별 폴더명에 등록번호(문서번호)와 건제목 반드시 포함

[유형3] 전자파일 예시

별도 매체

※ (매체명 예시) ’24년

주요 시청각 기록CD (1), (2)

‘A 회의’ 시청각 파일

매체에 저장

폴더 생성 및 파일 저장

(원본매체) 생산

※ (예시) 회의(1)~(15).jpg

※ (폴더명 예시)행정과

123_240107_제1회 A회의

_000장관_본관2층 회의실

1.건별 폴더

(문서 사본 파일+시청각파일)

2. 폴더목록(생산목록) 파일

등록제목 : ’24년 제1회 A회의, 형태 : 사진/필름, 등록건수 : 1, 수량(쪽수) : 15,

별도 매체명 : ’24년 주요시청각기록CD(1)

제2장 처리과의 기록물관리| 45

46 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

간행물 발간등록 신청 및 송부

3

처리과의 기록물관리

관련 근거

• 「공공기록물법」 제22조(간행물의 관리)

• 같은 법 시행령 제55조(간행물의 관리)

• 간행물 발간등록 및 송부지침

간행물의 정의

제2장

• 공공기관이 기관의 목적이나 업무수행의 내용을 기관 내부나 일반인에게 전달하기 위해 책자,

전자파일 등의 형태로 생산 및 발간하는 자료

• 발간 시 관련 결재문서와 원고는 일반문서로 등록하고, 그 외 인쇄 등 다양한 형태로 여러 부(권)를

생산할 경우 간행물로 취급

< 간행물 발간 후 최종본 일반 문서 등록(전자기록생산시스템(온나라 등)) >

• 간행물 원고 최종본(전자파일)은 발간 관련 결재 시 본문과 함께 붙임으로 등록하여 관리 필요

※ ‌중간 원고만 결재받고, 간행물 최종본을 인쇄 업체로부터 수령 후 최종 결재를 받지 않는 사례가 있음

간행물의 유형

제2장 처리과의 기록물관리| 47

간행물 발간등록번호 신청 및 유의사항

• 신청 대상 기관 : 중앙행정기관(특별지방행정기관, 군 기관 포함), 지방자치단체, 교육청 등

• 생략 대상 기관* : 「공공기록물법」 시행령 제3조 각 호 에 해당하는 기관

* 관련근거 : 「공공기록물법」 시행령 제55조제1항제3호

< 간행물 발간등록번호 생략 대상 기관 >

1. 「공공기관의 운영에 관한 법률」 제4조에 따른 공공기관

2. 「지방공기업법」에 따른 지방공사 및 지방공단

3. ‌「지방자치단체 출자·출연기관의 운영에 관한 법률」 제2조1항에 따른 출자·출연기관 중 해당 지방자치단체의

조례로 정하는 기관

4. ‌특별법에 의하여 설립한 법인(다만, 「지방문화원진흥법」에 의한 문화원 및 특별법에 의하여 설립된

조합·협회는 제외한다)

5. 「유아교육법」, 「초․중등교육법」, 「고등교육법」, 그 밖에 다른 법률에 따라 설립된 각급 학교

※ ‌「공공기록물법」 시행령 제3조 각 호의 공공기관이 발행하는 간행물은 공공기관에서 자체적으로 등록번호

부여·관리

48 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

간행물 등록번호 부여 절차 및 방법

• 간행물 등록 원칙

·‌공공기관의 기록관이 기관에서 생산한 간행물의 유형과 범위를 정하고 자체 간행물 등록번호 체계에

처리과의 기록물관리

따라 등록번호 부여

• 간행물 발간등록 절차

등록번호

신청사항

등록번호

원고완성

신 청

검 토

부 여

제2장

발간의뢰

(결 재)

재무부서

확인·지출

간행물

기록관

수 령

송 부

※

는 기록관에서 수행하는 절차

• 간행물 등록번호 구성(예시) : 기관코드(명칭, 약칭)-생산년도·일련번호·발간주기

기관코드 (기관명, 약칭)

기관코드

일련번호

발간주기

2024

예 1)

10

-

-

-

노동연

2024

예 2)

10

-

-

-

KLI

2024

예 3)

10

-

-

-

※ 기관이 운용하는 관리번호 체계가 있는 경우 그대로 사용

• 간행물 등록번호 표기 위치(간행물 표지 죄측 상단)

제2장 처리과의 기록물관리| 49

참고

발간등록 생략대상 간행물

발간등록 생략대상 간행물(「공공기록물법」 시행령 제55조 제1항)

1. 「공공기록물법」 시행령 제20조에 따라 등록되는 기록물

2. 영구기록물관리기관의 장이 보존 및 활용가치가 낮다고 정한 간행물

3. 「공공기록물법」 시행령 제3조 각 호의 어느 하나에 해당하는 공공기관이 발행하는 간행물

간행물 발간등록번호 생략대상 유형(「공공기록물법」 시행령 제55조 제1항 제2호)

50 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

처리과의 기록물관리

제2장

제2장 처리과의 기록물관리| 51

행정박물

4

관련 근거

• 「공공기록물법」 제24조(행정박물의 관리)

• 같은 법 시행령 제57조(행정박물의 관리)

• 같은 법 시행령 [별표4](행정박물 관리대상), [별표5](행정박물 유형별 이관시기)

• 「공직자윤리법」 제15조(외국 정부 등으로부터 받은 선물의 신고), 같은 법 시행령 제29조(선물의 관리·

유지)

행정박물의 정의 및 관리대상

• 행정박물의 정의

- ‌공공기관이 업무수행과 관련하여 생산·접수 또는 취득한 형상기록물 중 행정적·역사적·문화적·예술적

가치가 높아 기록관에서 관리대상으로 선정한 기록물

• 관리대상

※ ‌기록관에서는 행정박물의 관리범위와 대상을 선별·지정하여 관리하도록 함

• 행정박물 관리 미포함 대상

- 생물류, 액체류, 식품류 같이 영구보존할 수 없는 대상

- 보존을 위한 화학적 전처리가 곤란한 유기물류

- 공공업무와 관련 없는 순수박물

※ ‌「공공기록물법」에 따라 등록·관리되는 문서·도면·도서·카드·대장·시청각기록물·간행물 등 기록정보 자료는

관리범위에서 제외

52 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

• 유형 분류

- 공공기관이 행정박물을 생산·접수 또는 취득하게 된 맥락에 따라 분류

처리과의 기록물관리

< 행정박물 유형분류 예시 >

• 평시 공무 수행용 의복, 유니폼 → 상징류

• 특정 행사용 유니폼 → 기념류

• 수상 등 치하의 의미로 수여 받은 감사패, 기념패 등 → 상장·상패류

• 특정 행사를 기념하기 위해 생산한 기념패 → 기념류

• 외국(외국인, 외국단체)으로부터 선물로 받은 기념패 → 그 밖의 유형(공직자선물류)

제2장

• 공공기관을 상징하는 모형 → 상징류

• 외국(외국인, 외국단체)으로부터 선물로 받은 상징 모형 → 그 밖의 유형(공직자선물류)

선물류의 관리(「공직자윤리법」 제15조, 같은 법 시행령 제29조)

• 공무원 또는 공직유관단체*의 임직원이 그 직무와 관련하여 외국(인)으로부터 받은 선물은 소속기관·

단체의 장에게 신고**하고, 신고·이관 받은 등록기관의 장은 영구보존할 필요가 있는 선물에 대해 관할

영구기록물관리기관의 장에게 이관하여야 함

* 공직유관단체는 정부공직자윤리위원회가 지정, 인사혁신처장이 반기별로 관보에 고시

** 신고대상 : 미화 100달러, 한화 10만원 이상의 선물

행정박물의 선별

• 처리과는 업무수행 과정에서 생산·접수 또는 취득한 행정박물에 대해 ‘행정박물 관리대상 선별

체크리스트’를 작성하고, 기록관에 제출하여야 함

• 기록관은 처리과에서 작성하여 제출한 선별 체크리스트에 기록관의 의견을 반영하고, 이를 검토·

확정한 후 관리대상을 처리과에 통보하여야 함

• 처리과는 관리대상으로 선별된 행정박물에 대해 관리카드의 기본정보(11개 항목)를 누락 없이 작성·

관리해야 함

제2장 처리과의 기록물관리| 53

< 행정박물 관리대상 선별 체크리스트 >

54 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

붙임

행정박물 관리카드

행정박물 관리카드

처리과의 기록물관리

<기본정보> 모든 항목 필수 기입

등록번호

1

생산부서

2

행정박물명

3

제2장

내용요약

10

관련번호

11

<관리정보> 기관의 필요에 따라 항목 추가 가능하며, 맥락 관리를 위해 최대 기입

이미지

비고

17

제2장 처리과의 기록물관리| 55

< 작 성 방 법 >

①등록번호 : 처리과코드[7] + 등록연도[4] + 일련번호[6]

※ 예) 1741069-2022-000704

②생산부서 : 행정박물을 생산·접수 또는 취득한 부서를 기입

③행정박물명 : 생산맥락과 유형이 드러나도록 기입

※ 예) ‌○○○부 ○○주년 창설기념식 ○○○장관 기념사 낭독 사진액자

○○○○년 행정서비스헌장 운영 우수기관 수치

④생산일자 : 행정박물이 생산된 일자를 기입

※ 생산일자를 알 수 없는 경우 해당 행정박물을 확인한 일자 기입

공직자선물의 경우 생산일자와 종료일자는 동일하게 ‘수령일’로 기입

⑤종료일자 : 활용이 종료된 일자를 기입

※ 종료일자를 알 수 없는 경우 행정박물로 확정된 일자 기입

‣ ‌④, ⑤번 일자는 'yyyy-mm-dd' 형식(예:2022-10-16)으로 기입하되, 일자가 불분명한 경우에는

연도만 기입 가능

⑥유형 : 「공공기록물법」 시행령 제57조 [별표4]의 행정박물 관리대상 7개 유형 중 택1

※ ‌관인류 : 폐기공고번호를 비고란에 필수 기입

공직자선물 : 유형에 ‘그 밖의 유형(공직자선물)’로 표기 후 비고란에 수령인, 수령일, 증정인, 수령경위를 필수 기입

⑦재질 : 아래 재질명 중 대표재질명 택1

※ 금속, 토재·도자기, 석재, 유리·보석, 초재, 목재, 골각·패각, 종이, 모피, 직물, 합성수지, 고무, 기타

⑧크기 : 기본으로 세로×가로×높이(단위 : cm)를 사용, 부정형의 경우 최대 길이를 표시

⑨수량 : 점단위로 기입

※ ‌세트로 보아야 의미 있으나 각각 독립적으로 존재하거나 물리적으로 분리되어 있는 경우(그릇세트, 주전자·접시세트

등), 동일한 것이 복수로 있는 경우

➜ 하나의 관리번호를 부여하고 개별 수량 합산하여 기입

⑩내용요약 : 행정박물에 관한 요약 설명 또는 추가 설명(생산경위 등) 기입

⑪관련번호 : ‌행정박물의 생산·접수 또는 취득과 관련하여 배경정보를 알 수 있는 기록물 등록번호

기입(복수기입 가능)

⑫기록관 인수 : 기록관이 처리과 등으로부터 행정박물을 인수받은 날짜와 인수 경위*를 기입

* 이관, 기증, 수집 등

⑬비치 : 행정박물의 비치여부(O, X) 및 비치종료일자, 비치사유를 기입

⑭공개구분 : ‌공개, 부분공개, 비공개를 지정할 수 있으며, 비공개 및 부분공개일 경우 비공개호수, 비공개

사유를 기입

⑮보존위치 : 행정박물이 보존되고 있는 장소 및 서가 위치를 기입

⑯보존상태 : 행정박물의 내외부에 파손·오염·균열 등의 보존상태와 확인한 일자를 기입

⑰비고 : 저작권사항, 관인류 폐기공고번호, 공직자선물 수령 경위 등 행정박물 관리상의 참조사항을 기입

⑱이미지 : 행정박물의 이미지를 삽입

56 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

처리과의 기록물관리

제2장

제2장 처리과의 기록물관리| 57

행정정보 데이터세트

5

관련 근거

• 「공공기록물법」 제19조(기록물의 관리 등)

• 같은 법 시행령 제25조(기록관리기준표 등), 제31조의2(관리권한만을 이전하는 방법으로 이관할 수

있는 전자기록물), 제34조의3(행정정보 데이터세트의 관리)

• NAK 35:2020(v1.0) 「행정정보 데이터세트 기록관리 기준-관리기준표의 작성 및 이관규격」

용어 정의

• 행정정보시스템 : 행정기관이 행정정보를 생산·수집·가공·저장·검색·제공·송신·수신하고 활용할 수

있도록 하드웨어·소프트웨어·데이터베이스 등을 통합한 시스템(「행정업무의 운영 및 혁신에 관한

규정」 제3조제12호)

• 행정정보 데이터세트 : 공공기관이 보유한 행정정보시스템에서 생산·수집·가공·저장·검색·제공·

송신·수신 등을 위해 조합된 문자·숫자·도형·이미지 및 그 밖의 데이터(집합)

• 행정정보 데이터세트 관리대상 선정 : 공공기관의 행정정보시스템을 대상으로 기록관리 대상

데이터세트를 식별하는 절차

• 행정정보 데이터세트 관리기준표 : 행정정보 데이터세트 기록관리를 위해 필요한 정보를 작성하도록

정한 서식

행정정보 데이터세트 관리대상 선정

• 업무 개요

- ‌행정정보시스템의 시스템 담당자*는 기관 행정정보시스템에서 생산·관리되는 데이터세트를

기록관리 적용 대상인지 검토하고 기록관과 협의

* (시스템 담당자) 행정정보시스템을 운영·관리하는 담당자

- ‌기관이 보유하고 있는 행정정보시스템 현황을 조사하고 관리대상 선정 협의 서식을 활용하여 초안

작성

• 수행 업무

① 시스템 현황 조사

- ‌정보자원관리시스템(IRM), 기관 내부 시스템 관리대장, 산출물 등을 참고하여 보유·관리하고 있는

시스템 목록 및 개요 조사

② 데이터세트 관리대상 유형 구분 초안(협의 서식) 작성

- ‌①의 결과를 바탕으로 데이터세트 기록관리 대상 여부를 검토·협의하기 위한 서식 초안(‘선정유형’은

반드시 기재) 작성

58 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

< 데이터세트 관리대상 협의 서식(예시) >

처리과의 기록물관리

제2장

※ ‌‘데이터세트 관리대상 선정 협의 서식’은 국가기록원 누리집

(홈페이지)(홈 > 업무안내‧자료 > 기록관리 자료실 > 행정정보 데이터세트) 참고

- ‌관리대상 유형 구분은 관리대상(A유형)과 관리제외대상(B, C유형)으로 구분하며, 작성한 초안은

기록관에 제출

※ ‌‘관리제외대상’ 시스템의 경우, 반드시 ‘선정 제외 사유’ 항목을 작성하여야 하며 가급적 구체적으로 작성하여야

함

제2장 처리과의 기록물관리| 59

< 행정정보 데이터세트 관리대상 유형 구분 >

행정정보 데이터세트 관리기준표 작성

• 업무 개요

- 데이터세트의 관리대상 협의 결과 관리대상(A유형)으로 선정된 경우 관리기준표 작성

※ 데이터세트 관리기준표 상세 작성 방법은 ‘제3장 제2절 행정정보 데이터세트의 기록관리 기준’을 참고

• 수행업무

<시스템담당자>

① 시스템 관련 정보 작성

- 관리기관 정보 영역 : 행정정보시스템을 운영 및 관리하는 기관, 부서, 담당자 정보 등 작성

※ 시스템의 실질적 관리 등에 대한 협업 대상과 주체 확인

- ‌시스템 정보 영역 : 시스템의 명칭, 개요, 구축 연도 및 시스템의 구성 등에 관련된 정보로 시스템 개발

산출물, 정보자원 정보, 유지관리 산출물·매뉴얼 등을 참고하여 작성

60 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

- ‌데이터 정보 영역 : 실제 업무행위 결과로 저장되는 데이터의 결과, 암호화 여부 등을 검토하고

첨부파일 형태의 자료와 종류, 뷰어, 저장방식 및 경로 등을 입력

※ 데이터세트의 논리적 구조와 종류 확인, DB가 모듈별로 구성된 경우 분할 필요

처리과의 기록물관리

② 기록관리정보 보완 작성

- ‌기록관이 작성한 기록관리정보를 검토한 후 단위기능별 ‘기록관리정보’ 중 기산일, 적용범위, 적용범위

관련 정보, 처분의 제약 발생사항을 작성

※ ‌기산일, 적용범위(테이블, 컬럼, 쿼리 등)는 실제 운영 중인 데이터베이스에서 확인 가능한 개체·값 등을

토대로 구체적 작성 권고

제2장

- ‌기록관리정보 보완 작성 시, 기록관이 작성한 단위기능이 데이터의 구조 등 시스템 제약사항으로

단위기능을 세부적으로 분할해야 하거나 다른 단위기능과 통합해야 하는지 등을 검토하고 기록관과

협의

<업무담당자>

① 법령·업무정보 작성

- ‌법령 정보 영역 : 행정정보시스템의 구축 근거에 관련된 사항이나, 해당 행정정보시스템으로 진행되는

행정업무의 근거 규정 등을 작성

- ‌업무 정보 영역 : 해당 시스템에 저장되는 데이터에 관한 업무의 종류, 내용, 목적 등을 파악하여 단위

기능 세분화의 기준이 되는 업무단위별로 입력

※ ‌기록관리에 연관되는 주요 내용을 파악하기 위한 정보로서 기록관리정보와 일대일(1:1)로 매핑되도록 작성

권고

참고사항

• 행정정보 데이터세트 종합관리시스템 활용

- ‌데이터세트 기록관리 대상 선정 및 관리기준표 작성 시, 행정정보 데이터세트 종합관리시스템 기능

활용 권고 ※ 기관 기록관 담당자와 협의

< 행정정보 데이터세트 종합관리시스템을 활용한 업무 추진 >

(국가기록원 관할기관에 한함)

• 데이터세트 기록관리 대상선정, 관리기준표 작성·관리, 국가기록원과의 협의*는 ‘행정정보 데이터세트

종합관리시스템’을 통해 수행

※ ‌중앙행정기관(특행 포함) 및 지방자치단체는 ‘25년 7월부터 시스템에 접속하여 사용 가능하며, 교육청, 정부산하공공기관

및 대학은 별도 안내 예정

* ‌국가기록원과의 협의는 직접관리기관만 해당하며, 그 외 공공기관은 대상선정 및 관리기준표 작성 등 자체 관리를 위해

시스템 활용 가능

제2장 처리과의 기록물관리| 61

제3절

비치기록물 지정 신청

관련 근거

• 「공공기록물법」 시행령 제2조제3호(비치기록물의 정의), 제31조(비치기록물의 지정 등)

※ ‌「공공기록물법」 시행령 개정(’25.5.20.)에 따라 ‘비치기록물 지정·승인제’ 도입 → 관할 영구기록물관리

기관에서 승인 받은 기록물만 기관 처리과에 비치 가능

신청 대상 및 절차

• 비치기록물의 정의 : 카드, 도면, 대장 등과 같이 사람, 물품 또는 권리 관계 등에 관한 사항의 관리나

확인 등에 수시로 사용되어 처리과에서 기록물 원본을 계속 활용해야 할 필요성이 있는 기록물

• 신청 대상 기관

- 중앙행정기관 및 그 소속기관, 군 기관

- ‌영구기록물관리기관이 미 설치된 지방자치단체 및 교육청, 「공공기록물법」 시행령 제3조 각 호에

따른 공공기관

※ ‌헌법기관(국회, 헌법재판소, 법원, 선관위) 및 지자체(서울, 경남, 청주, 이천, 충남·경남교육청)는 관할

헌법기관기록물관리기관, 지방기록물관리기관에 지정 신청

• 신청 대상기록물 : ’26년에 한해, ①기존 및 ②신규 비치기록물을 모두 신청

- ‌① 기존 : 변경 전 제도에 따라 처리과에서 자체보관 중인 비치기록물

- ‌② 신규 : ’25년 생산 기록물 중 기록관에 이관하지 않고 처리과에서 비치하여 계속 활용하고자 하는

기록물

※ ‌업무 참고용 일반문서는 해당되지 않으며 필요한 경우 「공공기록물법」 시행령 제32조제3항에 따른 이관시기

연장 제도 활용

• 신청 방법 : ‘비치기록물 지정 신청서 서식’을 작성하여, 처리과 기록물관리책임자에게 제출

- ‌① 대상 식별 : 담당자가 생산·접수한 기록물 중 기록관으로 원본을 이관하지 않고 처리과에서

활용해야 할 필요성이 있는 기록물 식별

- ‌② 신청서 작성 : 식별된 기록물에 대해 처리과 기록물관리책임자에게 비치기록물 지정 신청서(또는

연장 신청서) 작성 제출

※ 비치기간은 최대 5년의 범위에서 지정 가능

62 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

<예시> 비치사유

➜ 현재 진행 중인 재판·소송 등에 대응이 필요한 경우

처리과의 기록물관리

- ‌“이 기록물은 현재 진행 중인 재판·소송의 증거자료로서 일정 기간 법적 대응이 필요하므로 해당 사안이

종료되는 ’○○년까지 비치기록물 지정을 신청함”

➜ 빈번한 열람 및 민원 업무 처리를 위해 계속 활용할 필요성이 있는 경우

- ‌“이 기록물은 당사자 권익보호 등을 위한 증빙자료로서 내·외부 열람 및 민원이 빈번하여 해당부서(처리과)

업무 수행상 지속적으로 활용이 필요하여, 해당 기록물의 활용 종료가 예상되는 ’○○년까지 비치기록물

제2장

지정을 신청함”

• 유의 사항

- ‌즉시 열람·출력이 가능한 전자문서, 단순 참고용 사본, 매뉴얼, 간행물 등은 비치기록물 지정 신청

대상이 아님

제2장 처리과의 기록물관리| 63

붙임

비치기록물 신청 관련 서식

[서식 1] 비치기록물 지정 신청서

(※관련 근거: 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제31조제1항)

1. 신청 기관 정보

2. 신청 기록물

3. 지정 신청 사유 (해당 □에 체크)

① 기록물 형태(시행령 제2조제3호 근거)

□ 카드류 □ 도면류 □ 대장류

※ 업무 참고용 일반문서는 해당되지 않으며 필요한 경우 시행령 제32조3항에 따른 이관시기 연장 제도 활용

② 활용도(시행령 제2조제3호 근거)

□ 인사/조직관리(사람) □ 자산/물품 관리(물품) □ 인허가/계약 등(권리관계)

□ 기타 ( )

③ 지정 필요성

*기록관으로 이관하지 않고 처리과에서 수시로 활용해야 하는 구체적인 사유와 예상 활용 빈도 기재

○ 비치 사유 :

○ 예상 빈도 :

4. 지정 신청 기간 : . . . ∼ . . (최대 5년)

위와 같이 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제31조제1항에 따라 비치기록물 지정을 신청합니다.

신청자(처리과의 장) : (인/서명)

64 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

[서식 2] 비치기록물 지정 연장 신청서

(※관련 근거: 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제31조제3항)

처리과의 기록물관리

1. 신청 기관 정보

2. 신청 기록물

3. 연장 신청 사유 (해당 □에 체크)

① 기록물 형태(시행령 제2조제3호 근거)

□ 카드류 □ 도면류 □ 대장류

※ 업무 참고용 일반문서는 해당되지 않으며 필요한 경우 시행령 제32조3항에 따른 이관시기 연장 제도 활용

② 활용도(시행령 제2조제3호 근거)

□ 인사/조직관리(사람) □ 자산/물품 관리(물품) □ 인허가/계약 등(권리관계)

□ 기타 ( )

③ 활용 실적

*지난 비치기간 동안의 구체적인 활용 건수 및 사례 등 활용 실적 첨부

○ 열람 횟수 : 월평균 00회 열람

○ 현안 대응 : 감사대응 00건

④ 비치기간 연장 필요성

*향후에도 계속 비치해야 하는 구체적 사유, 및 예상 빈도

○ 연장 사유 :

○ 예상 빈도 :

위와 같이 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제31조제3항에 따라 비치기록물 지정을 신청합니다.

신청자(처리과의 장) : (인/서명)

제2장 처리과의 기록물관리| 65

기록물관리책임자

제4절

단위과제(카드) 관리

관련 근거

• 「공공기록물법」 제18조(기록물의 등록·분류·편철 등)

• 같은 법 시행령 제22조(기록물의 분류), 제25조(기록관리기준표 등)

• 같은 법 시행규칙 제16조(기록관리기준표)

• NAK 4:2021(v2.2) 「기록관리기준표 작성 및 관리절차」 제4절, 제5절

기록물 분류 원칙

• 분류는 논리적으로 구조화된 방식과 규칙에 따라 업무 행위나 기록물을 조직화하여 체계적으로

관리·활용하기 위한 업무 절차

• 기록물을 분류할 때는 정부기능분류체계(BRM)의 단위과제별로 작성하는 것을 원칙으로 하되,

BRM을 적용할 수 없는 경우 관할 영구기록물관리기관의 장과 협의하여 별도의 기능분류방식 사용

기록물 분류체계 운영

• 정부기능분류체계(BRM) 도입기관 : 기록관리기준표 운영

• 정부기능분류체계(BRM) 미도입기관 : 기록물분류기준표 운영

[기록관리기준표와 기록물분류기준표의 비교]

66 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

정부기능분류체계 계층별 구분

계층

계층별 구분 방식

정책분야

대국민서비스, 정부 내 활동 등에 따른 구분(정책, 사업별)

처리과의 기록물관리

정책영역

부처별 기능(기관)

대기능

실/국 단위 담당 기능

중기능

과/팀 단위 담당 기능

소기능

중기능을 수행하기 위해 업무담당자가 수행하는 기능, 직제규정 등

법규를 근거로 정해진 기능

단위과제

정부기능분류체계의 최하 단위이며, 업무 간 유사성 및 독자성을 고려하여

업무담당자가 소기능을 세분화한 업무영역

제2장

단위과제(단위업무) 운영

• 업무담당자는 생산 또는 접수한 기록물을 분류·편철할 수 있도록 단위과제(단위업무)별로 1개 이상의

단위과제카드(기록물철)를 생성하여야 함

- ‌처리과의 장은 단위과제별 단위과제카드 작성 기준을 정하여 기록물이 체계적으로 편철·관리될 수

있도록 하여야 함

< 단위과제카드 >

• ‌과제 담당자들이 업무관리시스템에서 업무를 수행하기 위해 단위과제를 참조하여 만들어야 할 과제카드로,

업무관리시스템에서는 단위과제카드가 실제 기록물이 편철되는 기록물관리의 기본단위로 사용됨

※ ‌전자문서시스템을 사용하는 기관은 단위업무별로 기록물철을 생성하고 기록물철별 작성 기준을 정하여

기록물을 편철·관리해야 함

• 기록관리기준표(기록물분류기준표)는 단위과제(단위업무)별로 작성하며 업무설명, 보존기간 및

보존기간 책정사유, 보존장소, 보존방법, 공개여부 및 접근권한 등의 관리 기준을 포함함

제2장 처리과의 기록물관리| 67

기록관리기준표 관리기준

① 업무 설명

- ‌기능분류체계의 단위과제(단위업무)에 대한 설명으로 기록물의 생산맥락을 파악할 수 있도록 업무의 성격,

업무처리 절차 등을 기술함

- ‌누구나 쉽고 정확하게 파악할 수 있도록 업무 내용을 구체적이고 상세하게 제시해야 함. 해당 업무의 근거

법령 및 지침, 업무 절차와 중요도, 타 업무와의 연관성 등을 확인하여 포함해야 함

(예시)

단위과제(단위업무)

업무설명

「공공기록물법」 제19조 및 시행령 제25조에 따라 각 처리과의 문서등록-분류-편철을

제어하는 기록관리기준표를 관리하는 업무. 1964년 이후 지속된 〈공문서분류번호 및

보존기간표〉를 대체하는 제도이며, 그 중요도가 큼

기록관리기준표관리

녹지관리

자연환경을 보존하면서 시설물이 정상적인 기능을 수행할 수 있도록 수목 등을

관리하거나, 주변 경관이 향상되도록 초화·수목 등을 설계·정비하는 업무

시설물 대관

해당 시설물에 대한 이용 신청을 받아 사용을 허가하고, 행사 등이 원활하게 진행될 수

있도록 협조하는 업무

② 보존기간 책정

- ‌단위과제별 보존기간은 각급기관이 「공공기록물법」 시행령 [별표1]의 ‘기록물의 보존기간별 책정기준’,

기관유형별 ‘공통업무 보존기간 준칙’, 각 기관별 ‘고유업무 보존기간 준칙’ 등을 참고하여 영구, 준영구,

30년, 10년, 5년, 3년, 1년 중 하나로 책정함을 원칙으로 함

※ 보존기간 책정기준

- ‌보존기간은 업무종료 후 참고할 기간, 민원증명·분쟁이나 소송 등에 증빙자료로 필요한 기간, 연구자료, 사료

등 역사자료로 쓰일 가능성 등을 종합적으로 고려하여 책정하되 다음의 기준을 우선 따름

• 보존기간을 특별히 명시한 개별 법령

• 「공공기록물법」 시행령 [별표1]기록물의 보존기간별 책정기준

• (공통기능의 경우) 공공기관 공통업무 보존기간 준칙(2024.1.1.시행)

- ‌기록관리기준표를 사용하는 기관은 단위과제 단위로, 기록물분류기준표를 사용하는 기관은 단위업무 단위로

보존기간을 책정하고, 기록물철 생성 시 단위업무의 보존기간 이하의 범위에서 기록물철 보존기간을 책정

(예시)

· 단위과제 보존기간이 ‘30년’인 경우, 단위과제카드 보존기간은 ‘30년’

· ‌단위업무 보존기간이 ‘30년’인 경우, 기록물철 보존기간은 ‘30년’, ‘10년’, ‘5년’, ‘3년’, ‘1년’ 중에 선택하여

책정

③ 보존기간 책정사유

- ‌기록물의 보존기간 책정사유를 작성할 때에는 자의적 판단이 아닌 명확한 책정 근거를 설명할 수 있도록 해야

하며, 보존기간 책정을 위해 실제 참조하고 검토한 사항 및 근거를 기술함

- ‌관련 법령 및 규정, 업무 중요도, 향후 활용 여부 등 기록물의 가치를 구체적으로 제시하며, 「공공기록물법」

시행령〔별표1〕의 책정기준을 활용하여 작성할 수도 있음

68 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

(예시)

처리과의 기록물관리

제2장

※ 이하 세부 관리항목은 “NAK 4:2.25(v2.3) 기록관리기준표 작성 및 관리절차” 참고

• 단위과제(단위업무)의 신설‧변경 시 처리과의 장 및 기관 기록물관리 전문요원의 검토를 받을 수 있음

< 주의 사항 >

• ‌단위과제(단위업무)는 기록물의 보존기간을 책정하고 기록물관리를 위해 매우 중요한 분류단위이므로

업무담당자는 직제 개정, 업무조정, 신규업무 도입 시 신중하게 단위과제(단위업무) 신설을 요청하여야 함

• 단위과제카드(기록물철) 작성기준 수립

- ‌처리과 기록물관리책임자는 부서의 업무유형별로 단위과제카드(기록물철)의 기록물 편철 기준을

수립해야 하며, 이를 처리과 업무담당자들이 업무에 활용할 수 있도록 공유해야 함

- ‌업무담당자는 담당 업무 절차별로 생산되는 기록물의 유형을 정리하고 단위과제카드(기록물철)

편철기준을 마련해야 함

• 단위과제카드(기록물철) 생성

- ‌단위과제는 업무 성격에 따른 절차별로 구분하고, 단위과제카드는 업무 성격상 대상이나 유형을

구분할 수 있는 경우 각각 생성하는 것을 원칙으로 함

- ‌단위과제카드 생성 시에는 단위과제와의 업무 유사성을 고려하고 단위과제카드 간 업무 중복 여부를

확인해야 하며, 단위과제의 보존기간이 그대로 승계되므로 보존기간 책정 시 신중한 검토가 필요함

제2장 처리과의 기록물관리| 69

70 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

제5절

기록물의 정리 및 생산현황 통보

처리과의 기록물관리

기록물의 정리

1

관련 근거

• 「공공기록물법」 제18조(기록물의 등록·분류·편철 등), 제19조(기록물의 관리 등)

제2장

• 같은 법 시행령 제24조(기록물의 정리)

• 같은 법 시행규칙 제14조(기록물의 정리)

개요

• 기록물 정리란 기록물의 보존‧관리를 위하여 매년 업무가 완결된 기록물을 대상으로 등록사항과

기록물 실물의 일치 여부, 분류 및 편철, 공개여부 등을 재검토하는 업무절차임

• 기록물 정리는 부서 기록물관리책임자가 주관하며 업무담당자가 수행함

※ ‌기록물은 일반회계연도(매년 1월 1일에서 시작하여 12월 31일에 종료)를 적용하여 1년 단위로 종결하는

것이 원칙임. 다만, 다년도 사업의 경우는 사업이 완료되는 시점에 해당 기록물철을 종결할 수 있음

<기록물 정리 절차도>

단위과제(단위업무)

보존기간은

영구기록물관리기관과

처리과 기록물관리

교육

기록관

정리계획 수립

협의하여 확정

※ 직접관리기관에 한함

전자기록생산시스템의 정리

결재 진행 중인 기록물의 처리

단위과제카드명

(기록물철명) 정비

단위과제카드 미지정 메모보고 처리

단위과제카드(기록물철) 오편철 점검

기록물건

열람범위 검토 및 조정

정비

비공개기록물의 공개여부 재분류

처리과

비전자기록물의 정리

미등록 기록물의

색인 목록

일치 여부 확인

생산접수 등록번호

추가등록

표기확인

철표지 및

색인목록 인쇄

철침 등

이물질 제거

쪽수 일치 여부

확인 및 면표시

보존상자

편성 및 배치

보존용 표지 및

완료

클립 고정

제2장 처리과의 기록물관리| 71

기록물 정리는 다음 사항을 포함하여 실시

① 업무관리시스템, 전자문서시스템 공통 사항

72 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

② 전자문서시스템에서 확인할 사항

내 용

비고

직접관리기관의

처리과의 기록물관리

• 기록물분류기준표에 누락 또는 변경된 단위업무가 있는지 확인하고, 관할 영구기록물

관리기관에 기록물분류기준표 변경을 신청하여 단위업무별 보존기간을 확정

경우만 해당

※ 그 외 기관은

기관 자체 확정

• 기록물철별로 보존기간 책정 등 보존분류 사항을 확인하고, 변경이 필요한 경우

기록물철등록부에 변경사항을 기재

• 결재 진행 중인 기록의 결재 완료, 접수 후 담당자 미확인 또는 미편철 기록의 편철 완료

제2장

③ 업무관리시스템에서 확인할 사항

제2장 처리과의 기록물관리| 73

기록물의 생산현황 통보

2

관련 근거

• 「공공기록물법」 제19조(기록물의 관리 등)

• 같은 법 시행령 제33조(처리과의 기록물생산현황 통보)

• 같은 법 시행규칙 제21조(기록물생산현황의 작성시기)

생산현황 통보 대상 및 시기

• 생산현황 통보대상 : 전년도에 생산·접수 완료한 기록물

- 전자 및 비전자문서 생산현황

- 시청각기록물 생산현황(시행령 제19조 관련)

- 행정박물 생산현황(시행령 제57조 관련)

- 회의록 생산현황(시행령 제18조 관련)

- 비밀기록물(사본 제외) 생산현황(시행령 제71조 관련)

• 통보시기

- 처리과 ➡ 기록관 : 5월 31일까지

※ 기록관(직접관리기관만 해당) ➡ 관할 영구기록물관리기관 : 8월 31일까지

생산현황 작성 및 통보 절차

• 처리과 기록물관리 책임자는 기록물 정리가 완료되고 그 결과가 전자기록생산시스템의 등록정보에

반영된 후에 작성

• 시스템 유형별 통보 절차

[유형①] 업무관리시스템+기록관리시스템 사용 기관

▶ 처리과(부서) ➡ 기록관 : 이관처리

- ‌처리과 업무담당자 : 처리과 내 단위과제카드 정리 여부 확인

※ ‌개별 기록물의 분류 및 보존기간을 결정하는 사항으로 반드시 올바른 단위과제에 편철해야 함(공개여부,

접근권한 등도 확인)

- 처리과 기록물관리책임자 : 이관 실시

[유형②] 전자문서시스템+기록관리시스템(자료관시스템) 사용 기관

▶ 처리과(부서) ➡ 기록관 : 생산현황 통보

- ‌처리과 업무담당자 : 전년도 생산·접수기록물 등록 상태를 확인하고 미편철기록물, 기록물철

오편철, 공개여부, 접근권한 등 수정·보완

- ‌처리과 기록물관리책임자 : 기록물 정리상태 확인

74 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

• ‌업무담당자의 기록물철 편철·정리 작업 완료 후, 처리과 기록물관리책임자는 전자문서시스템의

‘기록물정리’ 기능을 이용하여 미편철, 임시 단위업무 여부 등 정리 상태를 확인하고 이상이 없는

경우 정리업무 완료

처리과의 기록물관리

• ‌해당 처리과의 생산현황 통계 및 전산파일을 전자문서시스템을 활용하여 기록관에 통보

※ ‌통보내용 : 기록물등록대장, 기록물철등록부, 기록물배부대장, 기록물등록대장 변경이력,

기록물철등록부 변경이력, 기록물배부대장 변경이력, 특수목록정보, 첨부파일 정보가 수록된 전산파일

포함(‘행정기관의 전자문서시스템 규격’(행정안전부 고시 제2025-76호))

[유형③] 전자문서시스템만 사용하는 기관

제2장

▶ 처리과(부서) ➡ 기록관 : 서식에 따라 작성 후 통보

- ‌기록물 생산현황 목록을 업무담당자가 기록물철 편철·정리 작업완료 후 처리과 기록물관리

책임자가 취합·정리하여 기록관으로 제출

- ‌유형별 생산현황 및 목록은 업무담당자가 서식에 따라 작성하고 처리과 기록물관리책임자가

취합·정리하여 기록관으로 제출

• 행정박물, 회의록, 비밀기록물의 경우, 시스템 유형과 관계없이 처리과(부서)에서 기록관으로 별도

서식 작성 후 공문 제출

생산현황 통보 절차

업무주체

비고

업무내용

기록관

ㆍ기록물 정리 및 생산현황 통보 지침 수립·시행

ㆍ기록물 정리 : 2월말

- 등록사항과 실물 일치여부 확인

- 기록물철별 보존기간 확정

- 기록물 공개여부 확인 등

ㆍ생산현황 작성·통보 : ~5.31.

- 기록물 생산현황 작성 후 소속 기록관에 통보

전자문서시스템·

생산현황 통보서식

처리과

ㆍ생산현황 확인 및 취합·관리

- 생산현황 통보 누락 처리과 확인

- 기록물철별 보존기간 책정 적정여부

- 기록물 공개여부 확인 등

기록관리시스템·

(자료관리시스템)

생산현황 통보서식

기록관

ㆍ 관할 영구기록물관리기관에 생산현황 통보 : ~8.31.

(직접관리기관에 한함)

공문으로 송부

영구기록물관리기관

-

ㆍ생산현황 접수 및 취합·관리

제2장 처리과의 기록물관리| 75

76 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

기록관으로 비치기록물 지정 신청

3

처리과의 기록물관리

관련 근거

• 「공공기록물법」 시행령 제31조(비치기록물의 지정 등)

업무 개요

• 처리과 내 비치기록물 신청 수요를 조사, 취합하여 지정 요건 충족 여부를 확인한 후, 공문으로

기록관에 신청서 및 증빙자료를 제출

제2장

※ ‌「공공기록물법」 시행령 개정(’25.5.20.)에 따라 ‘비치기록물 지정·승인제’ 도입 → 관할

영구기록물관리기관으로부터 승인 받은 기록물만 기관 처리과에 비치 가능

업무 수행 절차

① ‌대상 파악 및 안내 : 신규 비치 신청 대상 기록물 및 기존 비치기록물을 파악하고, 신청서를 작성하여

제출하도록 안내

※ 기존 처리과에 보유하고 있던 비치기록물도 2026년 3월 31일까지 관할 영구기록물관리기관에 신청

② ‌비치 사유 사전확인 : 제출된 신청서와 기록물 원본을 바탕으로, 해당 기록물이 법령상 비치 기준에

부합하는지 확인

- ‌신규 : 카드, 도면, 대장 여부 및 활용도(지정 필요성) 확인

- ‌연장 : 기존 비치기록물의 활용실적(열람 횟수 등) 증빙자료 확인

③ ‌신청서 취합 및 제출 : 지정 신청서 또는 연장 신청서를 작성하여 기록관으로 공문 제출

④ ‌결과 조치 : 관할 영구기록물관리기관의 승인 결과 통보 시, 비치 승인된 기록물은 별도 편철하여

관리하고, 불승인된 기록물은 즉시 기록관으로 이관

제2장 처리과의 기록물관리| 77

제6절

처리과 기록물의 인계(처리과→기록관)

공통사항

• 이관 대상 기록물의 파악 및 인계 준비

- ‌이관 대상 기록물*과 전년도 미이관 기록물 등 현황을 파악하여 인계 준비

* ‌처리과는 매 1년 단위로 전년도에 생산·접수된 기록물을 관할 기록관으로 이관해야 함. 다만, 비전자기록물은

처리과에서 2년의 범위 내에서 보관한 후 기록물철 단위로 이관할 수 있음

-‌ 이관시기 도래 기록물을 처리과에서 계속 활용하려면, 「공공기록물법」 시행규칙 별지 제3호 서식에

따라 기록물 이관시기 연장신청서를 작성하여 기록관에 제출

• 처리과별 이관대상 확정 및 이관예정일 지정

- ‌기록관은 처리과의 비치기록물과 이관연장 기록물을 제외하고, 이관대상 기록물의 목록을 확정하여

이관예정일과 함께 처리과에 통보

※ 비치기간이 종료된 비치기록물은 다음 연도에 기록관으로 이관

• 이관대상 기록물의 공개여부 재분류

- ‌처리과(전자기록생산시스템)에서 기록관(기록관리시스템)으로 기록물을 이관할 때에는 이관대상

기록물 건별 공개 여부를 재분류하여 이관

※ 개인정보 등을 포함한 문서가 공개로 이관되는 경우가 없도록 주의

< 이관 전 확인사항 >

처리과 기록물관리책임자는 기록관의 이관일정에 따라 기록물을 이관하여야 하며 이관 전 다음 사항을

확인하여야 함

- 처리과 업무담당자의 전자기록생산시스템 기록물 정리 여부

- 업무상 필요에 의해 이관연장 승인을 받은 기록물 유무

- 비치기간이 종료된 기록물 유무

- 업무담당자가 관리 중인 비전자기록물(붙임 포함)의 유무

- 회의록·시청각·행정박물 등 생산 유무

- 이관대상 단위과제 보존기간 확정 여부

78 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

전자 및 비전자문서(대장·카드·도면 등 포함)

1

처리과의 기록물관리

관련 근거

• 「공공기록물법」 제19조(기록물의 관리 등)

• 같은 법 시행령 제32조(기록물의 이관)

• 같은 법 시행규칙 제19조(기록물의 이관목록 작성), 제20조(기록물 이관시기의 연장)

전자기록물 이관

제2장

• 기록물의 진본성, 무결성 등이 보장될 수 있도록 이관대상 기록물을 검수(檢收)하고, 검수 결과 오류가

없는 기록물은 전자서명을 포함하는 등 진본확인 절차를 거쳐 이관

• 전자기록생산시스템 유형별 이관 방법

[유형①] 업무관리시스템 → 기록관리시스템

- ‌처리과의 미정리 기록물을 정리 완료한 후, 처리과 기록물관리 책임자가 온나라 → 과제관리 →

기록관연계 → 기록물정리함으로 들어가서 기록관으로 “이관 요청”

- ‌기록관 담당자는 처리과의 “이관 요청” 내역을 확인한 후 “이관 승인” 처리

※ ‌플랫폼 도입기관은 기록물 전송은 생략하고 논리적으로 이관 수행

[유형②] 전자문서시스템 → 기록관리시스템

- ‌처리과 기록물의 정리 : 기록물의 종결 및 확정(기록물의 편철 확정, 기록물 철 및 건의 종결, 기록물의

인계인수)

- 이관파일 생성 : 이관파일 생성 여부 확인, 이관규격 누락 여부 확인

- 이관파일 전송 : 송수신 모듈의 동작 여부 확인

- ‌이관파일 접수 : 이관파일의 규격 누락 여부 확인, 이관파일 내 오류 여부 확인, 이관파일의 정수·검수

및 인수

• ‌전자기록생산시스템과 기록관리시스템이 저장공간을 공유하는 경우와 행정정보 데이터세트의

경우는 관리권한만을 이전하는 방법으로 이관할 수 있음

※ 「공공기록물법」 제19조제4항 및 같은 법 시행령 제31조의2

• 기록관리시스템(자료관시스템) 미도입 기관은 전자기록물 이관 업무를 수행할 수 없으므로 조속히

구축 필요

제2장 처리과의 기록물관리| 79

비전자기록물(대장·카드·도면 등 포함) 이관

• 처리과별로 전자기록물 이관 시 비전자기록물을 함께 이관

- ‌전자기록생산시스템에서 기록관리시스템으로 기록물 이관 시 전년도에 생산·접수하여 등록한

비전자기록물의 등록정보도 함께 기록관으로 인계되므로, 반드시 전자기록물과 병행하여 이관하며,

이관 시 누락되는 비전자기록물이 없도록 주의 필요

• 편철된 기록물철에 포함된 전자기록물 출력물(시행문, 문서관리카드 등)은 비전자 붙임의 식별을 위한

경우 사본임을 표시하여 편철하고 단순 출력물은 제외

• 편철·정리한 이관대상 기록물철을 단위과제(단위업무)별로 구분하여 보존상자에 넣은 후 이관목록과

함께 제출

• 전자적 이관이 어려운 구전자문서시스템(2004년 이전 사용)의 전자문서 중 보존기간 10년 이상의

전자문서는 출력하여 비전자(종이)문서와 같은 방식으로 편철·정리하여 기록관으로 이관

※ ‌보존기간 5년 이하의 전자문서는 전자문서시스템으로 전환하지 않고, 구전자문서시스템에서 보존기간까지

관리하다가 기록물 평가·폐기 절차에 따라 폐기 가능

80 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

시청각기록물

2

처리과의 기록물관리

관련 근거

• 「공공기록물법」 제23조(시청각 기록물의 관리)

• 같은 법 시행령 제56조(시청각기록물의 이관시기)

시청각기록물 이관 개요

• 전자 시청각기록물 이관

제2장

- ‌전자문서시스템의 경우 2년 이내, 업무관리시스템의 경우 전자문서와 동일하게 매 1년 단위로 전년도

생산·접수 시청각기록물을 관할 기록관으로 이관

※ ‌전자기안문(또는 메모보고)에 첨부한 시청각파일은 전자기록물의 이관 방식을 따르며 메타데이터 누락

여부, 전자파일의 오류 여부 등을 확인해야 함

• 비전자 시청각기록물 이관

- ‌전자기록물 이관 시기에 맞추어 함께 이관

※ ‌‘비전자등록’과 같이 전자기록생산시스템에서 등록정보 및 목록만을 관리하고 시청각기록물(원본

생산매체)을 별도 관리하는 경우, 이관목록과 해당 기록물을 함께 이관함

- ‌기록관은 기록관리시스템으로 이관된 시청각기록물 등록정보와 시청각기록물(원본 생산매체)이 함께

관리 될 수 있도록 인수정보를 확인해야 함

- ‌시청각기록물(원본 생산매체)은 일반기록물보다 보존환경에 민감하므로 1년 단위로 이관 권장

시청각기록물 이관 시 유의사항

• 전자기록생산시스템에 기록물철이나 건을 등록할 때, 철 제목, 건 제목 또는 붙임제목을 매체유형이나

기기명으로 작성해서는 안 됨

- ‌반드시 사안별 기록물건 제목을 작성하여 전자기록생산시스템에 등록 후, 별도 매체를 사용하여

이관함

※ ‌다수의 시청각파일이 들어있는 CD, USB, 하드디스크(외장형, PC 내장형) 등은 디지털 시청각파일(원본

생산매체)의 이관을 위해 사용하는 이송 상자 또는 이관 도구로 간주함

<잘못된 제목 예시>

제목 : ’26년 주요 시청각기록CD / 행정과 시청각기록물USB

<올바른 제목 예시>

제목 : 20260107제1회A회의(OOO장관 본관2층 회의실)

* 내용 요약에 시청각파일이 담긴 매체정보(’26년 주요 시청각기록CD)를 기재함

제2장 처리과의 기록물관리| 81

- 저장매체를 사용하여 이관 시 저장매체에 폴더별로 정리한 파일과 함께 이관목록을 저장

• 파일 저장방법 : 이관목록에 맞춰 파일 정리

① 이관목록 순서에 따라 기록물 건별 폴더를 구성하고 각 폴더에 해당 시청각 파일 저장

※ ‌단일 처리과와 단일 단위과제카드(기록물철)로 구성되어 있는 경우, 처리과명, 단위과제(단위업무)명,

단위과제카드(기록물철)명 등의 구조 생략 가능

② 건별 폴더명에 등록번호와 건 제목 반드시 포함

별도 매체 내 시청각기록물 편철·정리방법 참고

기기 또는 매체명

생산년도

처리과명

단위과제명

단위과제카드명

(기록물철명)

폴더명 : 등록번호_생산일자_제목_인물_장소 등

건제목.pdf

ㆍ 문서관리카드 또는 본문

00001.jpg

ㆍ 이미지파일 1

00002.jpg

ㆍ 이미지파일 2

폴더명 : 등록번호_생산일자_제목_인물_장소 등

건제목.pdf

ㆍ 문서관리카드 또는 본문

00001.wma

ㆍ 오디오파일 1

00002.wma

ㆍ 오디오파일 2

82 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

행정박물

3

처리과의 기록물관리

관련 근거

• 「공공기록물법」 제24조(행정박물의 관리)

• 같은 법 시행령 제57조(행정박물의 관리)

행정박물의 이관 시기 및 방법

• 처리과는 이관 사유가 발생하면 관할 기록관으로 이를 통지하고, 기록관은 해당 행정박물의 이관

제2장

일자를 확정하여 처리과에 통보

※ ‌처리과는 행정박물명, 생산부서, 생산일자, 유형, 재질 등 관리정보가 포함된 행정박물 관리카드 및

이관목록을 작성하여 해당 행정박물과 함께 관할 기록관으로 이관

< 이관 시 유의사항 >

• 처리과에서 영구기록물관리기관으로 직접 이관하지 않도록 주의

• ‌국가적 보존가치가 높아 영구기록물관리기관이 이관 대상으로 지정한 기록물의 경우 관할 영구기록물

관리기관으로 이관

• 사무를 승계하는 기관이 없는 폐지기관의 행정박물은 지체 없이 관할 영구기록물관리기관으로 이관

• 행정박물 유형별 이관시기

< 공직자선물의 이관 >

• ‌공무원 또는 공직유관단체의 임직원이 외국(인)으로부터 받은 선물은 소속기관·단체의 장에게 신고*하고,

신고·이관 받은 등록기관의 장은 문화적·예술적 가치가 있어 영구보존할 필요가 있는 선물에 대해 관할

영구기록물관리기관의 장에게 이관(「공직자윤리법」 시행령 제29조)

* 신고대상 : 미화 100불, 한화 10만원 이상의 선물

제2장 처리과의 기록물관리| 83

비밀기록물

4

관련 근거

• 「공공기록물법」 제33조(비밀 기록물의 관리)

• 같은 법 시행령 제68조(비밀기록물의 이관)

• 「보안업무규정」 및 「보안업무규정 시행규칙」

• NAK 17:2021(v1.3) 「비밀기록물 관리」

비밀기록물 개요

• “비밀기록물”이란 「보안업무규정」에 따라 비밀로 생산된 기록물을 말하며, 비밀기록물의 이관 대상은

비밀기록물 원본에 한함

※ 비밀을 책자형태로 간행하였을 경우 간행물이 아닌 비밀기록물로 취급

• 비밀은 그 중요성과 가치 정도에 따라 Ⅰ, Ⅱ, Ⅲ급으로 구분

※ ‘대외비’는 「보안업무규정 시행규칙(대통령훈령)」 제16조에 따라 관리하며, 비밀기록물이 아님

이관 대상

• 일반문서로 재분류한 경우

• 예고문에 의하여 비밀보호기간이 만료된 경우

• 생산 후 30년이 지난 경우

이관 시기 및 방법

• 일반문서로 재분류한 기록물 : 재분류 일자가 속한 연도의 다음연도 중에 일반기록물의 이관 절차와

방법에 따라 이관

• 비밀 보호기간이 만료된 기록물 : 보호기간 만료일자가 속한 연도의 다음연도 중에 일반기록물의 이관

절차와 방법을 따르되, 일반문서로 재분류된 기록물과 구분하여 이관

• 생산 후 30년이 경과한 기록물 : 생산 후 30년이 경과한 다음연도 중에 건별 또는 철별로 봉인봉투에

넣어 봉인하여 비밀기록물 전담 관리요원에게 이관

84 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

제7절

기록물 평가 및 공개재분류

처리과의 기록물관리

기록물 평가 관련 처리과 의견 제출

1

관련 근거

• 「공공기록물법」 제27조(기록물의 폐기)

제2장

• 같은 법 시행령 제29조(보존방법), 제43조(기록관 및 특수기록관의 소관 기록물 평가 및 폐기)

• 같은 법 시행규칙 제35조(기록물평가심의서)

기록물 평가 원칙 및 방법

• 기록물의 폐기 결정은 「공공기록물법」의 처리 절차에 따라 기록관에서 수행하여야 하며, 처리과에서는

일체의 기록물을 폐기할 수 없음

• 평가대상 기록물은 처리과 의견조회, 기록물관리 전문요원의 심사*, 기록물평가심의회 심의를 거쳐

보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 처리하고, 평가 및 폐기의 주체, 시점, 방식 등을 명문화

해야 함

* ‌2012년부터는 기록물관리 전문요원에 의해서만 기록물 심사 업무 진행이 가능해졌으나, 기록물 생산량이

기록관 설치기준에 미달하는 공공기관은 기록물관리 부서의 기록물관리 담당자가 수행할 수 있음

※ ‌평가 및 폐기 업무수행 과정은 처분의 적정성을 증빙하기 위해 반드시 문서화하여 관리해야 함

평가대상 기록물

• 보존기간 경과 기록물 중 기록관이 평가심의 대상으로 선정하여 의견 제출을 요청한 기록물

• 「공공기록물법」 시행령 제29조(보존방법) 제1항의 제3호*에 해당하여 기록관이 의견 제출을 요청한

기록물

* 원본은 폐기하고 보존매체만 보존하는 방법

※ ‌다만, 이 경우 보존기간 30년 이상의 기록물은 원본을 보존매체에 수록한 때부터 3년이 지난 후 생산부서의

의견조회, 기록물관리 전문요원의 심사, 기록물평가심의회의 심의 및 국가기록관리위원회의 심의를 거쳐

기록물 원본을 폐기할 수 있으며(「공공기록물법」 시행령 제43조제3항), 보존매체본의 보존기간이 경과한

경우에는 「공공기록물법」 시행령 제43조제2항에 따라 처리함

• 「공공기록물법」 시행령 제30조제2항 각 호* 어느 하나에 해당하는 기록물로 기록관이 의견제출을

요청한 기록물

* ‌1. 영구기록물관리기관의 장이 사료적 가치가 높지 아니하다고 지정한 기록물

2. ‌「공공기록물법」 시행령 제3조 각 호에 해당하는 공공기관의 기록물. 다만, 국가적 보존가치가 높아 관할

영구기록물관리기관의 장이 수집‧보존이 필요하다고 인정하여 지정한 기록물은 제외

제2장 처리과의 기록물관리| 85

처리과 의견 제출

• 처리과의 기록물관리책임자는 기록관으로부터 기록물 평가에 대한 생산부서 의견 제출을 요청받은

경우

- 처리과의 해당 업무담당자에게 의견 제출을 요청하고

- 제출된 의견을 취합‧조정하여 처리과 장의 결재를 거쳐 기록관으로 의견을 제출하여야 함

• 처리과 기록물관리책임자 및 업무담당자가 소관 기록물 폐기여부 등 평가의견을 제출

- ‌해당 기록물 생산과 관련된 법령, 업무활용 여부, 보존기간 책정기준 등을 참고하여 기록물의

보존가치를 종합적으로 검토하여야 함

< 검토사항 >

• 유관 법령 : 유관 법령에 해당 기록물의 보존기간과 관련된 사항이 명시되어 있는지 여부

• ‌업무활용 : 해당 기록물과 관련된 업무 또는 사업이 종료되었는지, 소송의 진행여부, 업무활동을 위해 참고할

필요가 있는지 여부 등을 판단

• ‌보존기간 책정기준 : 기록관리기준표(또는 기록물분류기준표), ‘기록물의 보존기간 책정기준(시행령 [별표1])’, ‘

공공기관 공통업무 보존기간 준칙’, ‘처리과 공통업무 보존기간 준칙’ 등 참고

- 폐기, 보존기간 재책정, 보류의 의견을 그 사유와 함께 기록관으로 제출해야 함

※ 재책정 : 기존 보존기간보다 상향하여 책정이 필요한 경우로 3년, 5년, 10년, 30년, 준영구, 영구 중 선택

※ 보류 : 평가시점에 폐기로 결정하기 곤란하다고 판단한 경우에는 ‘보류’로 기재

86 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

기록물의 공개재분류 관련 처리과 의견 제출

2

처리과의 기록물관리

관련 근거

• 「공공기록물법」 제35조(기록물의 공개여부 분류)

• 같은 법 시행령 제72조(기록물의 공개여부 분류)

• NAK 16-1:2020(v1.2) 「기록물 공개관리 업무-제1부 기록물 생산부서 및 기록관」

개념 및 원칙

제2장

• 공개재분류는 비공개 혹은 부분공개 기록물을 검토하여 공개로 재분류하는 것

• 기록물관리기관은 비공개로 재분류된 기록물에 대해서는 재분류된 연도의 다음 연도부터 5년마다

공개 여부를 재분류해야 함(기록물관리기관의 5년 주기 재분류)

※ ‌다만, 기록물관리기관이 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」 제9조제1항제6호에 해당하여 비공개로

재분류한 기록물에 대해서는 생산연도 종료 후 30년까지 공개여부 재분류를 실시하지 않을 수

있음(「공공기록물법」 제35조제2항)

• 비공개 또는 부분공개 기록물은 생산연도 종료 후 30년이 지나면 모두 공개하는 것을 원칙으로 함

처리과 공개재분류 의견 제출

• 처리과 업무담당자는 기록관의 5년 주기 재분류 업무와 관련하여 비공개 기록물의 공개 여부 검토를

요청받은 경우, 이에 대한 의견을 제출하여야 함

※ ‌기록관은 행정적, 법적사항 및 진행 중인 업무와의 연관성 등을 점검하기 위하여 재분류 대상기록물을 생산한

처리과의 공개재분류 의견을 청취하여야 함

• 기록물의 비공개 의견을 작성할 때는 비공개에 대한 명확한 사유와 근거를 명시해야 함

※ ‌처리과에서 의견 작성 시, 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」 제9조제1항 비공개 세부기준, 기록관리

기준표의 공개여부 기준 등을 참고하여 작성하여야 함

※ ‌특히, 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」 제9조제1항제1호에 해당하여 비공개로 재분류한 경우 근거 법령

조항을 비공개 사유에 기재

(예시) 「공익신고자 보호법」 제12조(공익신고자등의 비밀보장 의무)

• 처리과의 기록물관리책임자는 작성한 의견서를 처리과의 장의 결재를 받아 기록관으로 제출하여야 함

제2장 처리과의 기록물관리| 87

참고

처리과 기록관리 수행업무 체크리스트(예시)

구분

수행업무

수행 여부

( O, X )

1. 기록물관리 조직

1-1

처리과 기록물관리책임자가 지정되어 있는지?

2. 기록물 생산·등록 단계

2-1

주요 정책 및 사업 추진 과정에서 조사·연구 또는 검토 내용과 그 결과물을 기록물로

생산·등록했는지?

2-2

주요 회의의 회의록, 속기록 또는 녹음기록을 작성·등록했는지?

2-3

주요 업무수행과 관련된 시청각기록물을 생산·등록했는지?

2-4

공식문서 외의 중요기록물을 등록·관리했는지?

2-5

간행물 발간시 등록번호 신청을 했는지?

2-6

비전자기록물을 생산·접수한 때에 전자기록생산시스템의 ‘문서등록대장’에

등록(비전자기록물 등록)하여 관리했는지?

2-7

비전자기록물을 생산·접수시 전자기록생산시스템에서 부여된 등록번호를 표기했는지?

2-8

규격의 차이가 심하거나 서로 다른 기록매체로 구성된 기록물은 전자기록생산시스템의

‘분리등록’ 기능을 이용하여 첨부물(붙임물)을 등록했는지?

2-9

전자문서 붙임파일에 비밀번호 설정, 암호화, 기관 자체 문서보안솔루션(DRM) 적용을

금지했는지?

3. 기록물 편철·정리 단계

3-1

보존용 표지, 기록물철 표지, 색인목록과 문서를 순서대로 배열하고 편철했는지?

3-2

미등록 기록물 존재 여부를 확인하고 누락된 기록물은 추가로 등록했는지?

3-3

등록정보와 실제 기록물 상태의 일치여부를 확인·보완했는지?

3-4

접근권한, 공개여부, 비밀여부를 확인·수정했는지?

3-5

생산·접수등록번호 표시 여부를 확인했는지?

3-6

비전자기록물의 경우 등록정보 상의 쪽수와 실제 기록물의 쪽수가 일치하는지 점검하고

면표시를 확정·표기했는지?

3-7

보존상자에 생산연도별·보존기간별로 구분하여 담았는지?

3-8

비치하고자 하는 기록물이 비치기록물 지정 요건(카드·도면·대장)에 부합하는지?

3-9

비치가 필요한 기록물의 경우, 비치기록믈 지정 신청서를 작성했는지?

88 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

처리과의 기록물관리

4. 기록물 생산현황통보 및 이관

4-1

전년도에 생산·접수 완료한 기록물의 생산현황을 5월 31일까지 기록관으로

통보했는지?

4-2

전자기록물 이관 시 해당 단위과제(단위업무)의 보존기간이 확정되었는지?

제2장

4-3

전자기록물 이관 시 검수하고 진본확인 절차를 수행했는지?

4-4

비전자기록물은 보존상자에 넣은 후 이관목록과 함께 제출했는지?

4-5

이관대상 기록물의 이관 연기가 필요한 경우 사전에 기록관 담당자와 협의하여

이관연기 신청을 했는지?

4-6

전년도 비치기간이 종료된 비치기록물을 이번 연도 중에 이관했는지?

5. 기록물 평가 및 공개재분류 관련 처리과 의견 제출

5-1

기록관으로부터 기록물 평가에 대한 생산부서 의견 제출을 요청받은 경우, 평가 의견을

제출했는지?

5-2

기록관으로부터 비공개기록물의 공개여부에 관한 의견 제출을 요청받은 경우, 공개여부

의견을 제출했는지?

제2장 처리과의 기록물관리| 89

제3장

기록관의

기록물관리

제1절 ‌기록관리기준표의 운영

제2절 ‌행정정보 데이터세트의 기록관리

기준

제3절 ‌기록물 생산현황 관리 및 통보

제4절 ‌처리과 기록물의 인수

(처리과→기록관)

제5절 ‌전자기록물 보존포맷 변환 및

장기보존패키지 관리

제6절 ‌기록관 기록물의 인계

(기록관→영구기록물관리기관)

제7절 ‌비치기록물 지정 신청

제8절 기록물의 공개재분류

제9절 기록물의 평가 및 폐기

제10절 ‌기록물의 보존서고·보안·

재난관리

제1절

기록관리기준표의 운영

관련근거

• 「공공기록물법」 제19조(기록물의 관리 등)

• 같은 법 시행령 제25조(기록관리기준표 등)

• 같은 법 시행규칙 제16조(기록관리기준표)

• NAK 4:2025(v2.3) 「기록관리기준표 작성 및 관리절차」 제4절, 제5절

• NAK 17:2021(v1.3) 「비밀기록물 관리」 제5절

기록관리기준표(기록물분류기준표) 운영

• 단위과제 보존기간 협의

① 대상기관

- ‌「공공기록물법」 시행령 제25조제3항 단서 조항에 따라 행정안전부령으로 정하는 기관(직접관리기관)은

보존기간을 관할 영구기록물관리기관과 협의하여 확정해야 함

※ 행정안전부령으로 정하는 기관(직접관리기관)을 제외하고는 그 공공기관의 장이 정하여 시행함

직접관리기관(「공공기록물법」 시행규칙 제17조)

〔2007년 지정〕

대한무역투자진흥공사, 한국관광공사, 한국농수산식품유통공사, 한국농어촌공사, 한국도로공사,

한국방송공사, 한국석유공사, 대한석탄공사, 한국수자원공사, 한국은행, 한국전력공사, 한국조폐공사,

한국토지주택공사, 한국철도공사, 한국투자공사

〔2009년 지정〕

국민건강보험공단, 서울올림픽기념국민체육진흥공단, 한국수출입은행, 예금보험공사, 한국가스공사,

인천국제공항공사, 한국공항공사, 한국마사회, 한국자산관리공사, 한국지역난방공사

〔2012년 지정〕

국립공원공단, 국민연금공단, 국토연구원, 대한적십자사, 한국국토정보공사, 중소벤처기업진흥공단,

한국개발연구원, 한국과학기술원, 한국국제협력단, 한국산업단지공단, 한국연구재단, 한국원자력연구원,

한국지능정보사회진흥원, 한국항공우주연구원

92 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

② 협의절차

- ‌해당연도 1월 1일을 기준으로 그 이후 신설되었거나, 보존기간이 변경된 단위과제(단위업무)는 매년

10월 31일까지 관할 영구기록물관리기관과 협의하여야 함(10월 31일 이후는 사안 발생 즉시 협의)

기록관의 기록물관리

→ ‌영구기록물관리기관은 단위과제(단위업무)별 보존기간 검토 결과를 매년 12월 31일까지 해당

공공기관에 통보

< 협의 시 유의사항 >

• 중복된 단위과제(단위업무)명이 없도록 구체적으로 작성

• 보존기간의 적절성을 검토하고, 보존기간과 보존기간 책정사유 기간을 일치시킴

제3장

• 기관 공통업무 보존기간은 공공기관 공통업무 보존기간 준칙을 참조

• 업무설명, 보존기간 책정사유 등 관리기준 작성을 누락하지 않고 자세히 기술

- ‌단위과제(단위업무) 협의 과정에서 영구기록물관리기관의 장이 특별히 보존기간을 달리 정할 필요가

있다고 판단하여 보존기간 변경을 요구하는 경우 공공기관의 장은 이를 반영하여 기록관리기준표

(기록물분류기준표)의 해당 사항을 수정하여야 함

- ‌신설·변경 단위과제(단위업무)에 비밀 관련 정보가 포함된 경우 비밀업무 기록관리기준표(기록물

분류기준표)를 작성하고, 비밀로 지정하여 별도로 관리하여야 함

→ ‌기록관은 비밀업무 단위과제(단위업무)의 보존기간 협의 신청서를 서면으로 작성하여 영구기록물

관리기관에 제출

※ ‌영구기록물관리기관으로 제출한 자료의 예고문은 제출일로부터 1개월이 경과한 달의 말일에 파기되도록

작성

• 기록관리기준표(기록물분류기준표) 고시

- ‌공공기관은 매년 기록물 정리기간 종료 직후(2월 말), 기관에서 운영 중인 기록관리기준표(기록물분류

기준표) 전체 현황을 관보(공보) 또는 해당 기관 누리집(홈페이지) 등 정보통신망에 고시하여야 함

※ ‌단위과제(단위업무)의 변경 이력을 확인하거나 기관의 전체적인 보존기간 현황 파악을 위해 전체 고시를

권고함

기록관리기준표(기록물분류기준표) 관리항목

• 기록물 보존기간 : 영구, 준영구, 30년, 10년, 5년, 3년, 1년으로 구분

• 보존기간 책정사유 : 단위과제(단위업무) 보존기간 책정을 위해 실제로 참조하고 검토한 사항을 기술

• 보존장소 : 「공공기록물법」 시행령 제30조에 따라 기록관, 영구기록물관리기관 중에서 선택 기입

※ 세부내용은 ‘제2장 처리과의 기록물관리 > [기록물관리책임자] 제4절 단위과제(카드) 관리’ 참고

제3장 기록관의 기록물관리| 93

제2절

행정정보 데이터세트의 기록관리 기준

관련근거

• 「공공기록물법」 제19조(기록물의 관리 등)

• 같은 법 시행령 제25조(기록관리기준표), 제31조의2(관리권한만을 이전하는 방법으로 이관할 수 있는

전자기록물), 제34조의3(행정정보 데이터세트의 관리)

• NAK 35:2020(v1.0) 「행정정보 데이터세트 기록관리 기준-관리기준표작성 및 이관규격」

관리대상 선정

• 업무절차

관리대상 선정

처리과

기록관

관할

영구

기록물

관리

기관

① 현황조사 : 기관 보유 시스템 현황 조사(처리과)

※ 정보자원관리시스템(IRM), 기관 내부 시스템 관리대장, 개발 산출물 등을 참고

② 유형 구분 : 관리대상 유형을 구분하여 협의 서식 초안 작성(처리과)

※ 관리대상 유형, 시스템 개요, 데이터세트 내용, 제외 사유 등의 내용을 상세히 작성

94 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

< 데이터세트 관리대상 유형 구분 >

기록관의 기록물관리

제3장

< 데이터세트 관리대상 선정 협의 서식 >

③ ‌유형 검토 : 처리과(시스템 담당자)가 작성한 관리대상 선정 협의 서식 초안을 검토·보완하여 기관

내부적으로 관리대상 유형 선정(기록관)

제3장 기록관의 기록물관리| 95

④ ‌유형 협의 : 작성된 데이터세트 관리대상 선정 협의 서식을 토대로 관할 영구기록물관리기관과 선정

유형 검토·협의((직접관리기관)기록관·영구기록물관리기관)

※ ‌관할 영구기록물관리기관이 국가기록원인 경우, 기록관리부 기관담당 부서에 공문과 병행하여 데이터세트

종합관리시스템으로 협의 요청(공문은 최초 협의요청 시에만 해당, 국가기록원과 협의완료 전까지

시스템으로만 협의)

⑤ ‌유형 확정 : 관할 영구기록물관리기관은 데이터세트 관리대상 유형 검토 결과를 회신하고 기관은 이를

확정((직접관리기관)기록관·영구기록물관리기관)

- 기관은 관리대상 선정 결과를 가급적 변경하지 않도록 하여야 함

- ‌다만, 관리대상 선정 협의가 완료된 시스템이라도 그 결과를 변경해야 하는 경우 관할 영구기록물

관리기관과 추가 협의하여 변경 가능. 이때, 기관 및 관할 영구기록물관리기관은 변경 사유를 공문

등으로 이력관리하여야 함

관리기준표 작성

• 업무절차

관리대상 선정

관리기준표 작성

①

⑤

시스템

정보 작성

(시스템 담당자)

기록관리

정보 보완

처리과

②

업무

정보 작성

(업무 담당자)

기록관

⑦

직접관리기관

관할

영구

기록물

관리기준표

협의

관리

기관

① ‌ 시스템정보 작성 : 데이터세트 관리기준표 작성 영역 중 시스템정보에 해당하는 ‘1 관리기관정보’, ‘3

시스템정보’, ‘4 데이터정보’ 영역 작성(처리과(시스템))

※ 시스템 목적, 개요, 보유 데이터 등의 검토내용을 가급적 상세히 작성

② ‌업무정보 작성 : 데이터세트 관리기준표 작성 영역 중 업무관련 정보에 해당하는 ‘2 법령정보’, ‘5

업무정보’ 영역 작성(처리과(업무))

※ ‌‘5 업무정보‘는 데이터세트 기록관리 단위기능을 설정할 수 있도록 실제 시스템의 업무 수행 메뉴를 참고

96 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

③ ‌시스템정보·업무정보 검토 : 시스템담당자가 작성한 시스템정보와 업무 담당자가 작성한 업무정보

영역을 검토·보완(기록관)

④ ‌ 기록관리정보 작성 : ④의 업무정보를 기반으로 ‘6 기록관리정보’ 영역의 ‘단위기능’을 도출 및

기록관의 기록물관리

작성(기록관·처리과(시스템, 업무))

※ ‌시스템 담당자, 업무 담당자와 협업하여 단위기능별 생산 데이터세트의 추출·이관·처분 등에 관한

데이터베이스 관점의 기술적 요소를 검토

※ ‌‘6 기록관리정보(단위기능)’는 시스템 메뉴·기능에 따라 2개 이상 설정할 수 있으며 ‘5 업무정보’와 1:1로

매핑하여 작성

제3장

⑤ ‌ 기록관리정보 보완 : ‘6 기록관리정보’ 영역 중 기산일, 적용범위, 적용범위 관련정보, 처분의 제약

발생사항 작성(처리과(시스템))

⑥ ‌의견조회 : 작성된 데이터세트 관리기준표 전체 내용의 충실성·타당성에 대해 처리과 의견 수렴 후

조정(기록관)

※ 직접관리기관이 아닌 기관은 의견조회 후 기준표 확정

⑦ ‌기준표 협의 : 기관 내부적으로 작성 완료된 데이터세트 관리기준표를 관할 영구기록물관리기관과

협의((직접관리기관)기록관·영구기록물관리기관)

※ ‌관할 영구기록물관리기관이 국가기록원인 경우, 기록관리부 기관담당 부서에 공문과 병행하여 데이터세트

종합관리시스템으로 협의 요청(공문은 최초 협의 요청 시에만 해당, 국가기록원과 협의 완료 전까지

시스템으로만 협의)

⑧ ‌기준표 확정 : 관할 영구기록물관리기관은 데이터세트 관리기준표 검토 결과를 회신하고 기관은 이를

확정((직접관리기관)기록관·영구기록물관리기관)

※ 확정된 데이터세트 관리기준표의 수정 시 영구기록물관리기관과 재협의 필요

제3장 기록관의 기록물관리| 97

• 데이터세트 관리기준표 서식 및 작성방법

98 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

기록관의 기록물관리

제3장

제3장 기록관의 기록물관리| 99

< 행정정보 데이터세트 종합관리시스템을 활용한 업무 추진 >

(국가기록원 관할기관에 한함)

• 데이터세트 기록관리 대상선정 및 관리기준표 작성, 관리 및 국가기록원과의 협의는 ‘행정정보 데이터세트

종합관리시스템’을 통해 수행

※ ‌중앙행정기관(특행 포함) 및 지방자치단체는 ‘25년 7월부터 시스템에 접속하여 사용 가능하며, 교육청, 정부산하공공기관

및 대학은 별도 안내 예정

* ‌국가기록원과의 협의는 직접관리기관만 해당하며, 그 외 공공기관은 대상선정 및 관리기준표 작성 등 자체 관리를 위해

시스템 활용 가능

관리기준표 변경·관리

※ 관할 영구기록물관리기관과 협의는 직접관리기관만 해당, 그 외 공공기관은 자체 변경‧관리

• 확정된 데이터세트 관리기준표의 변경

- ‌데이터세트 관리기준표의 ‘단위기능’ 추가·변경·삭제, ‘보존기간’, ‘적용범위’, ‘기산일’ 등 주요

기록관리정보 변경 시 관할 영구기록물관리기관과 재협의 필요

• 운영상태가 변경된 시스템의 데이터세트 관리기준표 관리

- ‌데이터세트 관리기준표가 확정된 시스템의 폐기(단순폐기, 재개발) 또는 통폐합 시 관리기준표의

‘구축년도’에 폐기일시를 기재하여 통보하고, 신규 시스템(재개발, 통합)은 관리대상 선정 및 관리기준표

협의 재추진

• 타 기관으로 이관된 시스템의 데이터세트 관리기준표 관리

- ‌시스템을 이관*받은 기관은 해당 시스템의 데이터세트 관리대상 선정 및 관리기준표 협의를 신규

추진하여야 함

* IRM(정보자원관리시스템)에서 해당 시스템의 운영구분 값이 ‘이관’인 시스템에 해당

100 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

행정정보 시스템 유형별 대상선정 및 관리기준표 관리

◈ 정보시스템 유형 (‘범정부 정보자원관리 표준 등록항목 정의서’를 참고하여 수정)

기록관의 기록물관리

개별시스템

단일접속시스템

표준배포시스템

행정정보시스템

행정정보시스템

행정정보시스템

행정정보데이터세트

행정정보데이터세트

기관 #1

기관 #1

기관 #1

행정정보데이터세트

행정정보시스템

행정정보시스템

제3장

기관 #N

행정정보데이터세트

행정정보데이터세트

기관 #N

기관 #N

유형 설명

유형 설명

유형 설명

● 동일 또는 유사업무로서 다수 기관 사용

● 동일 또는 유사업무로서 특정기관 개발,

● 기관 자체구축 개별시스템

● 특정기관이 표준시스템으로 구축

단일서버 구축

● 개별적으로 구축·운영

● 여러 기관에 배포하여 독립서버 운영

● 다수 기관이 접속하여 사용

• 개별시스템 : 기관이 개별적으로 구축·운영하는 정보시스템. 기관이 직접 구축·운영

※ 행정기관이 구축하고 소속·산하기관은 사용하나 타 행정·공공기관은 사용하지 않는 시스템

• 단일접속시스템 : 중앙행정기관 등에서 구축하여 다른 기관이 접속하여 사용하는 정보시스템으로

중앙행정기관 등이 해당 시스템을 직접 구축하고, 여러 행정·공공기관이 공동으로 사용

(예) 국민권익위원회 국민신문고, 기획예산처 디지털예산회계(dBrain) 등

• 표준배포시스템 : 중앙행정기관 등에서 다수 기관의 공통 또는 유사 업무수행을 목적으로 구축·도입하여

배포하고 다수 기관이 보급받아 사용하는 정보시스템. 배포하는 기관이 시스템을 개발하고, 보급받는

기관은 별도의 정보자원(HW, SW 등)을 투입하여 시스템을 구축·사용

(예) ‌새올행정정보시스템(주관-행정안전부, 활용-지자체), 교육행정정보시스템(NEIS)(주관-교육부, 활용-교육청) 등

• 시스템 유형에 따른 대상선정 및 관리기준표 작성·행위 주체

* 시스템 관리기관 : ‌단일접속시스템의 구축을 주관한 기관(위탁받아 시스템 개발을 수행하거나 운영하는 기관을

의미하지 않음)

** 배포기관 : 표준배포시스템을 개발하여 배포하는 기관

*** 활용기관 : 표준배포시스템을 보급받아 정보자원을 구축하여 사용하는 기관

제3장 기록관의 기록물관리| 101

102 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

기록관의 기록물관리

제3장

제3장 기록관의 기록물관리| 103

104 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

제3절

기록물 생산현황 관리 및 통보

관련근거

기록관의 기록물관리

• 「공공기록물법」 제19조(기록물의 관리 등)

• 같은 법 시행령 제33조(처리과의 기록물생산현황 통보), 제42조(기록물 생산현황 통보), 제57조

(행정박물의 관리), 제71조(비밀기록물 생산현황의 관리)

• 같은 법 시행규칙 제21조(기록물생산현황의 작성 시기), 제27조(기록물 생산현황 통보)

• NAK 10:2022(v1.4) 「기록관 표준운영절차 : 일반」 제6절

제3장

업무개요

1

처리과 생산현황 관리

• 기록관은 처리과 생산현황 통보 시점이 도래하기 전에 생산현황 통보 계획을 수립한 후 생산현황 통보

지침을 작성·배포

- 처리과에서 송부한 생산현황 통보에 대한 오류나 누락 여부를 점검

- 오류나 누락이 확인되면 처리과 기록물관리책임자에게 반려 통보하고 수정·보완·요청

• 기록관은 처리과 생산현황을 취합한 후 기록관리시스템을 통하여 전자적으로 관리(전자적 관리가

어려운 경우 엑셀로 작성 관리)

영구기록물관리기관으로의 생산현황 통보(직접관리기관만 해당)

• 각 처리과의 생산현황을 접수·검수한 후 취합하여 영구기록물관리기관으로 통보(8월 31일까지)

생산현황 통보대상 및 방식

2

• 생산현황 통보대상 : 전년도에 생산·접수 완료한 기록물

- 전자 및 비전자문서 생산현황

- 시청각기록물 생산현황(공공기록물법 시행령 제19조 관련)

- 행정박물 생산현황(공공기록물법 시행령 제57조 관련)

- 회의록 생산현황(공공기록물법 시행령 제18조 관련)

- 비밀기록물 생산현황(공공기록물법 시행령 제71조 관련)

• 생산현황 통보 방식【기록관  영구기록물관리기관】 : 서식(엑셀) 공문 제출

※ 참고사항

- ‌안보·정보분야 기록물은 영구기록물관리기관의 장과 협의하여 비밀누설의 우려가 있는 경우 등록정보 중

일부 항목을 제외하고 제출 가능

제3장 기록관의 기록물관리| 105

생산현황 통보 절차

3

• 시스템 유형별 통보 절차

※ ‌처리과(부서) ➡ 기록관 통보 시 처리과 수행업무는 ‘제2장 > [기록물관리책임자] > 제5절 기록물의 정리 및

생산현황 통보 > 2. 기록물의 생산현황 통보’ 참고

[유형①] 업무관리시스템+기록관리시스템 사용 기관

▶ 처리과(부서) ➡ 기록관 : 이관처리

- ‌기록관 조치사항(기관 기록관담당자)

• ‌각 처리과에서 기록관리시스템으로 정상적으로 이관이 되고 있는지 처리과별 상태 점검, 오류발생 시

처리과 관련 내용 안내

※ ‌업무관리시스템으로 생산·접수·등록된 전년도 생산기록물을 기록관 또는 특수기록관으로 이관

(「공공기록물법」 제32조)

▶ 기록관(직접관리기관) ➡ 영구기록물관리기관 : 생산현황 통보

- ‌기록관 조치사항(기관 기록관담당자)

㉠ ‌접수처리 : 이관대상 바이러스 체크 및 메타데이터 규격검증 결과조회(기록물 인수 → 연계인수 →

접수처리)

㉡ ‌검수처리 : 기록물 인수 → 연계인수 → 검수처리 → 상태값 선택(접수완료) → 조회 → 검수

※ 필요 시 육안검수

㉢ ‌인수 : 기록물 인수 → 연계인수 → 검수처리 → 상태값 선택(검수완료) → 조회 → 검수 →

일괄인수

㉣ ‌인수통보 : 기록물 인수 → 연계인수 → 검수처리 → 상태값 선택(인수완료) → 조회 → 인수부서

선택 후 인수통보

※ 인수현황 : 인수여부 확인(기록물 인수 → 연계인수 → 인수 연도별 인수현황)

㉤ ‌인수통보 기록물에 대한 생산현황(시스템 파일) 통보 : 기록물 인수 → 연계인수 → 생산현황 통보

※ 회의록·비밀기록물 생산현황은 서식(엑셀)을 작성하여 관할 영구기록물관리기관에 공문으로 제출

[유형②] 전자문서시스템+기록관리시스템(자료관시스템) 사용 기관

▶ 처리과(부서) ➡ 기록관 : 생산현황 통보

- ‌기록관 조치사항(기관 기록관담당자)

• ‌처리과에서 통보한 생산현황이 기록관리시스템(자료관시스템)에 접수되었는지 확인

• ‌통보내용 : 기록물등록대장, 기록물철등록부, 기록물배부대장, 기록물등록대장 변경이력,

기록물철등록부 변경이력, 기록물배부대장 변경이력, 특수목록정보, 첨부파일정보가 수록된

전산파일

106 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

▶ 기록관(직접관리기관) ➡ 영구기록물관리기관 : 생산현황 통보

㉠ ‌생산현황 접수 : 전자문서시스템에서 통보한 생산현황 접수(기록물 인수 → 연계인수 → 생산현황

접수)

기록관의 기록물관리

㉡ ‌인수과정 : 생산(목록)현황의 검수 → 인수완료 처리의 과정을 확인하여 생산현황 취합 및 인수

통보

※ ‌검수과정에서 오류 등을 확인한 경우, ‘반려’ 기능을 활용하여 해당 처리과에서 수정 후 재통보하도록

조치

㉢ ‌생산현황 통보 : 생산목록 인수완료 후 생산목록파일(시스템파일)을 영구기록물관리기관에

제3장

통보(기록물 인수→연계인수→생산현황 통보)

[유형③] 전자문서시스템만 사용하는 기관

▶ 처리과(부서) ➡ 기록관 : 엑셀 서식에 따라 작성 후 통보

▶ ‌기록관(직접관리기관) ➡ 영구기록물관리기관 : 엑셀 서식에 따라 작성 후 공문으로 관할

영구기록물관리기관에 통보

제3장 기록관의 기록물관리| 107

제4절

처리과 기록물의 인수(처리과→기록관)

전자 및 비전자 문서(대장·카드·도면 등 포함)

1

관련근거

• 「공공기록물법」 제19조(기록물의 관리 등)

• 같은 법 시행령 제35조(처리과 기록물 인수)

• NAK 10:2022(v1.4) 「기록관 표준운영절차 : 일반」 제6절

기록물 인수 준비사항

• 스토리지 용량 확보(RMS 2.0, cRMS 사용기관)

- 인수 대상 기록물의 접수를 위한 임시 스토리지 및 인수를 위한 보존 스토리지 확보

• 전자기록생산시스템 ⇔ RMS 연계

- ‌전자기록물의 온라인 이관을 위해 업무관리시스템은 대용량송수신 SW, 전자문서시스템은 GR

모듈의 정상 연계 필요

• 기록물 분류체계 현행화

- (업무관리시스템) 단위과제 보존기간 확정

- (전자문서시스템) 임시 단위업무(코드)는 정규 단위업무(코드)로 변경

• RMS1.0 사용기관의 경우, RMS2.0 전환 설치

- 전자정부 표준프레임워크가 적용된 RMS2.0 설치

- 원활한 운영을 위해 필요장비 교체 또는 업그레이드 필요(WAS, JDK 1.6 이상 등)

기록물의 인수

• 전자문서시스템-기록관리시스템(자료관시스템) 사용 기관은 전자기록 정리 완료 후 시스템 간 이관

데이터 규격(「행정기관의 전자문서시스템 규격」, 행정안전부 고시 제2025-76호)에 따라 생성된 파일

이관

- ‌기록관리시스템(자료관시스템) 미도입 기관은 전자기록물 이관 업무를 수행할 수 없으므로 조속히

구축 필요

• 전자기록생산시스템과 기록관리시스템이 저장공간을 공유하는 경우와 행정정보 데이터세트의 경우는

관리권한만을 이전하는 방법으로 이관할 수 있음

※ 「공공기록물법」 제19조제4항 및 같은 법 시행령 제31조의2

• 기록물은 처리과별로 전자기록생산시스템에서 기록관리시스템으로 이관하며, 이때 전자문서와

전자기록생산시스템에 등록한 비전자문서를 동시에 이관하여야 함

108 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

- ‌기록관리시스템으로 이관된 비전자철 또는 혼합철에 포함된 비전자문서와 분리등록 첨부물의 실물

유무 확인

※ 전자기록생산시스템 상에서 비전자문서 및 분리등록 첨부물 확인

기록관의 기록물관리

- 기록관리시스템으로 이관된 전자문서의 비전자 붙임(별송) 실물유무 확인

• 기록물 인수 시 오류가 있는 경우 처리과로 반려하여 오류 해결 후 재인수 조치

• 전자기록생산시스템에서 기록관리시스템으로 비전자문서 목록만 이관되고 비전자문서 실물이 없을

경우 처리과에 해당 기록물 실물 이관을 요청하여 재인수

• 비치기록물로 지정된 기록물은 비치기간이 종료된 다음 연도 중에 처리과로부터 해당 비치기록물을

제3장

인수하여야 함

제3장 기록관의 기록물관리| 109

참고

전자기록물 이관 시 상태 유형

기록물 상태 유형

• 전자파일의 육안검사를 통해 상태유형을 구분

① 문서오류(파일손상, 서명누락, 암호설정, 빈문서)

② 관인이상(관인 누락, 관인중복, 관인위치 이상)

③ 붙임 미확인(붙임별송, 붙임누락)

④ 기타(보존포맷 미변환, 내용누락, 그림손상, 확장자 이상, 변환오류 등)

• 유형별 정의

110 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

기록관리시스템(RMS)에서의 인수 시 주요 오류사항 및 조치사항

기록관의 기록물관리

제3장

제3장 기록관의 기록물관리| 111

112 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

기록관의 기록물관리

제3장

제3장 기록관의 기록물관리| 113

114 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

시청각기록물

2

기록관의 기록물관리

관련 근거

• 「공공기록물법」 제23조(시청각기록물의 관리)

• 같은 법 시행령 제35조(처리과 기록물 인수)

기록물의 인수

제3장

• 전자 시청각기록물 인수

- ‌전자기안문(또는 메모보고)에 첨부한 시청각 파일은 전자기록물의 이관방식을 따르며, 메타데이터

누락 여부 및 전자파일의 오류 확인

• 비전자 시청각기록물 인수

- ‌기록관리시스템으로 이관된 시청각기록물 등록정보와 시청각기록물(원본 생산매체)이 함께 관리될

수 있도록 인수정보를 확인

- ‌저장매체로 이관받을 경우, 저장매체에 폴더별로 정리한 파일과 이관목록이 저장되어 있는지 확인

• 기록관은 처리과에서 디지털 저장매체로 이관받을 경우 데이터 소실 및 훼손방지를 위해 ‘이동형

저장매체’*보다 ‘고정형 저장매체’**를 사용하여 보존

* ‌이동형(휴대형) 저장매체 유형은 하드디스크(외장형, PC 내장형), USB, SSD, 플로피디스켓, 광디스크(CD,

DVD, Blu-ray) 등이 있음

** 고정형 저장매체 유형은 중·대용량 스토리지(storage), NAS 등이 있음

제3장 기록관의 기록물관리| 115

행정박물

3

관련 근거

• 「공공기록물법」 제24조(행정박물의 관리)

• 같은 법 시행령 제35조(처리과 기록물 인수)

기록물의 인수

• 행정박물은 처리과별로 송부된 행정박물 관리카드와 실물 행정박물의 일치여부, 물리적 상태 확인

등의 검수절차를 수행

• 기록물 인수 시 오류가 있는 경우 처리과로 반려하여 오류 해결 후 재인수 조치

기록물의 등록방법

• 기록관은 이관·기증·수집 등의 방법으로 인수한 행정박물을 기록관리시스템(RMS)의 ‘행정박물 관리’

기능을 통해 등록·관리해야 함

- ‌RMS를 운용하지 않는 기록관은 행정박물 관리카드에 등록하여 관리

• 행정박물의 등록시기

- 생산(입수) 당시 : 견본류, 공무상징류, 기념류, 상장·상패류, 그 밖의 유형(선물류 등)

- 활용 종료시 : 관인류, 기관상징류, 사무집기류

116 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

제5절

전자기록물 보존포맷 변환 및 장기보존패키지 관리

관련 근거

기록관의 기록물관리

• 「공공기록물법」 제20조(전자기록물의 관리), 제20조의2(전자기록물 기술정보의 관리)

• 같은 법 시행령 제36조(기록관 및 특수기록관의 전자기록물 보존), 제36조의2(전자기록물 기술정보의

관리)

• NAK 30:2022(v1.1) 「문서유형 전자기록물 보존포맷 기술규격:PDF/A-1b 기반의 포맷」

제3장

• NAK 31-1:2022(v2.3) 「전자기록물 장기보존패키지 기술규격-제1부:XML로 포맷화된 방식(NEO2)」

• NAK 31-2:2022(v1.1) 「전자기록물 장기보존패키지 기술규격-제2부:디렉토리로 구조화된 방식

(NEO3)」

• NAK 37:2025(v2.0) 「전자기록물 보존포맷 선정기준」

보존포맷 변환

1

개요

• 문서가 생산된 당시의 어플리케이션이 없어도 해당 문서의 내용과 외형을 그대로 재현하여 내용보기가

가능하게 하는 포맷

• 기록관 또는 특수기록관은 필요한 경우, 인수가 종료된 전자기록물 중 보존기간이 10년 이상인

기록물을 보존포맷으로 변환하여 관리할 수 있음

※ 이 지침에서의 보존포맷 변환은 문서유형 전자기록물 보존포맷(PDF/A-1, NAK 30:2022(v1.1))을 대상으로

하여 설명

<문서유형 보존포맷>

ISO19005-1(PDF/A-1)

<전자기록물 원문>

보존포맷변환 서버

표준규격준수

제3장 기록관의 기록물관리| 117

변환대상

• 공공기관의 기록관이 전자기록생산시스템으로부터 인수한 보존기간 10년 이상인 전자기록물

• 전자기록물건에 포함된 본문문서 파일과 첨부문서 파일

• 문서형식이 아닌 시청각 유형(동영상, 음성 파일 등)이나, DRM 설정파일 등은 변환 대상에서 제외

• 해독 불가능한 암호화된 파일 및 손상된 파일 등 가독(可讀)이 불가능한 파일은 변환 대상에서 제외하며,

이때 이력관리를 위해 보존포맷 변환불가 사유 입력(후속조치) 후 변환불가 처리

• 기록물 생산 시부터 파일포맷이 보존포맷(NAK 37:2025(v.2.0) 「전자기록물 보존포맷 선정기준」

참조)으로 생산된 기록물은 보존포맷 변환 불필요

변환시기

• 기록관은 인수가 종료된 전자기록물 중 보존기간 10년 이상인 기록물을 보존포맷으로 변환하여 관리할

수 있음(변환하는 경우 가능한 빠른 시일 내에 변환을 권고)

• 보존기간이 30년 이상인 기록물을 10년 이상 보존하게 되는 기록관의 경우에는 보존기간 기산일로부터

11년이 경과하기 전에 장기보존패키지(보존포맷 변환 포함)로 변환해야 함

• 다만, 「공공기록물법 시행령」 부칙 제2조(2016. 8. 29.)에 따라, 시행일 전 기록관에 인수가 종료되어

인수완료 결과를 통보한 전자기록물의 보존에 대해서는 종전의 규정에 따름

변환절차

① 변환 전 점검사항

• 시스템 운영환경 점검

- ‌최소 사양 이상의 시스템 준비

▪ ‌서버사양(최소) : NT장비, 2CPU 이상(Xeon 3.0GHz), 메모리 4GB

※ 변환대상 전자기록물 규모에 따라, 성능 추가 및 여러 대의 병렬설치 가능

▪ ‌운영체제 : Windows 2003 이상(32bit 이상)

※ ‌전자문서를 생산하는 프로그램이 윈도우 환경에서 구동, 다만 아리랑 프로그램(hgn, hwd)은 32bit 체제에서만

구동

▪ ‌스토리지 : 보존포맷 최초변환 대상 파일용량의 약 3.5배 이상 필요

- ‌보존포맷 변환에 필요한 문서 프로그램*을 서버에 설치

* 각 기관 전자기록물 작성 프로그램 버전에 맞는 정품 프로그램

118 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

② 오류 유형에 따른 처리절차

• 보존포맷 변환 시 변환 오류 원인을 확인하여 유형별로 조치 가능한 경우 조치 후 변환하되, 조치 곤란한

기록물은 보존포맷 변환불가 처리

기록관의 기록물관리

• 오류 유형별 조치방법

제3장

제3장 기록관의 기록물관리| 119

③ 보존포맷으로 변환가능한 전자파일 유형

※ 지원 폰트 : 트루타입, 비트맵, 한글전용폰트

※ 신규 파일포맷이 발견되는 경우 변환가능 여부를 검토하여 추가함

120 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

장기보존패키지 변환

2

개요

기록관의 기록물관리

• 전자기록물의 진본성과 무결성을 보장하고 장기간 안전하게 보존하기 위해 전자기록물의 원문,

보존포맷, 메타데이터, 전자서명을 하나의 패키지로 구성한 포맷

※ ‌NAK 31-1:2022(v2.3) 「전자기록물 장기보존패키지 기술규격-제1부: XML로 포맷화된 방식(NEO2)」,

NAK 31-2:2022(v1.1) 「전자기록물 장기보존패키지 기술규격-제2부: 디렉토리로 구조화된 방식(NEO3)」

제3장

참조

(국가기록원 누리집(홈페이지) → 업무안내·자료 → 기록관리 자료실 → 표준·지침·매뉴얼)

• “장기보존패키지”란 다음 각 목의 자료를 함께 묶은 것을 말함(「공공기록물법」 시행령 제2조 정의)

가. 전자기록물

나. 기록관리 메타데이터

다. 보존포맷(기록물 보존을 위한 파일형식)

라. ‌행정전자서명(행정전자서명이 아닌 전자서명을 사용하는 기관의 경우에는 전자서명) 등 진본확인

정보

<전자기록물 원문+보존포맷>

보존포맷변환 서버

장기보존패키지

변환대상

• 기록관이 보존기간 30년 이상인 기록물을 10년 이상 보존하게 되는 경우로, 「공공기록물법」

시행령제36조제2항에 해당하는 경우

1) ‌법 제19조제5항에 따라 특수기록관이 소관 비공개 기록물의 이관시기를 연장하는 경우

2) ‌법 제19조제6항에 따라 국가정보원장이 소관 비공개 기록물의 이관시기를 연장하거나 중앙기록물

관리기관의 장과 협의하여 따로 정하는 경우

3) ‌제30조제2항 각 호 외의 부분 단서에 따라 기록관 또는 특수기록관에서 보존하는 경우(공공기관에 해당)

4) ‌제40조제1항 단서에 따라 관할 영구기록물관리기관의 장의 승인을 받아 기록물 이관을 연기하는 경우

제3장 기록관의 기록물관리| 121

< 장기보존패키지 구성 >

• 전자기록물철, 비전자기록물 철 : 메타데이터 + 전자서명

• 전자기록물건 : 원문 + (보존포맷) + 메타데이터 + 전자서명

• 비전자기록물건 : 메타데이터 + 전자서명

변환절차

① 변환 전 점검사항

• 네트워크 환경 점검 : 장기보존패키지 변환을 위한 인증서 검증 등을 위해 각 기관과 국가기록원 간

네트워크 구간의 방화벽 포트 허용 필요

※ 연계 IP 정보는 표준기록관리시스템 설치 요청시 별도 안내

• 인증서 발급 및 설치 : 장기보존패키지 변환 및 장기검증 시 필요한 전자서명인증서(기관용, 서버용)를

발급받아 설치

< 인증서 발급 기관 >

• 중앙행정기관 및 지자체 : 행정전자서명 인증관리센터(www.gpki.go.kr)

• 국방부 및 군기관 : 국방부 인증관리센터(www.mpki.go.kr)

• 교육청 및 교육기관 : 교육부 행정전자서명인증센터(www.epki.go.kr)

• 그 외 공공기관 : 민간인증기관(NPKI 발급기관)

• 변환에 필요한 라이선스 발급 및 설치

- ‌장기검증 연계 API 라이선스 발급 필요

※ 장기검증 연계API 라이선스 발급 및 설치 방법 문의 : 국가기록원 디지털혁신과(042-481-1754)

122 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

② 변환시기

• 기록관은 보존기간 30년 이상인 기록물을 10년 이상 보존하게 되는 경우 전자기록물 인수종료 후부터

보존포맷 변환 가능하며, 11년이 경과하기 전까지 장기보존패키지로 변환

기록관의 기록물관리

• 영구기록물관리기관으로 전자기록물을 이관하는 경우에는 이관 전 기록관의 업무처리 과정에서

변경된 메타데이터를 추가하여 장기보존패키지로 재변환

제3장

③ 오류 유형에 따른 처리절차

• 장기보존패키지 변환 시 변환 오류 원인을 확인하여 유형별로 조치 가능한 경우 오류 조치 후 변환

• 오류 유형별 조치방법

제3장 기록관의 기록물관리| 123

124 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

제6절

기록관 기록물의 인계(기록관→영구기록물관리기관)

관련근거

기록관의 기록물관리

• 「공공기록물법」 제19조(기록물의 관리 등)

• 같은 법 시행령 제30조(보존장소), 제40조(기록관 및 특수기록관의 소관 기록물 이관), 제44조(기록관

및 특수기록관의 기록물 인수)

• NAK 12:2022(v3.1) 「기록매체 요건 및 관리기준」

제3장

대상 기록물

• 국가적 보존가치가 높아 영구기록물관리기관의 장이 지정한 기록물

• 「공공기록물법」 제25조에 따라 공공기관이 폐지되거나 승계기관이 없는 경우, 전체 기록물

• 「공공기록물법」 제25조, 같은 법 시행령 제58조에 따라 공공기관이 민간기관으로 전환되었을 경우,

30년 이상 기록물 중 영구기록물관리기관의 장이 지정한 기록물

이관 절차 및 방법

• 중앙기록물관리기관의 장이 이관대상 기록물을 지정하는 경우

업무주체

비고

업무내용

ㆍ공공기관 보유현황 요청

ㆍ이관대상 기록물을 지정하여 기록관에 통보

국가기록원

※ 해당 기관과 사전 협의

기록관

시행규칙 별지

제2호(이관목록)

ㆍ 기록물 정리절차에 따라 이관대상 기록물을 정리

하여 이관 지정일에 이관목록과 함께 이관

국가기록원

ㆍ기록물 이관 검수 및 이관 완료 통보

※ ‌국가기록원 관할이 아닌 공공기관의 경우, 해당 기관의 관할 영구기록물관리기관이 별도로 정하는 절차 및

방법에 따라 이관

제3장 기록관의 기록물관리| 125

이관목록(시행규칙 별지 제2호 서식)

기록물철 단위로 이관하는 기록물

기관명(처리과 기관코드) :

이관연도 :

인계자 직급 및 성명 :

인수자 직급 및 성명 :

개별관리기록물(건) 단위로 이관하는 기록물

기관명(처리과 기관코드) :

이관연도 :

인계자 직급 및 성명 :

인수자 직급 및 성명 :

* 종이기록물의 경우에만 기재

이관목록(별도 서식 사용 시)

① 순 서 : 연번 기입(각 기록물별 식별 가능한 일련번호 등 표기)

② 생산부서명 : 생산 당시의 부서명을 기재

③ 생 산 연 도 : 기록물이 생산된 연도 기입

④ 기록물제목 : 기록물 표지 앞면의 제목을 정확하고 자세하게 기입

⑤ 기록물형태 : 기록물 유형 기입(종이, 시청각 등)

⑥ 수 량 : 기록물이 보관상자로 편성되어 있지 않은 경우, 해당 기록물 권수 기입

⑦ 박 스 번 호 : 해당 박스번호 기입

⑧ 비 고 : 기타 참고사항 기입

126 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

기록물 인수 체크리스트(안)

ㆍ이관기관 : 행정안전부

ㆍ이관일자 : ㅇㅇㅇㅇ.ㅇㅇ.ㅇㅇ.

ㆍ이관근거 : 운영지원과-111

ㆍ이관수량 : 문서 20권

ㆍ기록물 주요내용 : 인사운영계획(안) 등

기록관의 기록물관리

제3장

제3장 기록관의 기록물관리| 127

제7절

비치기록물 지정 신청

관련근거

• 「공공기록물법」 시행령 제31조(비치기록물의 지정 등)

※ ‌「공공기록물법」 시행령 개정(’25.5.20.)에 따라 ‘비치기록물 지정·승인제’ 도입

→ 관할 영구기록물관리기관에서 승인 받은 기록물만 기관 처리과에 비치 가능

업무 개요

• 기관의 비치기록물 지정 요청 취합 및 1차 검토 후 관할 영구기록물관리기관에 승인 신청

- 각 부서(처리과)로부터 제출된 비치기록물 지정 신청을 취합, 심사

- 기관장 명의로 관할 영구기록물관리기관(국가기록원 등)에 최종 승인을 요청

업무수행 절차

① 신청 접수 : 각 처리과로부터 ‘비치기록물 지정/연장 신청서’ 접수(~2월 말)

② 적정성 심사 : 기록관 기록물관리 담당자에 의한 심사 수행

- 법정 정의(카드·도면·대장) 부합 여부

- 비치 필요성(기록관 이관 시 업무 수행 불가능 여부) 검토

- 연장 시 : 지난 비치 기간의 활용실적 적정성 평가

< 심사기준 >

• (승인) 부서 공통의 핵심 원본 대장, 시설 관리 도면 등

• (반려) 단순 편의를 위한 일반 문서철(즉시 기록관 이관 조치)

③ 최종 신청 : 심사를 통과한 목록을 취합하여 관할 영구기록물관리기관에 공문 발송

- 제출 기한 : ’26년 3월 31일까지

※ 필요 시 ’26년 하반기(9월 예정)에도 지정신청을 받을 예정이며 추후 안내

④ 결과 처리 : 영구기록물관리기관 승인 통보(5월) 즉시 처리과에 안내

128 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

제8절

기록물의 공개재분류

관련근거

기록관의 기록물관리

• 「공공기록물법」 제35조(기록물의 공개여부 분류)

• 같은 법 시행령 제72조(기록물의 공개여부 분류)

• NAK 16-1:2020(v1.2) 「기록물 공개관리 업무-제1부 : 기록물 생산부서 및 기록관」

기록물의 공개여부 분류

제3장

• 기록물 이관 시 공개여부 분류

- ‌공공기관은 기록물을 이관하려 할 때(처리과⇒기록관, 기록관⇒영구 기록물관리기관) 해당 기록물의

공개여부를 재분류하여 이관

※ ‌단, 기록관이 영구기록물관리기관으로 기록물을 이관하는 경우 기록물을 이관하기 전 최근 5년의 기간 중

해당 기록물의 공개여부를 재분류한 경우에는 공개여부 재분류 절차를 생략하고 이관할 수 있음

- ‌공개여부 구분은 기록물 건 단위 또는 쪽 단위로 하고 이관 시 비공개 기록물(부분공개 포함)은 비공개

사유를 함께 제출

※ ‌특히, 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」 제9조제1항제1호에 해당하여 비공개로 재분류한 경우, 근거 법령

조항을 비공개 사유에 기재

(예시) 「공익신고자 보호법」 제12조(공익신고자등의 비밀보장 의무)

• 비공개기록물의 주기적 재분류

- ‌기록물관리기관은 비공개로 재분류된 기록물에 대하여는 재분류된 연도의 다음 연도부터 5년마다

공개여부를 재분류

※ ‌다만, 기록관이 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」 제9조제1항제6호에 해당하여 비공개로 재분류한

기록물에 대해서는 생산연도 종료 후 30년까지 공개여부 재분류를 실시하지 아니할 수 있다.

• 30년 경과 비공개기록물의 재분류

- ‌비공개기록물은 생산연도 종료 후 30년이 경과하면 모두 공개하는 것을 원칙으로 함

비공개기록물 공개재분류 절차

• 비공개기록물 재분류 대상 선정

- ‌5년 주기 : 기록관에서 보유하고 있는 비공개기록물 중 재분류된 연도의 다음 연도부터 5년마다

재분류 대상 목록 추출

(예시) 2026년 재분류 대상 : 2020년도에 이관 또는 재분류된 기록물

※ ‌인수 기록물은 「공공기록물법」 제35조제1항 및 같은 법 시행령 제72조제1항의 규정에 따라 기록물 이관 시

처리과에서 공개여부를 재분류하여 이관하도록 규정하고 있어 인수 시점으로부터 5년이 도래한 기록물이

재분류 대상임

제3장 기록관의 기록물관리| 129

- ‌생산 후 30년 경과 기록물 : 보유하고 있는 기록물 중 생산연도 종료 후 30년이 경과한 기록물을

대상으로 목록 추출

(예시) 2026년 재분류 대상 : 1996년 이전에 생산된 기록물

- ‌처리과별, 기록물 유형별 특성 파악 및 비공개 대상 정보 기준을 마련하기 위해 재분류 대상 기록물을

처리과별, 기록물 유형별로 구분하여 정리

• 공개여부 구분

- ‌처리과별, 기록물 유형별 재분류 기준서 및 건별 재분류 검토서를 작성

- ‌재분류 대상 기록물을 생산한 처리과 대상으로 의견 청취

- ‌처리과 의견조회 결과 의견이 다를 경우 협의·조정하고, 그 결과를 기준서 및 검토서에 반영

• 기록물공개재분류심의회(가칭) 심의(권장)

- ‌처리과 의견조회 및 조정을 거쳐 확정된 재분류 결과는 기록물공개재분류심의회(가칭)에서 심의하는

것을 권장함

- ‌특히, 공개여부 결정이 어렵거나, 처리과와 의견이 상이한 경우 기록물공개재분류심의회(가칭)에서

충분히 검토될 수 있도록 심의 권장

※ ‌기록관은 기록물 공개재분류 심의를 위한 “기록물공개재분류심의회(가칭)”를 독립적으로 구성·운영할 수

있음. 다만 “기록물공개재분류심의회(가칭)”를 별도 운영하기 어려운 경우, ‘정보공개심의회’, ‘기록물평가

심의회’가 심의를 겸하거나, 별도의 ‘자문회의’를 구성하여 심의할 수도 있음

- ‌기록물 공개재분류 ‘심의’를 수행하지 못한 경우, 기록물관리기관장의 최종 승인을 거쳐 공개 여부를

확정할 수 있음

• 공개여부 확정 및 관리

- ‌기록물공개재분류심의회(가칭) 심의를 마친 공개재분류 결과는 기록물관리 기관장의 결재를 거쳐 확정

- ‌확정 결과는 기록관리시스템 등에서 관리되는 등록정보(색인목록)와 공개재분류 기준에 반영

- ‌공개로 결정된 기록물 목록은 기관 누리집(홈페이지) 등에 게시하고 대국민 서비스 제공

영구기록물관리기관 소장 기록물의 공개재분류 관련 업무(’26년~)

• 생산연도 30년 경과 기록물의 비공개 기간 연장 요청

- ‌「공공기록물법」 제35조제3항의 공개 원칙에 따라 영구기록물관리기관이 공개 (비공개→부분공개

또는 공개/ 부분공개→공개)로 검토한 기록물에 대하여 비공개(공개→부분공개 또는 비공개/

부분공개→비공개)가 필요할 경우

→ ‌생산기관은 영구기록물관리기관으로 ‘비공개 기간 연장 요청’ 실시(관련 근거, 사유, 비공개

상세정보, 공개 시기 등을 구체적으로 기재)

130 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

• 관할 영구기록물관리기관 기록물공개심의회 참석

- ‌‘비공개 기간 연장 요청’의 근거, 사유, 비공개 상세정보, 공개 시기 등이 미비하거나 영구기록물

관리기관과 생산기관의 검토의견이 상이하여 조정이 어려울 경우, 생산기관의 처리과 또는 기록관의

기록관의 기록물관리

담당자가 기록물공개심의회에 함께 배석*하여 해당 안건에 대해 의견을 개진하고 기록물공개심의회

및 국가기록관리위원회의 심의를 거쳐 공개 여부를 최종 확정

* 필요할 경우 영구기록물관리기관이 해당 생산기관에 기록물공개심의회 참석 협조 요청 실시

처리과

재분류 의견조회

재분류 의견

제3장

제출

내용검토

공개재분류

처리과 의견취합

의견 조회

(권장사항) 기록물공개분류심의회(가칭)심의

공개재분류

기록관

계획수립

공개여부 확정

공개결정 기록물 목록

기관 홈페이지 등 개시

제3장 기록관의 기록물관리| 131

132 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

① 대상기록물

• 기록물 유형 : 보유 기록물을 생산기관별, 기록물 업무 유형별로 분류

• 생산기관 및 처리과 : 기록을 생산한 기관 및 부서

기록관의 기록물관리

• 기록물 제목 : 재분류 대상 기록물 제목

• 생산연도 : 재분류 대상 기록물이 생산된 연도로서 포괄연도로 기재

• 수량 : 재분류 대상 기록물의 수량, 권 또는 건으로 표기

② 기록물 내용

• 주요내용

제3장

- ‌대상 기록물의 생산맥락, 대상 기관에서의 업무 중요도 등 재분류 대상 기록물을 전체적으로 파악할 수

있는 내용으로 간략하게 기술

• 상세내용

- ‌동일 유형의 기록물별로 재분류 검토 및 결정에 필요한 사항을 상세하게 기술

- ‌기록의 구성 및 편철방식, 주요 기록물 건명, 기록 구성 항목 등을 기재하며 비공개 대상정보가 있는 경우

반드시 기재하여 재분류 검토

③ 재분류 결과

• 재분류 유형 : 30년 경과, 5년 주기 등으로 구분

• 기존 공개이력

- ‌이전에 공개분류 또는 재분류 되었다면 공개이력을 남김

- ‌공개여부, 공개결정일, 비공개 대상정보 등 기재

• 재분류 결과

- ‌공개검토를 완료하고 재분류 결과를 공개, 부분공개, 비공개로 기재

• 사유 및 근거 : 재분류 결과를 도출하게 된 사유나 근거가 있는 경우 기재

④ 검토의견

• 재분류 의견

- ‌대상 기록물의 유형, 주요내용 및 상세내용을 참고하여 재분류 검토의견 서술

- ‌대상 기록의 재분류 검토 근거 법률, 규정 및 최근의 공개 동향을 함께 기술

• ‌동일 유형의 기록물 내에서 공개분류를 다르게 적용해야 할 경우 유형별 공개기준과 비공개 대상정보 기재

• ‌재분류 검토 의견을 공개, 부분공개 또는 비공개로 구분하여 이유를 논리적으로 서술하고 비공개

대상정보가 있는 경우 명확하게 항목 기재

• 비공개 대상정보

- ‌비공개 대상정보가 있는 경우 구체적으로 항목 기재

⑤ 생산부서(처리과) 의견조회

• 문서번호 : 생산부서(처리과)의 의견조회 결과 문서번호

• 의견 : 재분류 대상 기록물 기준에 대한 생산기관 의견

제3장 기록관의 기록물관리| 133

134 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

제9절

기록물의 평가 및 폐기

관련근거

기록관의 기록물관리

• 「공공기록물법」 제27조(기록물의 폐기)

• 같은 법 시행령 제29조(보존방법), 제43조(기록관 및 특수기록관 소관 기록물 평가 및 폐기)

• 같은 법 시행규칙 제35조(기록물 평가심의서)

• NAK 5-1:2014(v2.2) 「기록물 평가·폐기 절차 제1부 : 기록관용」

제3장

• NAK 8:2022(v2.3) 「기록관리 메타데이터 표준」

평가 대상

• 기록관에서 보존 중인 기록물 중 보존기간이 경과한 10년 이하 기록물

• 「공공기록물법」 시행령 제30조제2항에 따라 보존기간 30년 이상 기록물 중 영구기록물관리기관의

장이 보존장소를 기록관으로 지정한 기록물

- ‌보존기간이 준영구인 기록물은 보존기간의 기산일로부터 70년이 경과한 경우 평가대상으로

선정하며, 동종(同種)·대량기록물로서 보존가치가 낮은 기록물 경우 50년이 경과한 시점에

평가대상으로 선정

• 「공공기록물법」 시행령 제29조제1항제3호에 따라 전자적 형태로 생산되지 않은 기록물 중 원본을

폐기하고 보존매체만 보존하려는 경우의 비전자기록물 원본

기록물 평가 업무절차

① 평가계획 수립

• 기록관은 보존 중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물을 대상으로 평가·폐기 계획을 수립하여

법령의 처리절차*에 따라 업무를 수행하여야 함

* 생산부서 의견조회, 기록물관리 전문요원 심사, 기록물평가심의회 심의

② 평가대상 선정

• 기록관으로 이관하여 보존 중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물이 대상임

※ ‌이관연기·대출 등의 사유로 기록물 생산부서에 보존 중인 평가대상 기록물은 기록관으로 이관하여 기록물

평가 수행

③ 처리과 의견조회

• 평가대상 기록물을 선정하여 기록물평가심의서를 작성하고 처리과에 의견조회 실시

- ‌생산부서 의견조회 시 각 처리과 담당자는 「공공기록물법」 시행령 [별표1] ‘기록물의 보존기간별

책정기준’과 기관유형별 공통업무 보존기간 준칙 등을 참조하여 보존기간 검토

제3장 기록관의 기록물관리| 135

[시행규칙 별지 제10호 서식]

기록물평가심의서

1. 기록물철 단위로 평가하는 경우

2. 기록물건 단위로 평가하는 경우

- ‌기록물을 생산한 처리과의 장은 보존기간이 만료된 심의대상 기록물에 대한 보존기간 재책정,

보류*, 폐기 등에 대한 의견을 기록관에 제출하여야 함

* ‌보류는 보존기간이 경과한 기록물 중 민원이나 소송 등 당면 현안사항이 발생하여 일정기간 평가를 유예할

필요가 있을 때 해당

④ 기록물관리 전문요원 심사

• 기록물관리 전문요원은 생산부서 검토의견 및 다음의 사항을 고려하여 종합적으로 판단하여야 함

< 심사 시 고려사항 >

• 평가대상 기록물의 기록관리기준표(또는 기록물분류기준표)의 해당 단위과제(또는 단위업무와 기록물철)

보존기간, 해당 기록물의 관계 법령에서 정한 보존기간

• 기록물의 행정·증빙 및 역사적 가치 등

※ ‌해당 기록물과 관련된 업무 또는 사업이 종료되었는지, 소송의 진행 여부, 업무의 지속성을 위해 참조할 가치가 있는지

등을 판단하여야 함

• 기록물의 보존가치 등을 평가하여 보존기간 재책정, 보류, 폐기 등으로 구분, 기록물평가심의서 작성

및 심의회 개최

⑤ 기록물평가심의회 구성·심의

• 구성

- 기록관이 속한 공공기관의 장이 구성·운영

136 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

- ‌기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 5명 이내의 민간전문가 및 소속 직원으로

구성하되, 2명 이상의 민간전문가(통일, 외교, 안보, 수사, 정보 등의 기록물을 생산하는 기관의 경우

1명 이상)를 포함시켜야 함

기록관의 기록물관리

※ ‌민간전문가 : 해당 기관의 기록물 가치를 평가할 수 있는 기관의 업무 관련 분야의 연구자·전문가 및

기록관리학, 역사학, 문헌정보학 등 유관 분야 전문가(공무원이 아닌 자를 말하며 국·공립대학 등의 교수는

민간전문가에 해당됨)

• 심의

- ‌기록물에 대한 충분한 검토가 이루어지도록 심의회 개최 전에 기록물평가심의서 등 관련 자료를

제3장

심의회 위원에게 제공하여야 함

- 심의 시 다음의 사항을 고려하여 종합적으로 판단하여야 함

< 심의 시 고려사항 >

• 기록물 생산부서의 보존기간 검토의견

• 기록물관리 전문요원의 심사의견

• 평가대상 기록물의 보존기간이 기록관리기준표(또는 기록물분류기준표)와 해당 기록물의 관계 법령에서

정한 보존기간과 일치하는지 여부

• 기록물의 행정·증빙 및 역사적 가치 등

⑥ 기록물평가심의 결과 처리

• 기록물철별 평가의견을 기록물평가심의서에 반영(심의서 보존기간은 영구)하고 재책정 보존기간을

반영하기 위해 기록물 재정리

• 기록물평가심의회 심의 결과를 기록관리시스템(자료관시스템)에 반영

- 기록물 평가 결과(보존기간 재책정, 보류, 폐기로 구분) 및 사유

※ ‌보류로 의결된 기록물은 유예기간 경과 후 해당연도 평가대상에 포함하여 평가(보류 유예기간은 심의회에서

결정)

- 재책정된 보존기간 또는 보류기간

< 보존기간이 30년 이상인 기록물 중 보존장소가 기록관으로 지정된 기록물의 보존기간이 경과한 경우>

·생산부서 의견조회, 전문요원 심사, 기록물평가심의회의 심의, 관할 영구기록물관리기관과의 협의를 거쳐

보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분 처리

·다만, 보존기간이 준영구인 기록물은 보존기간 기산일부터 70년(동종·대량 기록물로 보존가치가 낮은

기록물은 50년)이 경과한 후에 평가해야 함

< 전자적 형태로 생산되지 않은 기록물 중 원본을 폐기하고 보존매체만 보존하려는 경우>

·생산부서 의견조회, 전문요원 심사, 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 원본 폐기 가능

·다만, 보존기간 30년 이상의 기록물은 원본을 보존매체에 수록한 때부터 3년이 지난 후 기록물평가심의회

심의 및 국가기록관리위원회 심의를 거쳐 기록물 원본을 폐기할 수 있음

제3장 기록관의 기록물관리| 137

• 기록관리시스템(자료관시스템) 미구축 기관의 경우, ‘기록물평가심의서’에 ‘등록정보’* 항목을

추가하여 엑셀 등의 전자파일로 관리

* 등록정보 : 기록물 평가결과(보존기간 재책정·보류·폐기 구분) 및 사유, 재책정 된 보존기간 또는 보류기간

기록물 폐기방법

• 기록물평가심의회 결과 폐기로 의결된 기록물은 유형에 따라 별도의 폐기 계획을 수립하고 적법한

절차에 따라 폐기 집행

• 전자기록물의 폐기 : 해당 전자기록물을 삭제해야 하고, 삭제한 기록물을 복구해서는 안 됨

- ‌전자기록물 폐기를 위하여 보존매체 또는 저장매체 등이 외부로 반출될 경우에는 기록관장의

책임하에 보안 조치를 해야 함

- 전자기록물 폐기 시에는 기록물관리담당자, 시스템담당자, 정보보안담당자 등의 책임하에 집행

- ‌전자기록물의 폐기 방법에 대한 상세 내용은 기록관리 표준 「기록물 평가·폐기 절차-제1부 :

기록관용」*의 부속서 A, B 참고

* 국가기록원 누리집(홈페이지)→업무안내·자료→기록관리 자료실→표준·지침·매뉴얼

• 비전자 기록물의 폐기 : 용해, 파쇄 등의 방식으로 처리

- 기록관의 장은 폐기대상 기록물이 유출되지 않도록 조치

※ ‌기록물 폐기 집행을 기관 외부의 민간업체에 위탁한 경우 기록물의 폐기가 완전히 이루어질 때까지 관계

공무원이 참석하여 감독(「공공기록물법」 제27조제3항)

폐기 결과 관리

• 기록물 폐기 집행 후 위탁업체로부터 폐기 집행 기록물의 수령, 폐기방법 등을 명시한 폐기증명서를

징구하여야 함

• 기록관리시스템(자료관시스템)을 이용하여 폐기 집행 결과(페기일자 및 담당자 등)를 기록물철별로

등록·관리

※ ‌기록물 폐기 시 관리되어야 하는 메타데이터의 상세 내용 ⇒ 「기록관리 메타데이터 표준」의 부속서 F 참고

(국가기록원 누리집(홈페이지)→업무안내·자료→기록관리 자료실→표준·지침·매뉴얼)

• 기록관리시스템(자료관시스템) 미구축 기관의 경우 ‘기록물평가심의서’에 ‘폐기 집행결과’ 항목을

추가하여 엑셀 등의 전자파일로 관리

138 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

기록물 무단 폐기 등에 관한 벌칙(「공공기록물법」 제50조 및 제51조)

• 7년 이하의 징역 또는 3천만원 이하의 벌금

1. ‌법 제19조의2(무단으로 손상·은닉·멸실 또는 유출하거나 국외 반출 금지)를 위반하여 기록물을 국외로 반출한

기록관의 기록물관리

사람

2. ‌법 제27조제1항(전문요원의 심사, 기록물평가심의회의 심의) 또는 제2항을 위반하여 심사와 심의를 거치지

아니하거나 기준과 절차를 준수하지 아니하고 기록물을 폐기한 사람

3. 제27조의3제1항에 따라 폐기 금지의 통보를 받은 기록물을 폐기한 사람

• 3년 이하의 징역 또는 2천만원 이하의 벌금

1. 법 제19조의2를 위반하여 기록물을 은닉하거나 유출한 사람

2. 기록물을 중과실로 멸실시킨 자

3. 기록물을 고의 또는 중과실로 일부 내용이 파악되지 못하도록 손상시킨 자

4. 법 제37조제2항을 위반하여 비공개 기록물에 관한 정보를 목적 외의 용도로 사용한 자

제3장

제3장 기록관의 기록물관리| 139

140 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

행정정보 데이터세트 폐기

관련 근거

기록관의 기록물관리

• 「공공기록물법」 제27조(기록물의 폐기)

• 같은 법 시행령 제29조(보존방법), 제43조(기록관 및 특수기록관 소관 기록물 평가 및 폐기)

• 같은 법 시행규칙 제35조(기록물 평가심의서)

• NAK 5-1:2014(v2.2) 「기록물 평가·폐기 절차 제1부 : 기록관용」

• NAK 8:2022(v2.3) 「기록관리 메타데이터 표준」

제3장

평가 대상

• 데이터세트 관리기준표의 ‘보존기간’이 만료되고 ‘처분의 제약 발생 사항’에 기재된 보류기간이 모두

경과한 데이터세트 기록물

기록물 평가 업무절차

① 평가계획 수립

• 기록관은 보존 중인 기록물 중 ‘보존기간’이 만료되고 ‘처분의 제약 발생 사항’에 기재된 보류기간이

모두 경과한 데이터세트 기록물 대상으로 평가·폐기 계획을 수립하여 법령의 처리절차*에 따라 업무를

수행하여야 함

* 생산부서 의견조회, 기록물관리 전문요원 심사, 기록물평가심의회 심의

• 행정정보시스템의 유형에 따라 아래와 같이 평가 및 폐기실행 업무를 수행

* ‌(데이터 보유기관) 행정정보시스템의 기능을 활용하여 데이터세트를 생산하는 기관. 단일접속시스템의 경우

시스템을 공동으로 사용하는 기관이며, 표준배포시스템의 경우 보급받아 실제 데이터 세트를 생산하는 기관

등이 해당

② 평가대상 선정

• 기록관리 기능이 탑재되지 않은 행정정보시스템에서 생산되는 행정정보 데이터세트의 경우, 시스템

담당부서 또는 업무 담당부서가 평가 대상을 파악하여 기록관에 평가 요청하여야 함

③ 처리과 의견조회

• 평가대상 기록물을 선정하고 기록물평가심의서를 작성하여 처리과에 의견조회 실시

• 기존 기록물평가심의서를 활용하여 작성하되 데이터세트의 특성을 반영하여 대상을 특정할 수

있도록 기재(예시 참고)

제3장 기록관의 기록물관리| 141

< 행정정보 데이터세트 기록물평가심의서 서식 및 작성(예시) >

보존기간

단순 공지 및 자

만료된

2008년 이전

자료실 1,480

교육훈련

료 정보로

시스템내

타 데이터

연관성 확인

2019.1.1.

(통계 목적상

교육훈련

시스템

2001~2008년

고객지원

자료실 1,480

처분제약

(비치)기간 및

보존기간 만료

보존

기간

경과

보존

기간

경과

작성

예시

시스템

(고객지원

2001~

2008

5년 비치 후

보존기간 5년

라인에 대한

후 시스템

데이터세트

자료실)

기록으로

연차별 처분

운영부서

최종 폐기

경과)

처분 필요.

시스템 영향

라인

필요

없음

• 기록물을 생산한 처리과의 장은 보존기간이 만료된 심의대상 기록물에 대한 보존기간 재책정, 보류*,

폐기 등에 대한 의견을 기록관에 제출하여야 함

* ‌보류는 보존기간이 경과한 기록물 중 민원이나 소송 등 당면 현안사항이 발생하여 일정기간 평가를 유예할

필요가 있을 때 해당

④ 기록물관리 전문요원 심사

• 생산부서의 의견을 참고하고 행정적·역사적 가치 등을 종합적으로 판단하여 기록물평가심의서를 작성

⑤ 기록물평가심의회 심의

• 기록물평가심의회 심의를 거쳐 폐기 여부를 최종 확정

142 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

기록물 폐기방법

• 시스템에 저장된 데이터(자체 보존)는 대상 데이터베이스 상에서 삭제하고 별도 스토리지에 저장한

경우는 해당 스토리지에서 삭제하며, 별도 매체에 저장된 경우 매체별로 파기 실행

기록관의 기록물관리

※ 행정정보 데이터세트 폐기 시 관리되어야 하는 메타데이터 : 데이터세트의 단위기능명, 데이터 적용범위,

용량, 건수, 폐기 방식, 실행 일시, 실행자·입회자, 평가심의결과 등

< 행정정보 데이터세트 폐기 실행 방법 >

①시스템 내 폐기기능 활용(기능 제공 시)

제3장

-기록관 담당자가 폐기대상 확인 후 시스템 내 기록관리 기능*을 활용하여 폐기를 실행. 이 경우 폐기

실행 시 관리해야 하는 메타데이터는 시스템에서 관리되어야 함

* ‌데이터세트 관리기준표에 따른 단위기능별 데이터세트에 대해 범위를 지정하여 관리권한이전, 평가,

폐기실행, 이관대상 도출(필요시) 등의 기능 필요. 관련 기록관리 기능은 시스템의 신규 구축 또는

고도화시 관할 영구기록물관리기관과 협의하여 개발 필요

-데이터 보유권한 기관과 시스템 관리권한 기관이 다른 경우, 데이터의 보유권한을 가진 기관이 시스템의

기능을 통해 폐기 실행

※ ‌다만, 폐기 실행은 시스템 운영기관이 데이터 보유권한을 가진 기관으로부터 위임받아 폐기를 실행할

수 있음

②데이터세트 삭제지원 도구 활용

-기록관리 기능이 미구축된 시스템의 데이터세트 폐기 실행 시 국가기록원이 제공하는 ‘삭제지원 도구’를

활용 가능함. 이때 삭제지원 도구는 시스템 담당자가 기록관 담당자의 위임을 받아 설치 및 실행 권고

※ ‌시스템 담당자는 대상시스템의 DBMS(데이터베이스관리시스템)에서 수행할 삭제 스크립트(SQL) 및

폐기 실행 시 시스템에 대한 영향도 검토·분석 필요

※ ‌(다운로드 및 매뉴얼) 국가기록포털(www.archives.go.kr) > 업무안내·자료 > 기록관리 자료실 > 행정

정보 데이터세트

-데이터 보유권한 기관과 시스템 관리권한 기관이 다른 경우, 데이터 보유권한 기관의 평가 결과에 따라

시스템 관리권한 기관이 폐기 실행을 위임 받아 수행 가능

※ ‌(지원도구 이용불가 시스템) 시스템 담당자(DBA 등)를 통해 대상 시스템 데이터베이스에 직접 접근·

조작하여 데이터를 삭제하고, 폐기 관련 메타데이터 정보, 삭제 스크립트 등은 별도 관리하거나 데이터

세트 종합관리시스템에 등록하여 관리

• 기록관 또는 특수기록관의 장은 폐기대상 기록물이 유출되지 않도록 조치

※ 기록물 폐기 시행을 기관 외부의 민간업체에 위탁한 경우 기록물의 폐기가 완전히 이루어질 때까지 관계 공무원이

참석하여 감독(「공공기록물법」 제27조제3항)

제3장 기록관의 기록물관리| 143

행정박물 폐기

관련 근거

• 「공공기록물법」 제24조(행정박물의 관리)

• 같은 법 시행령 제57조(행정박물의 관리)

평가 대상

• 기록관은 자체 보존 중인 행정박물이 행정적·역사적·문화적·예술적 가치의 변동으로 영구보존의 필요성이

상실되거나, 물리적 훼손이 심하여 복원이 불가능한 경우 폐기 가능

기록물 평가 업무절차

* 「공공기록물법」 시행령 제43조 제1항에 따름

행정박물 폐기

• 기록물을 반출 또는 용해 처리 과정에서 대상 기록물이 유출되지 않도록 주의

144 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

제10절

기록물의 보존서고·보안·재난관리

기록관의 기록물관리

보존서고 관리

1

관련근거

• 「공공기록물법」 제28조(기록물관리기관의 시설·장비)

• 같은 법 시행령 제38조(기록관 및 특수기록관의 서고관리), 제60조(기록물관리기관의 보존시설·장비

제3장

및 환경기준)

• 같은 법 시행규칙 제28조(서고 및 서가번호의 표시), 제29조(서고 관리 책임자 지정), 제30조

(기록물의 보존처리), 제31조(보존기록물의 점검), 제32조(보존기록물의 반출제한)

• NAK 11-1:2025(v2.0) 「기록물관리기관의 보존시설·장비 및 환경 기준」

• NAK 2-1:2024(v1.2) 「기록물관리기관 보안 및 재난관리 기준」

관리 원칙

• 기록관은 기록물을 안전하게 보존 관리하기 위한 시설장비 및 보존환경의 유지, 보안대책 및 재난 대비

계획을 수립·시행하여야 함

• 기록관은 서고에 서고번호와 서가번호를 표시·등록하여 기록물의 보존위치를 식별할 수 있게 하여야 함

• 서고관리 책임자를 지정하여 서고의 출입 및 기록물의 입·출고 통제

※ 기록물 반출·반입서(「공공기록물법」 시행규칙 별지 제8호 서식) 참고

• 기록관의 장은 기록물을 정기적으로 점검·검사하고 기록물점검·검사서(「공공기록물법」 시행규칙 별지

제7호 서식)를 작성하여야 함

• 보존기간이 30년 이상인 기록물의 서고 외 지역으로의 반출은 원칙적으로 금지

보존기록물 점검 및 검사

• 보존 중인 기록물에 대하여 주기에 따라 정수점검과 상태검사 실시

① 정수점검

- 기록관리 업무 및 열람 등으로 보존기록물 반출·입, 보존대상 기록물 신규 인수·배치 등으로

지속적인 점검 및 관리 필요

-보존서고 내 기록물 수량 및 위치정보 점검

-정수점검 완료 후 기록물 수량, 위치정보 등 수정사항에 대한 현행화 및 관리

② 상태점검

-보존 매체별 재질상태, 훼손상태 점검

제3장 기록관의 기록물관리| 145

< 기록물 유형별 정수점검 및 상태점검 주기(「공공기록물법」 시행규칙 [별표14]) >

보존환경 관리 및 시설·장비

• 보존서고의 주기적인 환경점검을 통해 최적의 보존환경을 유지하고, 소장기록물의 훼손 예방 및

안전한 보존

• 온도, 습도 기준에 따른 항온항습 및 서고 내 청결 유지 관리

• 온습도계, 자동소화시설, 가스식 휴대형 소화기, 폐쇄회로 감시장치 또는 이중잠금장치, 장비 등

설치·운영

※ 기록물관기기관의 보존시설·장비 및 환경기준(「공공기록물법」 시행령 [별표6]) 참고

기록물 보안 및 재난대책

2

관련근거

• 「공공기록물법」 제30조(기록물 보안 및 재난 대책)

• 같은 법 시행령 제62조(기록물의 재난·보안대책)

• NAK 2-1:2024(v1.2) 「기록물관리기관 보안 및 재난관리 기준」

• NAK 2-2:2025(v1.2) 「재난시 기능연속성 유지를 위한 필수기록물 선별 및 보호절차」

기본사항

• 기록관은 기록물의 멸실, 훼손, 무단 유출, 무단 접근 등의 위험요소로부터 기록물을 보호할 수 있도록

필요한 조치를 수립·시행

• 기관의 특성에 맞는 보안 및 재난대비책을 구체적으로 수립·시행

• 보안 및 재난대비책의 정상 수행 여부를 주기적으로 지도·감독·개선

146 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

보안 관리

• 기록관의 보안은 허가받지 않은 접근·이용·삭제·수정·파기로부터 기록물을 보호하는 조치임

• 기록물의 인수·등록·정리·보존·분류·평가·폐기·이관·열람 등 모든 기록관리 업무과정에서 보안을

기록관의 기록물관리

고려해야 하며, 형태에 있어서는 물리적·관리적·기술적 요소들을 모두 고려해야 함

• 기록관은 해당 기관의 기록물 보존시설, 보안시설·장비, 출입인원 관리, 정보통신망 등에 대한 보안

취약점을 사전에 식별·분석하고 보안성을 검토해야 함

• 기록관은 조직 구성 및 업무 분장에 있어서 소장 기록물의 보안에 대한 책임과 역할을 명확히

규정해야 함

제3장

재난 관리

• 기록물이 손상·유실되지 않도록 안전하게 보호하는 것을 말함

• 재난대비 계획은 주기적으로 관리되어야 하며 기관 차원의 종합계획이 될 수 있도록 기관장의 결재를

받아야 함

• 재난대비 계획은 해당기관이 보유하고 있는 기록물의 종류별 특성과 보존방법 등을 종합적으로

고려하여 마련해야 함

• 기본적인 재난 종류(화재, 수해, 지진 등)와 대책을 포함하되, 위험평가를 바탕으로 기록관(보존서고)의

지정학적 특징에 따라 재난 종류별 대책이 함께 포함되어야 함

• 수립된 계획은 전 직원에게 주기적인 교육과 실제훈련을 통해 숙지시켜야 함

• 기록관의 장은 조직 구성 및 업무분장에 있어서 재난관리에 대한 책임과 역할을 명확히 규정해야 함

• 기록관의 재난대책에는 비상연락망과 연락체계를 포함하여 재난 상황별 업무담당자와 역할이

구체적으로 명시되어야 함

• 기록물의 대피 우선순위, 근무자 안전규칙을 포함하고 필수기록을 지정·관리하여야 함

제3장 기록관의 기록물관리| 147

148 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

참고

기록관 기록관리 수행업무 리스트(예시)

구분

수행업무

수행 여부

기록관의 기록물관리

( O, X )

1. 기록관리기준표(기록물분류기준표)의 관리

1-1

업무과정에 기반을 둔 기록관리기준표(기록물분류기준표)를 작성·운영하고 있는지?

1-2

(직접관리기관 해당사항)신설되었거나, 보존기간이 변경된 단위과제(단위업무)는 매년

영구기록물관리기관과 협의했는지?

제3장

1-3

매년 기록물 정리기간 종료 직후(2월 말), 기관에서 운영 중인 기록관리기준표(기록물분류

기준표) 전체 현황을 관보(공보) 또는 당해 기관 누리집(홈페이지) 등 정보통신망에

고시했는지?

2. 기록물 생산현황 관리 및 통보

2-1

처리과 생산현황 통보 시점이 도래하기 전에 생산현황 통보 계획을 수립 후

생산현황 통보 지침을 작성·배포했는지?

2-2

(직접관리기관 해당사항)각 처리과의 생산현황을 접수·검수한 후 취합하여

영구기록물관리기관으로 생산현황을 통보했는지?

3. 처리과 기록물 인수

3-1

전자기록물 인수시 진본확인 절차를 수행하고 품질검사를 실시했는지?

3-2

비전자기록물 인수시 원본 및 목록의 일치 여부를 확인하고 물리적 상태 확인 등의

검수절차를 수행했는지?

3-3

미비사항 또는 오류사항 발견시 처리과에 즉시 통보했는지?

3-4

처리과에서 미비사항 또는 오류사항을 수정·보완한 후 재인수했는지?

4. 전자기록물 보존포맷 변환 및 장기보존패키지 관리

4-1

보존기간이 30년 이상인 기록물을 10년 이상 보존하게 되는 경우 보존기간 기산일로부터

11년이 경과하기 전에 장기보존패키지(보존포맷 변환 포함)로 변환했는지?

5. 비치기록물 지정 신청

5-1

비치기록물의 법정 정의(카드·도면·대장)에 부합하는지?

5-2

비치 지정 필요성(비치사유)이 적정한지?

5-3

(연장신청시) 지난 비치기간의 활용실적이 적정한지?

5-4

비치 지정이 안되었거나, 비치기간 종료시 이관했는지?

6. 기록물의 공개재분류

6-1

기록물의 공개여부를 재분류하여 이관했는지?

6-2

비공개로 재분류된 기록물은 매 5년마다 공개여부를 재분류했는지?

제3장 기록관의 기록물관리| 149

7. 기록물의 평가 및 폐기

7-1

보존 중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물을 대상으로 평가·폐기 계획을

수립했는지?

7-2

평가대상 기록물을 선정하여 기록물평가심의서를 작성하고 처리과에 의견

조회 실시했는지?

7-3

기록물평가심의회 심의 결과를 기록관리시스템(자료관시스템)에 반영했는지?

7-4

기록물평가심의회 심의 결과 폐기로 결정된 기록물의 폐기 집행을 실시

했는지?

150 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

제4장

영구기록물

관리기관(국가기록원)의

기록물관리

제1절 ‌단위과제(단위업무)의

보존기간 협의·승인

제2절 기록물 생산현황 접수 및 관리

제1절

단위과제(단위업무)의 보존기간 협의·승인

관련 근거

• 「공공기록물법」 제19조(기록물의 관리 등)

• 같은 법 시행령 제25조(기록관리기준표 등)

• 같은 법 시행규칙 제16조(기록관리기준표), 제17조(단위과제별 보존기간의 협의·확정)

• NAK 4:2025(v2.3) 「기록관리기준표 작성 및 관리절차」 제4절, 제5절

협의 대상 기관 : 직접관리기관*

* (관련근거) 「공공기록물법」 시행령 제25조제3항, 같은 법 시행규칙 제17조

※ 기관 목록은 ‘제3장 기록관의 기록물관리’ > ‘제1절 기록관리기준표의 운영’ 참고

단위과제(단위업무) 보존기간 협의 절차

• 매년 10월 31일까지 각급 기관에서 공문을 통해 매년 1월 1일을 기준으로 그 이후에 신설되거나,

보존기간이 변경된 단위과제(단위업무)에 대해 협의를 요청하면 12월 31일까지 보존기간 검토 후

기관에 통보

- 10월 31일 이후 신설·변경 단위과제(단위업무) 보존기간은 수시 협의 신청

• 단위과제별 보존기간 협의 시 공공기록물법 시행령 [별표1]의 ‘기록물의 보존기간별 책정 기준’,

‘공공기관 공통업무 보존기간 준칙(2024.1.1. 시행)’, 고유업무의 관계 법령 등을 참고하여 보존기간의

적절성을 검토

• 기관에서 국가기록원 검토안에 이의를 제기하는 경우 재검토하여 협의하고, 최종 결과를 공문으로

통보

152 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

영구기록물관리기관(국가기록원)의 기록물관리

제2절

기록물 생산현황 접수 및 관리

관련 근거

• 「공공기록물법」 제19조(기록물의 관리 등)

• 같은 법 시행령 제42조(기록물 생산현황 통보)

생산현황 접수 절차

절 차

내 용

제4장

●생산현황 조사 대상기관, 일정, 제출 방식 등을 포함한 조사 계획

수립

생산현황 조사계획 수립

(2~3월)

➡

생산현황 제출 요청

(3월, 국가기록원→기관)

●전년도에 생산·접수 완료한 기록물 유형별 현황 및 목록 제출 안내

➡

생산현황 제출

(~8월, 기관→국가기록원)

●기관에서 제출한 기록물 유형별 현황 및 목록 취합

➡

생산현황 제출현황 점검 등

●생산현황 제출분에 대한 오류사항 여부 점검 및 미제출 기관 독려

(~10월)

➡

생산현황 데이터 확인

●CAMS 반영된 생산현황 데이터 확인 및 오류조치

및 통계 추출

●조치완료 후 최종 생산현황 통계 추출

(~12월)

➡

●생산현황 통계를 기반으로 유형별 생산 추이 변화,

주요 생산기록물 현황 등을 포함한 분석결과 보고

생산현황 분석결과 보고

(~차년도 1월)

제4장 영구기록물관리기관(국가기록원)의 기록물관리| 153

절차별 수행주체

개선사항

법정 이관연도에 해당하는 기록물의 전량 이관을 위해서는 생산현황의 정확성이 필요하나, 기록물 누락·오류·중복

제출로 기관별 생산현황이 연도별로 큰 편차를 보이는 등 신뢰성이 낮은 수준

• 기록물 생산관리통합시스템 구축과 연계하여 기관의 생산현황 통계가 생산시스템(온나라)에서 자동

추출되도록 기능 구현

• 기록물 생산관리통합시스템 미사용 기관*의 경우에도 생산시스템에 기초한 생산현황 통계 자동 추출 강화

* 중앙부처(폐쇄망기관), 지자체, 교육청, 정부산하공공기관 중 직접관리기관

• 전년도 대비 생산현황의 급격한 변화가 있을 경우 해당 기관의 사유 제출 및 국가기록원의 점검 강화

154 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

부 록

1. 기록물관리 전문요원 배치

2. 개인정보가 포함된 기록물 관리

3. 기록물 분류체계 개선

4. ‌기록물 목록작성 및 시스템 등록업무

수행 절차

5. 기록관리시스템의 도입

6. ‌기록관리 목적으로 사용된

이동형 전자매체의 관리 지침

7. ‌기록관리 체계 구축 및

업무수행을 위한 절차

기록물관리 전문요원 배치

1

전문요원 배치 필요성

• 기록관리 전문지식과 자격을 갖춘 전문요원을 통한 기관별 체계적인 기록물관리 수행

- 기관에서 생산된 기록물 평가 심의 시 전문요원의 사전 심사 필요

• 각급 기관의 기록관리 내실화를 위해서는 전문교육을 받은 전문요원의 배치가 시급

기록물관리 전문요원의 자격(「공공기록물법」 시행령 제78조)

• 기록관리학 전공으로 석사학위 이상을 취득한 자

• 기록관리학 학사학위, 역사학 또는 문헌정보학 학사학위 이상을 취득한 자로서 행정안전부령으로

정하는 기록관리학 교육과정을 이수하고, 기록물관리 전문요원 시험에 합격한 자

전문요원 배치기준

• 기록물관리기관(기록관)* 전체 정원의 4분의 1 이상을 기록물관리 전문요원으로 배치 의무화(「공공

기록물법」 제41조 및 같은 법 시행령 제78조)

* 「공공기록물법」 시행령 제10조(기록관의 설치) 제1호 참고

전문요원의 주요업무

• 기록물관리에 관한 기본계획 수립·수행

• 기록물의 수집·관리 및 활용

- ‌생산현황 통보, 기록물 인수, 보존기간 재평가, 기록물 폐기, 전자기록물 및 행정박물·시청각기록물·

간행물·비밀기록물 관리

- ‌기록관리기준표(기록물분류기준표) 관리·운영, 행정정보 데이터세트 관리기준표 작성·운영, 기록물

및 서고 보안관리, 기록관리 비상계획 수립·운영

- ‌기록관리시스템 운영, 서고관리, 열람제공, 교육·훈련 등 기록정보서비스

• 그 밖에 기록물관리에 관한 사항

156 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

｜부 록｜

부 록

부 록| 157

개인정보가 포함된 기록물의 관리

2

배경

• 공공기관에서 개인정보가 포함된 기록물의 처리 시 운영상의 혼선 발생

- ‌개인정보의 보유기간 만료 시 「공공기록물법」 제27조에 따른 평가 절차 없이 「개인정보 보호법」

제21조에 따라 즉시 파기가 가능한지 여부 등

➜ ‌공공기관에서 개인정보가 포함된 기록물의 생산・관리 시 「공공기록물법」에 따른 기록관리 절차를

준수하도록 안내

- ‌개인정보가 포함된 기록물의 미등록 및 무단파기 방지 등 체계적인 기록관리 절차 제공

• 개인정보가 포함된 기록물의 체계적인 관리를 위해 명확한 지침 제시 필요

개인정보가 포함된 기록물 개요

158 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

｜부 록｜

부 록

• 기록물과 개인정보의 비교

- ‌「공공기록물법」에 따라 관리되어야 하는 개인정보가 포함된 기록물은 개인정보 보유기간이 경과한

경우에도 해당 기록물의 보존기간까지 관리하여야 하며 「공공기록물법」에 따라 평가 및 폐기 수행

- ‌「공공기록물법」의 관리 대상이 아닌 개인정보는 「개인정보 보호법」에 따라 보유기간이 경과하면 즉시 파기

예) ‌업무PC에 저장된 개인정보 파일을 업무관리시스템(또는 전자문서시스템)에 문서의 첨부파일로 등록한 경우

시스템에 등록된 파일은 보존기간까지 보존하고, 업무PC에 남아 있는 파일은 보유기간 경과 후 즉시 파기

• 기록관리 및 개인정보 처리 흐름도 : 처리과 및 기록관 단계

처리과

기록관

평가·폐기·이관

생산·등록

정리·이관

보존·활용

기록관리

파기

수집

이용·보유

(공유·제공)

개인정보

처리

처리과

• 개인정보가 포함된 기록물의 유형

부 록| 159

적용 대상

• 「공공기록물법」 제3조 및 같은 법 시행령 제3조에 따른 공공기관

- ‌국가기관, 지방자치단체, 그 밖에 대통령령으로 정하는 기관*

* ‌「공공기관의 운영에 관한 법률」 제4조에 따른 공공기관, 「지방공기업법」에 따른 지방공사와 지방공단,

「지방자치단체 출자·출연기관의 운영에 관한 법률」 제2조1항에 따른 출자·출연기관 중 해당 지방자치단체의

조례로 정하는 기관, 특별법에 따라 설립된 법인(「지방문화원진흥법」에 의한 문화원 및 특별법에 의하여 설립된

조합・협회 제외), 「유아교육법」, 「초·중등교육법」 및 「고등교육법」, 그 밖에 다른 법률에 따라 설립된 각급 학교

유형별 기록관리 절차

[유형1] 업무관리시스템・전자문서시스템 기록물에 포함된 개인정보

<관리방침>

➜ ‌업무관리시스템·전자문서시스템 기록물에 포함되어 등록·관리되는 개인정보는 「공공기록물법」에서 정한

기록물관리 절차에 따라 관리

➜ ‌개인정보가 포함된 기록물의 암호 설정 금지 및 기록물 공개 시 개인정보를 식별하지 못하도록 조치

• 기록관리 대상

- ‌업무관리시스템(온나라시스템 등) 및 전자문서시스템은 「공공기록물법」 시행령 제2조에 따라

전자기록생산시스템에 해당

·‌업무관리시스템 및 전자문서시스템의 본문(기안문) 및 붙임파일에 포함된 개인정보는 기록관리 대상

• 기록관리 절차

- ‌등록·관리 : 업무관리시스템·전자문서시스템의 개인정보가 포함된 기록물은 분류, 편철, 정리, 이관,

평가 및 폐기 등 「공공기록물법」의 규정 따라 관리

·‌업무관리시스템·전자문서시스템에 구현된 기록관리 기능에 따라 관리하며, 기록관리시스템으로

이관하여 보존·활용

·‌개인정보가 포함된 기록물은 보존기간 만료 시 「공공기록물법」 시행령 제43조에 따라 기록물의 평가

및 폐기 절차 수행

※ ‌「개인정보 보호법」 제21조에 따른 개인정보 파기 대상에 해당되지 않음

- ‌암호 설정 관련 : 붙임파일 첨부 시 암호 설정 금지

·‌붙임파일에 암호를 설정할 경우, 비밀번호의 지속적 관리가 어렵고 문서의 내용 확인이 불가하여

증빙적 효력 상실 우려

·‌개인정보 등이 포함되어 있는 기록물은 업무관리시스템 또는 전자문서시스템의 문서보안, 보안결재,

열람범위 지정 및 열람제한 기능 활용

※ ‌「개인정보 보호법」 등 관련 규정에 따라 해당 정보가 유출되지 않도록 주의해야 함

160 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

[유형2] 행정정보시스템 보유 개인정보

<관리방침>

➜ ‌행정정보시스템 보유 개인정보 중 기록관리 대상은 기록물 보존기간까지 보존·관리

➜ ‌개인정보 보유기간이 경과하였으나 해당 개인정보가 포함된 기록물의 보존기간이 만료되지 않은 경우

｜부 록｜

개인정보를 파기하지 않도록 주의

• 기록관리 대상

부 록

- ‌행정정보시스템은 「공공기록물법」 시행령 제2조에 따른 전자기록생산시스템에 해당하므로, 행정

정보시스템에서 생산된 행정정보 데이터세트는 기록관리 대상

※ ‌개인정보가 포함된 기록관리 대상 행정정보 데이터세트 예시: 인사관리시스템(e-사람)의 인사기록카드,

교육정보시스템(NEIS)의 학생생활기록부, 주민등록관리시스템의 주민등록정보 등

• 기록관리 절차

- ‌개인정보가 포함된 행정정보 데이터세트는 「공공기록물법」 적용 대상이며 「공공기록물법」에서 정한

규정에 따라 관리

·‌기록물 보존기간 만료 시 「공공기록물법」 시행령 제43조에 따라 기록물의 평가 및 폐기 절차 수행

향후 행정정보시스템의 등록, 분류, 평가 및 폐기, 이관 등 행정정보 데이터세트의 세부 기록관리 방안

마련 예정(국가기록원 및 각급 기관)

※ ‌「개인정보 보호법」 제21조에 따른 개인정보 파기 대상에 해당하지 않음

- ‌행정정보 데이터세트가 업무관리시스템 또는 전자문서시스템과 연계되어 등록・관리되는 경우에는

[유형1]의 관리 절차에 따름

부 록| 161

개인정보 보유 행정정보시스템 사례

162 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

[유형3] 누리집(홈페이지), 서면신청 등 기타방식으로 수집한 개인정보

<관리방침>

➜ ‌누리집(홈페이지), 서면신청 등 기타방식으로 생산한 기록물에 포함된 개인정보는 전자기록생산시스템에

등록하여 관리

➜ ‌개인정보 보유기간이 경과하였으나 해당 개인정보가 포함된 기록물의 보존기간이 만료되지 않은 경우

｜부 록｜

개인정보를 파기하지 않도록 주의

부 록

• 기록관리 대상

- ‌온라인(누리집을 통한 수집 등) 및 오프라인(신청서를 통한 서면 수집 등) 방식으로 생산한 기록물에

포함된 개인정보

·‌「공공기록물법」 및 해당 업무수행과 관련된 개별 법령에서 기록물로 등록하여 관리하도록 규정되어

있는 경우 기록관리 대상

·‌민원의 소지가 있거나 법적 증거력의 확보를 위해 관리해야 하는 경우 기록관리 대상

• 기록관리 절차

- ‌등록·관리 : 누리집, 서면신청 등 기타방식으로 수집한 개인정보 중 기록관리 대상은 「공공기록물법」

적용 대상이며, 「공공기록물법」에 따라 관리

·‌기록관리 대상은 전자기록생산시스템(업무관리시스템, 전자문서시스템, 행정정보시스템)에 등록

하여 관리

·‌기록관리 대상은 기록물 보존기간 만료 시 「공공기록물법」 시행령 제43조에 따라 기록물의 평가 및

폐기 절차 수행

·‌기타방식으로 수집된 개인정보 중 기록관리 대상에 해당하지 않는 경우, 「개인정보 보호법」에 따라

처리 및 파기

- ‌누리집을 통해 수집한 개인정보가 포함된 기록물 중 업무관리시스템·전자문서시스템과 연계되어

등록·관리되는 경우 [유형1], 행정정보시스템과 연계되어 등록·관리되는 경우 [유형2]의 관리 절차에

따름

기록관리 대상 법정서식 사례

부 록| 163

164 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

기록물 분류체계 개선

3

<기본방향>

｜부 록｜

➜ ‌기록관리 기반 마련을 위해 공공기관 기능분류체계 도입

➜ ‌「공공기록물법」에 따라 ’17년말까지 기록관리기준표 체계로 전환

➜ ‌기록관리기준표 운영 내실화 및 업무지원 확대

부 록

➜ ‌공통업무 단위과제별 보존기간 책정기준 제시

➜ ‌공공기관 유형별 단위과제 표준화 지원

공공기관 기능분류체계 도입 및 기록관리기준표 체계로 전환

① 공공기관 기능분류체계 도입

• 정부기능분류체계의 구조를 준용하여, 공공기관의 업무 및 그와 관련된 정보들을 체계화한 분류체계

도입

공공기관 기능분류체계 구조(안)

기능별 분류

조직별 분류

대기능

실/국

중기능

과/팀

소기능

소기능과 연계

최하 단위 조직과 연계

단위과제

단위과제

단위과제

단위과제

단위과제

기본·속성 정보

업무편람

유관 정보

ㆍ수행주체, 절차

ㆍ서비스제공방식

ㆍ이해관계자동

ㆍ인사/조직

ㆍ법령/규제

ㆍ예산/정보화

ㆍ업무처리절차

ㆍ해외사례/통계

ㆍ전문가 정보 등

기능분류를 통한 법령, 규제, 예산, 업무절차 등 관련 정보의 공유

※ ‌공공기관 기능분류체계를 원문정보공개시스템, 각 기관에서 운영하는 행정정보시스템 등과 연계 활용 추진

부 록| 165

② 기록관리기준표 체계로 전환

• 「공공기록물법」에 따른 분류 기준에 관한 경과조치 만료(’17년 말) 전까지 기능분류에 따른 기록관리

기준표 체계로 전환

※ 기록관리기준표와 기록물분류기준표 비교

※ 기록관리기준표의 구조

• 공공기관별로 기능분류체계 구축 후 그에 따라 기록관리기준표를 작성·고시하도록 지도·감독

※ ‌기록관리기준표의 전자문서시스템 및 기록관리시스템 탑재는 기관별 예산 등이 수반되는 사항이므로 단계적 추진

166 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

기록관리기준표 운영 내실화 및 업무지원 강화

① 단위과제별 보존기간 협의 대상 기관 확대

• 종전의 명확하지 않았던 직접관리기관 지정 기준을 명확히 하고, 대상 기관 확대

② 기능분류 및 기록관리기준표 운영 절차 체계화

• 조직개편, 업무변화에 따른 기능 및 단위과제의 신설 또는 변경 요청에 대해 검토·승인하는 절차 체계화

｜부 록｜

구분

업무 범위

처리과 업무담당자

• 조직, 업무환경 변화에 따라 단위과제 신설·변경 신청

• 단위과제별 관리항목(보존기간, 공개여부 등) 작성·제출

부 록

처리과 기록물

• 단위과제 신설 변경사항 취합 및 기록관 제출

• 해당 처리과의 단위과제 관리

관리 책임자

• 전 처리과의 단위과제 신설·변경사항 관리

• 국가기록원과 보존기간 협의(직접관리기관)

• 확정된 단위과제 고시

기록관 담당자

국가기록원

• 공공기관 기능분류체계 및 기록관리기준표 관리

• 단위과제의 보존기간 검토·승인(직접관리기관)

• 공통업무는 국가기록원이 표준 분류체계(「공공기관 공통업무 보존기간 준칙(2024.1.1. 시행)」를

작성·제시하고, 고유업무는 공공기관별로 작성, 국가기록원과 협의를 거쳐 시행

부 록| 167

기록물 목록작성 및 시스템 등록업무 수행 절차

4

전자기록생산시스템 도입 이전 생산·접수 비전자기록물 등의 기록물철·건 제목, 보존기간 등과 같은

색인목록 정보를 전자적으로 관리하기 위하여 기록물 목록 작성 및 시스템 등록 업무를 추진하는 경우의

수행 절차를 제시하는 것으로 각급 공공기관 및 기록물관리기관의 기록물관리 담당자, 관련자 등이

적용할 수 있다.

< 용어 정의 >

‣ 사전조사 : 작업 대상 목록과 실제 기록물을 비교하여 기록물의 누락 여부, 작업의 난이도 확인하는 업무

‣ 기록물 반출 : 사전조사를 통해 파악된 대상 기록물을 서고에서 반출하여 작업자에게 인수·인계하는 업무

‣ 기록물 정리 : 기록물의 철침 등 이물질을 제거, 건 구분과 편철, 면표시 등을 수행하는 업무

‣ 기록물 정리 검증 : 정리 완료 후 해당 작업이 적절하게 수행되었는지를 확인하고, 오류를 수정하는 업무

‣ ‌색인목록 정보 입력 : 색인목록 정보(이하 색인정보로 표기) 입력은 기록물의 철·건 제목 및 기타 검색항목을

작업관리시스템 등에 입력하는 업무

‣ ‌색인정보 입력 검증 : ‘색인정보 입력’ 작업을 마친 기록물을 대상으로 기록물 철·건에 대해 각각 항목 누락, 발췌

오류, 오탈자 여부를 확인하는 업무

‣ ‌기록물관리 담당자 : 기관에서 목록 작성과 시스템 등록 업무에 관한 각종 계획 수립과 관리를 총괄하는 담당직원

‣ ‌작업관리자 : 기록물 목록 작성 및 시스템 등록을 수행하는 데 필요한 작업장 관리, 일정관리 등의 업무를

수행하는 자. 기록물 목록 작성 업무의 규모에 따라 기록물관리 담당자가 직접 수행하거나, 해당 업무를 수행할

직원 또는 작업자 중 1명을 지정하여 운영할 수 있음

‣ ‌결과물 품질관리자 : 업무 수행 단계별로 결과물의 검증작업을 지시·감독하며, 작업 지침 및 교육 사항을

작업자에게 전달할 뿐만 아니라 작업 과정에서 발생된 오류 등을 해결하도록 책임을 부여받은 자. 해당 업무를

수행할 직원을 지정하거나 작업자 중에서 지정하여 운영하며, 작업 규모에 따라 작업관리자가 해당 역할을

수행할 수 있음

‣ ‌작업자 : 기록물 건 구분·편철, 색인정보 입력, 면표시 등의 업무를 수행하거나 검증하는 자로 업무 수행 단계에

따라 기록물정리 작업자, 기록물정리 검증작업자, 색인정보 입력 작업자 등으로 세분화할 수 있음

‣ ‌기록물관리시스템 : 각급기관 및 기록물관리기관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하기 위해 구축·운영한

시스템으로, 영구기록관리시스템, 기록관리시스템 등이 있음

168 | 2026년 공공기관 기록물 관리지침

기록물 목록 작성 및 시스템 등록 시 결과물의 품질향상, 데이터의 신뢰성 및 정확성을 확보하기 위해

업무 수행 각 단계별 절차를 명확히 정의해야 한다(그림 1 참고). 또한 업무 수행의 효율적 관리를 위해

작업관리시스템을 구축·운영할 것을 권장한다.

각 단계에서는 예외처리가 있을 수 있다. 오류사항 및 예외처리에 대한 의사결정, 교육사항 등은

문서화하여 업무 수행 절차의 투명성이 보장하고, 이러한 기록들은 결과물로 관리해야 한다.

｜부 록｜

기록물

색인

정보

입력

색인

정보

검증

색인

정보

검수

서비스

사전

조사

기록물

기록물

등록/

판정

확정

정리

검증

개시

반출

정리

검수

부 록

준비단계

정리단계

색인정보

입력단계

작업완료단계

서가

배치

예외처리

그림 1 - 기록물 목록 작성 및 시스템 등록 업무 수행 절차

준비단계

1. 사전조사

일반적으로 사전조사 절차는 그림 2와 같은 단계를 거친다.